Die immer weiter fortschreitende Digitalisierung bietet nicht nur vielseitiges Potenzial am Arbeitsplatz, sondern bedarf auch ständiges Engagement des Unternehmens. Denn: veraltete Technik kann schnell dazu führen, dass die Produktivität eingeschränkt wird.
Deutsche Unternehmen sollten sich daher stets mit ihrem Umgang mit Technologie in internen Arbeitsabläufen auseinandersetzen, um weiter konkurrenzfähig zu bleiben – gerade jetzt in Zeiten von Remote Work, wo Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten arbeiten. Wie die Pandemie gezeigt hat, müssen Unternehmen manchmal unverhofft all ihre bisherigen Pläne über Bord werfen und von neuem planen – mit veränderter Situation.
Der traditionelle strategische Planungsprozess des Unternehmens war ein formeller (normalerweise) jährlicher Prozess, der umfangreiche Daten erforderte und meist lange Zeit, wenn nicht gar Monate, in Anspruch nahm. Nach Fertigstellung wurden die Pläne zur Ausführung an die Teams weitergeleitet. Dies funktionierte, da die meisten Unternehmen Waren mit einem genau definierten Anfang und Ende produzierten und die Mitarbeiter eine bestimmte Funktion innerhalb einer hierarchischen Struktur ausübten.
Die Digitalisierung und Automatisierung des Geschäfts haben nicht nur die Geschwindigkeit, mit der wir arbeiten, sondern auch unsere Arbeitsweise verändert. Hierarchien wurden flacher oder fielen ganz weg, und lineare Praktiken mit definierten Anfängen und Enden sind so gut wie verschwunden.
Neben technologischen Entwicklungen gibt es auch kulturelle Faktoren, die dazu führen, dass Unternehmen ihre Planungen ändern müssen. Heute arbeiten Mitarbeiter mit sehr unterschiedlichen Erwartungen. Sie wollen Transparenz und Kontext von der Führung. Die Mitarbeiter möchten wissen, dass ihre täglichen Aktivitäten zu etwas beitragen, das für das Unternehmen wichtig ist.
Herausforderung Planung: gerüstet für jeden Fall
Der Übergang von einem jährlichen oder vierteljährlichen Planungsintervall zu einem agileren Modell ist längst keine Option mehr, sondern ein klares Muss; bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Bisher wurde versucht, alle Eventualitäten mit Daten und Analysen zu antizipieren oder vorherzusagen und komplizierte Roadmaps mit terminierten Meilensteinen zu erstellen. Da uns das aktuelle Umfeld trotz unserer Bemühungen daran erinnert, können Unternehmen unmöglich die meisten Ereignisse, Reaktionen, Krisen oder Chancen vorhersagen, die sich ihnen bieten. Das Erstellen sehr detaillierter Pläne dauert zu lange und verhindert, dass Führungskräfte und Teams schnell und gut reagieren.
Das Geheimnis der Planung im (beeinträchtigen) digitalen Zeitalter besteht darin, gerade genug Informationen zur richtigen Zeit in einem Format zu haben, das leicht zu verstehen und zu kommunizieren ist. Es geht nicht darum, die Zukunft oder ein Ergebnis vorhersagen zu können.
Ein wesentlicher Aspekt, den es grundlegend zu ändern gilt, ist für die Arbeitnehmer die Art und Weise, wie über Technologie am Arbeitsplatz gedacht wird. Es herrscht der Konsens, dass Unternehmen durch veraltete technische Lösungen viele Chancen verpassen. Die steigende Zahl an Apps und Programmen hat zugleich einen negativen Einfluss auf die Produktivität, obwohl sie diese eigentlich steigern sollten. Viele Mitarbeiter wünschen sich daher eine einzige integrierte Plattform, mit der alle im Unternehmen effektiver arbeiten können.
Work-Management-Plattformen wie Workfront ermöglichen es Mitarbeitern, über eine zentrale Anwendungsplattform ganz unkompliziert und schnell Ideen auszutauschen, Inhalte zu erstellen, und komplexe Abläufe zu organisieren – und Unternehmen ermöglichen sie kurzfristig ihre Planung ändern und auf Ereignisse reagieren zu können. Solche Plattformen vereinen kontextbezogene Kooperation, Projektmanagement-Software und intelligente Arbeitsautomatisierung. Die Teams können dadurch ihre Aufgaben umgehend und bestmöglich erfüllen.
