In vielen Unternehmen sind Lizenzkosten ein kostspieliger Posten im IT-Budget. Sie wachsen häufig unbemerk mitt. Die neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erhalten ihre Office-Pakete, Server werden virtualisiert, Testumgebungen laufen nach Projektende einfach weiter.

Das Schreiben kommt selten überraschend und trifft trotzdem meist unvorbereitet. Ein Hersteller kündigt eine Überprüfung der Lizenznutzung an, nennt einen Termin in dreißig Tagen und einen beauftragten Wirtschaftsprüfer.

Die Entscheidung für einen eigenen Exchange Server betrifft weit mehr als die technische Bereitstellung von Postfächern. Unternehmen müssen klären, welche Serverversion passt, wie viele Nutzer oder Geräte Zugriff benötigen und wie sich die Lizenzkosten über mehrere Jahre entwickeln.

Serverlizenzen fallen im Tagesgeschäft oft erst auf, wenn eine Prüfung, ein Wachstumsschub oder eine Systemumstellung ansteht. Mittelständische Unternehmen nutzen Windows-Server für Dateiablagen, Verzeichnisdienste, Anwendungen und Druckdienste. Sauber lizenziert ist der Betrieb aber erst, wenn neben den Servern auch die Zugriffe darauf betrachtet werden.

Serverlizenzen wirken wie ein rein administratives Thema, beeinflussen aber Kosten, IT-Sicherheit und rechtliche Verlässlichkeit. Windows Server CALs verlangen dabei besondere Sorgfalt, weil sie den Zugriff auf Serverdienste regeln und nicht den Server selbst. Wer hier ungenau plant, zahlt zu viel oder riskiert Lizenzlücken.

Die Stadt Hannover hat Microsoft-Lizenzen im Wert von 324.000 Euro angeschafft, die für den schulischen Einsatz datenschutzrechtlich ungeeignet sind. Jetzt werden 100 Schulen vom System abgeklemmt, und eine Taskforce soll aufklären, wie der Einkaufsfehler passieren konnte.

Aufgrund stetig steigender Softwarekosten, komplexer Lizenzmodelle und Subscriptions rückt die effizientere Verwaltung von Softwarelizenzen in den meisten Unternehmen immer stärker in den Vordergrund.

Die Lizenzkosten der Bundesverwaltung für Microsoft-Software sind innerhalb von zwei Jahren um über 200 Millionen Euro gestiegen. Das sorgt für Kritik.