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Mann mit Roboterarmen

Wer im Zeitalter 4.0 bestehen will, muss digitalisieren. In diesem Zuge lassen sich zahlreiche Prozesse automatisieren, womit sich Unternehmen in vielen Fällen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen können.

Dabei geht es jedoch keinesfalls darum, Menschen durch Roboter zu ersetzen, sondern sie durch technische Maßnahmen zu entlasten. Zu ebendiesen Tools zählt Robotic Process Automation (RPA). „Eine fortschrittliche Workforce lebt davon, dass Mitarbeiter sich Aufgaben widmen können, die Kreativität, Entscheidungskraft und komplexes Denken erfordern“, erklärt Alexander Steiner, Chief Solution Architect der meta:proc GmbH. „Virtuelle Helfer in Form von RPA dienen dazu, jene Aufgaben zu übernehmen, die zeitaufwendig und monoton oder mit einem hohen Datenvolumen verbunden sind.“

RPA in der Personalabteilung

Egal ob im Gesundheits-, Bank- oder Versicherungswesen, in der Kommunikations- oder Transportbranche: Querschnittsfunktionen wie Kundenservice, Supply Chain oder Human Resource Management gleichen sich je nach Bereich sehr im Aufbau und in den Prozessen – der Einsatzbereich für eine intelligente Workforce ist vielseitig. Ein Beispiel: In der Regel dauert der Onboarding-Prozess in einem Unternehmen etwa einen Monat. Dabei müssen die Referenzwerte des neuen Mitarbeiters in sämtlichen Abteilungen, wie Buchhaltung, Personalabteilung, Sekretariat und IT, aufgenommen werden. Außerdem gilt es den Arbeitsplatz mit allen notwendigen Arbeitsmitteln auszustatten und Zugänge zu hinterlegen. Kommt es hierbei zu Fehlern, beispielsweise unkorrekt eigegebenen Daten, erhält der neue Kollege keinen Zugang zu wichtigen Dokumenten, taucht in keiner Telefonliste auf oder empfängt aufgrund eines Tippfehlers in der Adresse keine E-Mails. „In vielen Unternehmen macht der Personalaufwand ohnehin die größte Kostenstelle aus, zusätzlich steigen die Aufwände hierfür von Jahr zu Jahr“, so Steiner.

Gutes Onboarding elementar

Neue Mitarbeiter willkommen zu heißen und richtig einzuarbeiten ist für ein Unternehmen von zentraler Bedeutung, doch es zeigt sich, dass gerade dieser wichtige Prozess häufig missglückt: Fast 12 Prozent der Neuzugänge kündigen innerhalb der ersten 100 Tage nach Stellenantritt, weitere 15,7 Prozent denken in dieser Phase über eine Kündigung nach. Angestellten fehlt häufig die Zeit, sich gewissenhaft um neue Kollegen zu kümmern. Zudem kommt es bei der Abarbeitung von IT-Prozessen wie beispielsweise dem Einrichten von persönlichen Konten oder Zugängen oftmals zu Verzögerungen und lästigen Wartezeiten. „Viele Tätigkeiten laufen beim Onboarding standardisiert ab, was bedeutet, dass ein Software-Roboter diese ohne Probleme ausführen kann“, bekräftigt der Chief Solution Architect. „Mit einer Fehleranfälligkeit von null arbeitet die Automation bei Bedarf 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche.“

Außerdem etabliert der Einsatz von modernen Technologien eine neue Lern- und Bildungskultur im Unternehmen: Mitarbeiter tasten sich Schritt für Schritt an die digitalen Hilfsmittel heran. Insbesondere der Onboarding-Prozess hat es in Bezug auf einen möglichen Business Case in sich: Im Gegensatz zu typischen operativen Abläufen – die im Verhältnis überwiegend direkte Einflüsse auf den Vorgang haben – kann eine Automation mithilfe der schneller zu bearbeitenden Prozesse deutlich mehr im indirekten Bereich punkten. Während sich im typischen Fall der Business Case also aus der Multiplikation des manuellen Aufwandes und des Volumens aller Geschäftsvorfälle errechnet, ist dieser direkte Aufwand zur Bearbeitung im Onboarding-Fall meist zweitrangig. Hier ergeben sich die Einsparungen eher aus der Minimierung unproduktiver, aber dennoch zu zahlender Arbeitszeit. Damit erhöht sich der Nutzen um ein Vielfaches und lässt auch Vorgänge mit geringeren Geschäftsvorfall-Volumina schnell sinnvoll erscheinen. Neben den Onboarding-Prozessen unterstützt RPA im Human Resource Management auch bei der Verwaltung von Arbeits- und Fehlzeiten sowie der automatisierten Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder der Einbindung in die Mitarbeiterakquise mithilfe von HR-Systemen.

Ein Tool für viele Prozesse

Wie im Personalmanagement gibt es auch in anderen Bereichen zahlreiche Prozesse, die sich durch RPA optimieren lassen. Durch die Automatisierung repetitiver Tätigkeiten sparen Unternehmen Zeit und Geld, gewinnen an Produktivität, Kapazität, Flexibilität und Mitarbeiterzufriedenheit – wichtige Parameter im Wettbewerb auf einem globalen Markt, der sich stetig verändert und weiterentwickelt. Als elementar bei der Implementierung von Automationen erweist sich die Wahl eines geeigneten Vorgangs: Standardisierte Abläufe mit einem hohen Arbeitsvolumen bilden die Grundlage für RPA. Mit der richtigen Strategie gelangen Unternehmer zu einer fortschrittlichen Workforce und sichern die eigene Konkurrenzfähigkeit. „Wer einmal angefangen hat zu automatisieren, kann nach ersten Erfolgen zudem einfach auf die bereits umgesetzten Projekte aufbauen und Schritt für Schritt weitere Prozesse optimieren“, so Steiner.

www.metaproc.com
 

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