Work-Management-Technologien bündeln somit die unterschiedlichsten Aufgabenbereiche innerhalb der Organisation eines innovativen Unternehmens an einer Stelle:
Intelligentes Bedarfsmanagement
Die Anforderungen, die die neue Arbeitswelt mit sich bringen, führen zu einer Vielzahl an wichtigen Informationen, die bei der Kommunikation über informelle Gespräche und E-Mails möglicherweise verloren gehen können. Automatisierte Anforderungswarteschlangen helfen dabei, alle benötigten Informationen, etwa zur Priorisierung einzelner Aufgaben oder zur Festsetzung des Umfangs eines Projekts, von einer zentralen Stelle aus zur Verfügung zu stellen.
Ressourcen-Management
Durch den Einsatz von KI-fähiger Technologie können Unternehmen je nach Qualifikation, Verfügbarkeit und Priorität anstehende Aufgaben an verschiedene Personen, Gruppen und Teams zuweisen. So können Ressourcen effizient und schonend genutzt werden. Andernfalls kann die Arbeit auch über eine Drag-&-Drop-Schnittstelle an einzelne Mitarbeiter eines Teams zugeteilt werden.
Automatisierung von Arbeit
Projektplanung kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Abhilfe schaffen individuell anpassbare Vorlagen: Mit wenigen Klicks können aus einzelnen Arbeitsanforderungen neue Projekte erstellt werden, ohne dabei die einzelnen Schritte innerhalb eines Prozesses zu vernachlässigen.
Transparente Aufgabenverteilung
Eine Übersicht über die zu erledigenden Aufgaben gibt allen Mitarbeitern zeitgleich Auskunft über die nächsten Schritte, Prioritäten und eventuelle Aktualisierungen, unabhängig davon, wie strukturiert oder formell sie sind.
Zusammenarbeit in Echtzeit
Ein häufiges Problem ist das Silo-Denken: Trotz der Flut an Nachrichten und Meetings verbleiben Informationen innerhalb eines Teams. Work-Management-Plattformen speichern hingegen Statusupdates, Gespräche und Feedback an einer Stelle und garantieren somit die Transparenz der professionellen Kommunikation. Wichtige Informationen gehen damit nicht mehr unter und Missverständnisse sowie Zeitverluste werden vermieden.
Synchronisierung von Projektmanagement-Methoden
Moderne Plattformen ermöglichen einen übergangslosen Wechsel zwischen Wasserfall-Ansichten und agilen Ansichten von Aufgaben und Projekten, selbst wenn die beteiligten Gruppen verschiedene Projekt- bzw. Work-Management-Methoden verwenden.
Reports
Datenerfassung und -bereitstellung in Kalkulationsprogrammen ist einer der größten Zeitfresser. Umfassende Work-Management-Plattformen sorgen dafür, dass die relevanten KPIs immer aktuell und an einem zentralen Ort verfügbar sind, wie etwa Budget, Zeitrahmen und ROI. Das macht den Status des Projekts für alle Beteiligten vollständig transparent. Die Dashboards sind dabei nicht mehr nur in ihrer Standardform abrufbar, sondern können individuell auf die jeweiligen Anforderungen angepasst werden.
Work-Management-Plattformen leisten einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung und Optimierung sowohl von Prozessen als auch der Arbeit selbst in den Teams in Unternehmen. Sie erhöhen die Effizienz und Professionalität des Workflows der Mitarbeiter durch eine Verbesserung des Nutzungserlebnis: Die zu erledigen Aufgaben werden vereinheitlicht, durch smarte Technik koordiniert und vorangetrieben. Dadurch gewinnt die individuelle Arbeitsumgebung der Mitglieder stärker an Bedeutung, da Ort und Zeit keine Rolle mehr für die Arbeit spielen. Bereits bestehende CRM- oder ERM-Anwendungen können über verschiedene Schnittstellen in der IT-Umgebung eines Unternehmens einfach mit den neuen Technologien verbunden werden, um die Kapazitäten der vorhandenen Daten und Informationen voll auszunutzen.
Swen Arnold, Regional Director Benelux, Nordics, DACH bei Workfront
www.workfront.com/de
