Mit der digitalen Transformation wird die Optimierung des technologischen Mehrwerts (Technology Value Optimization, TVO) zur Kernaufgabe des IT-Managements. Ein auf ROI basierter IT-Plan baut dabei auf sieben zentrale Fragen auf.
1. Wie lässt sich echte IT-Transparenz herstellen?
Transparenz baut auf IT-Intelligence auf. Und diese braucht einen mehrstufigen Ansatz. Auf Anbieter-Ebene gilt es zunächst, die Nutzung von Anwendungen zu tracken. Welche Software ist wo installiert und wie wird sie genutzt? Inwieweit werden die Verträge und Lizenzen ausgeschöpft? Wie steht es mit der Compliance? Sind diese grundsätzlichen Fragen geklärt, können Unternehmen ihr IT-Asset-Management (ITAM) sauber aufsetzen.
Auf Technologie-Ebene heißt es, eine Taxonomie zu definieren und IT-Assets in ROI-Kategorien einzuordnen. Welche Investitionen zahlen sich kurz-, mittel- und langfristig aus? Wie viele Versionen desselben Produkts sind installiert? Welche Produkte haben überschneidende Funktionen? Dabei geht es weniger ums Saubermachen im IT-Haushalt als ums Entrümpeln. Ziel ist es, den/die Technical Debt zu bereinigen und die IT weiter zu rationalisieren.
Auf der Service-Ebene geht es darum, eine übersichtliche IT-Landkarte zu erstellen, die Abhängigkeiten wirklichkeitsgetreu abbildet. Welche Anwendungen sind welchen Business Services zugeordnet? Wie werden die Ressourcen zur Unterstützung der IT-Services genutzt? Um beim Vergleich mit dem Hausputz zu bleiben, werden auf dieser Stufe die geschäftskritischen und ROI-stärksten IT-Assets bestimmt, um ihnen einen besonderen Platz einzuräumen.
2. Sind Lizenzen & Kosten ausreichend optimiert?
Um die IT-Kosteneffizienz zu prüfen, empfiehlt Gartner, die Kosten pro Einheit/Installation zu ermitteln und mit der tatsächlichen Nutzung jedes IT-Assets abzugleichen. Bei Software-Assets scheitert diese Analyse oft an der schieren Komplexität. Anbieter legen ihre Preise auf Grundlage unterschiedlicher Metriken fest. Auch die Lizenzen und Nutzungsbedingungen sind nicht immer auf den ersten Blick nachvollziehbar. Oracle ist dafür ein gutes Beispiel. Der Einstiegspreis für eine Instanz liegt bei gut 21.000 Euro. Der genaue Preis hängt jedoch davon ab, wie viele Rechenressourcen der Datenbank zur Verfügung stehen, ob sie sich auf einem aktiven oder passiven Knoten in einem Cluster befindet und ob sie produktiv oder hochverfügbar ist.
Statt die Kosteneffizienz eines jeden IT-Assets zu prüfen, geben sich viele Unternehmen daher mit Schätzungen zufrieden. Auch der Stand der Lizenzierung wird in der Regel erst dann überprüft, wenn Auditoren an die Tür klopfen. Automatisierte ITAM-Tools können die Optimierung vorantreiben. Sie nutzen Algorithmen, um den tatsächlichen Lizenzbedarf zu ermitteln und Compliance-Verstöße wie Einsparungspotentiale aufzudecken.
3. Wie lässt sich SaaS in den Griff bekommen?
SaaS nimmt bei den Kosten einen Sonderstatus ein – vor allem was die unkontrollierte Ausbreitung angeht. Schuld daran ist das unkomplizierte Bereitstellungsmodell von SaaS: Abteilungsleiter und Projektmanager können neue Zugänge relativ einfach erstellen und berücksichtigen dabei nur selten, die für jeden Nutzer fälligen Gebühren. Die Kosten steigen so von Quartal zu Quartal. Der Trend zur Cloud wird auch von Softwareanbietern mehr und mehr forciert, was über kurz oder lang zu hybriden und hochkomplexen IT-Portfolios führt. Die Optimierung von Microsoft Office 365 beispielsweise muss sowohl SaaS als auch On-Premise abdecken. Bei Herstellern wie Salesforce wiederum heißt es, alle Module zu berücksichtigen, z. B. die Kontakte in der Salesforce Marketing Cloud und die Salesforce App Exchange.
Das SaaS-Management hinkt dieser Entwicklung hinterher. Laut State of ITAM Report 2022 von Flexera tracken und optimieren nur 34% von Unternehmen die Nutzung von SaaS. Wer hier Kosten reduzieren will, sollte die 80/20-Regel beherzigen und sich auf die Big Player im SaaS-Portfolio konzentrieren, die sich in der Regel an einer Hand abzählen lassen.
