Thought Leadership
In letzter Zeit ist ein Thema immer wieder prominent diskutiert worden: Onboarding in Zeiten von Home Office und Remote Work. Viele Stimmen konzentrieren sich dabei nur auf eine Seite der Medaille. Man hört und liest viel über die Herausforderungen für die Unternehmenskultur und Teamstruktur. Diese Facetten sind durchaus wichtig und dürfen nicht vernachlässigt werden, Onboarding umfasst jedoch mehr.
Durch das Wegfallen räumlicher Nähe werden bestimmte Elemente eines erfolgreichen Onboardings eindeutig schwieriger. Gespräche auf dem Büroflur finden nicht statt, Mitarbeiter lernen sich gegenseitig langsamer und in virtuellen Bubbles kennen. Das erschwert natürlich das Entdecken und Adaptieren gelebter Unternehmenskultur. Das Motto, um diesen Wandel zu optimieren: Virtual Coffee statt Watercooler Moments. Die empfohlene Lösung ist also ein „Ersatz“: Das Erschaffen einer neuen, digitalen sozialen Struktur. Durch regelmäßige virtuelle Events, Mentoring und ein starkes Employer Branding werden Mitarbeiter an die Hand genommen und sollen so das Miteinander erleben, dass vielen im Home-Office sonst fehlt.
Purpose, Unternehmenskultur und Teamgefühl sind durchaus wichtige Pfeiler der Employee Experience. Ein weiteres Element wird bei der aktuellen Diskussion jedoch oft außen vor gelassen: das Arbeiten an sich.
Ob es um das Onboarden neuer Mitarbeiter ins Unternehmen geht oder darum, bestehenden Mitarbeitern neue Remote-Tools näherzubringen – tägliche Arbeitsprozesse und Supportstrukturen müssen im Onboarding ebenfalls eine zentrale Rolle spielen. Auch hier entstehen durch Remote Work neue Herausforderungen. Man kann nicht mal eben seinen Sitznachbarn fragen, wie man eine Rechnung einreicht oder den Urlaubsantrag ändert. Software-Schulungen werden auch durch Videokonferenzen nicht nachhaltiger oder erfolgreicher. Was bleibt also? Natürlich kann man weiterhin Tickets an den IT Support schreiben, aber das führt zum einen zu Wartezeiten, bis man eine Antwort erhält und erhöht zum anderen das Arbeitspensum der Support-Mitarbeiter erheblich.
„Im Durchschnitt arbeiten Angestellte täglich mit 35 Applikationen und müssen teilweise sehr komplexe Prozesse in diesen beherrschen. Prozesslandschaften dominieren dann den Arbeitstag und wichtige Aufgaben bleiben liegen – obwohl die Programme eigentlich die Arbeit erleichtern sollten.“ sagt Hartmut Hahn, CEO von Userlane. Es muss also umgedacht werden. Die Lösung ist auch hier das Einführen einer digitalen Struktur, die den Mitarbeiter abholt und auf seine Bedürfnisse zugeschnitten mitnimmt. Egal, ob er Remote arbeitet oder nicht.
Fokus auf digitale Adoption
Das Zauberwort heißt: Digital Adoption, also das Lernen, Verstehen und Adaptieren digitaler Prozesse. Eine Digital Adoption Plattform, wie zum Beispiel Userlane, führt Nutzer Schritt für Schritt durch ein Programm und bietet Support wann und wo er am meisten benötigt wird. Der interaktive Guide zeigt ihm dann, welche Pfade er gehen, welche Buttons er klicken (alle anderen sind deaktiviert, er kann also gar nichts falsch machen) oder wo er etwas eintragen muss. So lernt der Mitarbeiter die Software kennen, während er sie nutzt. Die Guides lassen sich jederzeit ein- oder ausschalten, je nachdem wie sicher man sich in der Anwendung der Software fühlt.
Dies hat viele Vorteile für den Mitarbeiter. Zum einen ist Hilfe immer nur einen Klick entfernt, also Just-in-Time verfügbar. Zudem muss man die Anwendung nicht verlassen, sondern kann sich direkt in der Software durch die jeweiligen Prozesse führen lassen. Supportmitarbeiter können darüber hinaus noch stärker entlastet werden, indem man die Guides mit hilfreichen Informationen und weiterführenden Links, zum Beispiel zur eigenen Knowledge Base anreichert.
Unternehmen auf der anderen Seite sparen Kosten für Trainings und Support ein und profitieren von der unkomplizierten, schnellen Einführung einer Digital Adoption Plattform. Zudem erreichen Mitarbeiter schneller höhere Effizienz und das Potenzial der Software wird stärker ausgeschöpft. Das steigert den Return of Investment der eingesetzten Anwendungen.
„Durch die Vielzahl an neuen Programmen und deren stete und schnelle Veränderung wird es immer wichtiger, die Anwender abzuholen und in deren Tempo auf die digitale Reise mitzunehmen. Leider wird das noch immer oft vernachlässigt. Hinzu kommt, dass wir uns gerade in Zeiten von Home Office mit immer mehr Software herumschlagen, die wir effizient anwenden müssen und nicht einfach die Möglichkeit haben, unsere Kollegen um Hilfe zu bitten. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern beim digitalen Wandel helfen und sie dafür begeistern. Es genügt also nicht, neue Technologien anzuschaffen: Der Mensch muss ins Zentrum der digitalen Adaption gerückt werden”, so Hartmut Hahn.
Onboarding allumfassend betrachten
Onboarding nimmt einen wichtigen Platz in der Employee Experience ein. Es ist des ersten Eindrucks und kann die Einstellung neuer und alter Talente langfristig beeinflussen. Die Herangehensweise an traditionelle Onboarding-Prozesse muss sich jedoch an wandelnde gesellschaftliche und soziopolitische Gegebenheiten wie Remote Work anpassen. Dafür muss eine offene Einstellung gegenüber Innovationen im Unternehmen vorherrschen. Man darf sich daher auch nicht nur auf einen Bereich konzentrieren, sondern sollte Onboarding allumfassend betrachten. Das beinhaltet Prozesse, Software-Lösungen und Strukturen für die tägliche Arbeit. Nur dann kann man Onboarding erfolgreich neu denken und im Unternehmen verankern.
