Damit „Working from home” nicht zum „Living at work” wird

Pur präsent, hybrid oder rein remote? Die neue Arbeitswelt hat viele Gesichter. Doch egal, wie man sich aufstellt, auch die Firmenführung muss neue Modelle entwickeln, die flexibleres Arbeiten in der Gegenwart und Zukunft erlauben. 

Viele Firmen haben sich in den vergangenen Monaten gefragt, wie sie Arbeit in Zukunft organisieren und an die Veränderungen unserer Zeit anpassen. Der Konstanzer Homeoffice-Studie zufolge wünschen sich zwei Drittel aller Befragten hybrides Arbeiten, während 21 Prozent nur im Homeoffice und 12 Prozent nur im Büro arbeiten möchten. Die Zahl derer, die hybrid oder rein remote arbeiten wollen, ist im Vergleich zu ähnlichen Umfragen während der ersten Welle der Pandemie stark angestiegen. Viele Unternehmen respektieren diese Wünsche: Siemens-Angestellte beispielsweise können in Zukunft bis zu drei Tage pro Woche von zu Hause aus arbeiten, SAP stellt es seinen Mitarbeiter:innen frei, von wo aus sie tätig sind und auch beim Autobauer Opel sollen in Zukunft drei Viertel der Belegschaft überwiegend von zu Hause aus arbeiten. Grundlage dafür sind Cloud-Technologien. Gut, dass der Cloud Monitor 2021 von KPMG in Zusammenarbeit mit dem Branchenverband BitKom herausfand, dass sich `lediglich drei Prozent der Unternehmen auch in der Corona-Pandemie noch nicht mit Cloud-Computing beschäftigen´, die meisten Unternehmen mittlerweile jedoch längst eine Cloud-First-Strategie verfolgen. 

Die vier großen B’s oder Grundregeln für die Umstellung auf mobiles Arbeiten 

Um Konfliktlinien bei der Frage, wer wann mobil arbeiten kann, zu verhindern, sind Richtlinien innerhalb eines Unternehmens, die das flexible Arbeiten für alle Mitarbeiter:innen verbindlich festlegen, elementar. Der Brüsseler Think Tank Bruegel schreibt dazu in einem kürzlich veröffentlichten Policy Paper, dass für Remote-Arbeitende in vielen Arbeitsumgebungen vor der Pandemie ein hohes Risiko bestand, aus den organisatorischen Arbeitsabläufen der Unternehmen regelrecht herauszufallen bzw. verdrängt zu werden. Um das zu verhindern, müssen Unternehmen vier Bereiche beachten:

1. Bricks: Das Büro als physischer Raum muss neu gedacht werden.
2. Bytes: Teams müssen die richtigen Tools zur Hand haben, um auch virtuell gut zusammenarbeiten zu können.
3. Behaviour: Die Unternehmenskultur muss auf Vertrauen basieren und inklusiv sein. 
4. Blueprint: Unternehmensweite Richtlinien regeln das „Wie” der Zusammenarbeit unterschiedlicher Teams. 

Bricks, Bytes, Behaviour, Blueprint lautet die neue Formel des neuen Arbeitens!

1. Bricks: Das Büro als einen sozialen Raum denken

Solange Wissensarbeit auf physischen Medien wie Papier beruhte, war es sinnvoll, zentrale Orte für Arbeit in Form von (Großraum-)Büros zu schaffen, die jedoch nicht selten an „geistige Legebatterien” erinnerten. Das Internet – befeuert durch die Pandemie – hat das Büro als Ort der industriellen Wissensarbeit erfolgreich verdrängt und ihm stattdessen die Bedeutung eines sozialen Raums verliehen. Denn diverse Studien und Befragungen belegen, dass es sich im Homeoffice mindestens so konzentriert arbeiten lässt wie in einem Büro im Firmengebäude. Denkt man also Büro als sozialen Raum, kann man in den (Zusammen)Arbeitsräumen des New Normal durchaus auf Schreibtische verzichten und Mitarbeitenden stattdessen Cafés, Sitzgelegenheiten, natürlich auch Konferenzräume und Whiteboards mit Möglichkeiten für hybride Videokonferenzen oder eigene Videokonferenzräume für vollständig verteilte Teams anbieten. Sollte mancher schon öfter die Sinnhaftigkeit dauerhaft angemieteter Großraumbüros hinterfragt haben, wäre jetzt vielleicht der richtige Zeitpunkt, um bei Bedarf auf Coworking-Spaces zu setzen, deren Einrichtung flexibel angepasst werden kann.

2. Bytes: Die richtigen Tools — und wie man sie nutzt

Keine Frage: Wir alle haben die Vorteile von Videokonferenzen in den letzten Monaten schätzen gelernt. Aber haben wir diese Tools auch richtig genutzt? Viele Unternehmen haben während des Lockdowns synchrone, persönliche Kommunikation wie etwa Besprechungen einfach durch synchrone digitale Kommunikation ersetzt — mit dem Ergebnis, dass fast der ganze Tag mit Videokonferenzen gefüllt war. 

Eine einfache Möglichkeit, die Zahl der — virtuellen und realen — Meetings zu reduzieren, ist unser „Drei D”-Test: Ein Meeting ist dann sinnvoll, wenn es um „decisions” (Entscheidungen), „debates” (strategische Fragen) und „discussions” geht (etwa Brainstormings, Feedbackgespräche etc.). Alle anderen Meetings wie zum Beispiel Status-Updates könnten asynchron stattfinden. 

Um nicht in undynamischen Meetings oder Feedbackschleifen zu kleben, haben wir ganz aktuell zwei neue Tools veröffentlicht: Das eine ist “Capture”, ein All-in-one-Tool zur visuellen Kommunikation per screen recording. Langatmige E-Mails und Dokumente werden durch kurze Videobotschaften ersetzt, die eine schnellere, lebendige Kommunikation mit dem Team ermöglichen. Die persönlichen Nachrichten sorgen für Kontext und eine stärkere Bindung. 

Ein weiteres Tool nennt sich Replay. Hierbei handelt es sich um ein Video-Kollaborations-Tool, welches das Sammeln und Verwalten von Feedback sowie die Reaktion darauf erleichtert und an einem Ort übersichtlich vereint. Teamkolleg:innen müssen sich ein Video nicht erst zeitraubend herunterladen und separates Feedback in Form von Notizen in E-Mails oder Text-Dokumenten geben, sondern werden durch dieses Live Review-Feature lebendiger.