4. Wie kontrolliert man die Cloud?
Public Cloud, Private Cloud oder Hybridmodelle – die Cloud sorgt für Komplexität und macht die Kostenabrechnung zum Rätselspiel. Gute Cloud-Governance-Praktiken sind hier Gold wert. Dazu gehört eine detaillierte Aufschlüsselung von Rechnungsdaten nach Anbieter, Kostenstelle, Anwendung und Benutzer. Lösungen mit Rule-Based Dimensions(RBD)-Funktionen gehen noch ein Stück weiter und ermöglichen individuelle Ansichten, die mehrere Konten, Anbieter, Projekte oder Kostenstellen zusammenfassen. So lassen sich Cloudkosten sinnvoll gruppieren und analysieren.
In diesem Zusammenhang gewinnt Showback bzw. Chargeback an Bedeutung. Während Showback lediglich anzeigt, wie stark die Cloud-Ressourcen von Nutzern in Anspruch genommen wurden, gibt Chargeback darüber hinaus an, wie viel die Nutzung (oder Nichtnutzung) kostet. Mehr und mehr Unternehmen teilen diese Informationen mit Anwendern, um zu einem „nachhaltigeren“ Umgang der Cloud anzuspornen.
5. Was ist die richtige Strategie zur Cloud Migration?
Es gibt mehrere Strategien, Anwendungen in die Cloud zu holen – von Lift & Shift bis zum Umstieg auf native SaaS-Lösungen. Voraussetzung für jede erfolgreiche Cloud-Migration ist jedoch eine sorgfältige Planung. Viele Anwendungen scheitern in ihrer neuen Cloudumgebungen, weil die Anwendungsabhängigkeiten nicht klar sind. Der erste Schritt ist daher eine umfassende Bestandsaufnahme, sowohl der beteiligten physischen Ressourcen als auch der auf diesen Ressourcen laufenden Anwendungen und Services. Die Daten müssen bereinigt und normalisiert werden, um z. B. Redundanzen und Konsolidierungsmöglichkeiten ausmachen.
Moderne Cloudmanagement-Tools führen dann ein automatisierte Business-Service-Mapping durch und können das Netz aus Abhängigkeiten visualisieren und Anwendungen im Kontext der IT-Infrastruktur darstellen. Die Business Services lassen sich einzeln herausgreifen oder nach ihrem Abhängigkeitsgrad gruppieren, so dass die verantwortlichen Teams schnell entscheiden können, welche Anwendung zuerst in die Cloud wandert.
Die Kosten dürfen bei einer sorgfältigen Planung nicht fehlen. Es muss früh klar sein, welcher Cloudanbieter, welche Instanz und welches Bereitstellungsmodell für die jeweilige Workload am besten geeignet ist. Nur so lassen sich Budgets zielgerichtet einsetzen.
6. Wie effektiv sind ITSM- und ITFM-Plattformen?
Auch wenn viel Geld in die Lösungen gesteckt wurde: ITSM- und ITFM-Tools nutzen bei der Optimierung des technologischen Mehrwerts nur wenig. Das IT-Finanz-Management (ITFM) liefert die Kosten für jeden Anbieter, verrät aber nichts über den ROI. Das IT-Service-Management (ITSM) wiederum gibt Einblick in bestehende Lizenzen, ohne jedoch auf deren Komplexität einzugehen.
Ein Beispiel: Zwar verrät ein Blick in das ITSM, wie oft Mitarbeiter im letzten Jahr eine bestimmte Anwendung (z. B. Adobe Illustrator) angefordert haben. Es bleibt jedoch offen, ob die Nutzung von Adobe Illustrator gegen die Compliance verstößt oder ob bereits Lizenzen für eine andere Version des Grafikprogramms vorliegen, die sich umverteilen lassen. Um solche Fragen schnell, präzise und im Kontext aller IT-Assets beantworten zu können, sind aktuelle und angereicherte IT-Asset-Daten nötig. Sie liefern die Basisbausteine für eine saubere Konfigurationsmanagement-Datenbanken (CMDB) sowie für den Aufbau eines soliden, auf Kostenoptimierung ausgerichteten Finanzmanagements.
7. Wie hoch ist der Preis des Nichtstun?
Viele Workflows und Prozesse rund um das ITAM laufen noch immer nach einem standardisierten Schema ab – obwohl sich die Herausforderungen durch Cloud, SaaS & Co. längst geändert habe. Lizenzen, die sowohl On-Premise als auch mehrere Public und Private Clouds und Container umfassen, sind komplex. Daher müssen zwangsläufig auch die ITAM-Praktiken und Tools weiterentwickelt werden. Wer hier nur abwartet, kann jeden Tag zusehen, wie sich die Diskrepanz zwischen den erworbenen IT-Assets und ihrem tatsächlichen ROI vergrößert.
Letztendlich geht es bei der Optimierung des technologischen Mehrwerts nicht um die IT-Ausgaben an sich, sondern um die Mehrkosten, die durch fehlendes IT-Management entstehen – und vermieden werden können. Ziel ist es, die Kostenkurve flach zu halten, unvorhergesehene Kosten zu eliminieren und effektiver in neue Technologien und damit Wachstum zu investieren.
