Anzeige

Spam

Jeder von uns ist genervt, wenn Spam-Mails den Posteingang verstopfen, und entsprechend froh über einen gut funktionierenden Spam-Filter.

Wer häufiger Newsletter, Einladungen oder ähnliches an einen größeren Verteiler versendet, kennt jedoch auch den umgekehrten Fall: Allzu oft landen die eigenen E-Mails bei Empfängern im Spam-Ordner. Dabei gibt es Mittel und Wege, dies zu verhindern.


Wir haben für Sie fünf effektive und unkomplizierte Tipps zusammengestellt, damit Ihre E-Mails nicht als Spam eingestuft werden.


1. Betreffzeile richtig formulieren


Die Betreffzeile einer E-Mail spielt bei der Spam-Prüfung eine wichtige Rolle. Sie sollte nicht aufmerksamkeitsheischend, sondern so schlicht wie möglich sein. Den übermäßigen Gebrauch von Sonderzeichen sollten Sie ebenso vermeiden wie überflüssige Leerzeichen und durchgängige Großschreibung einzelner Wörter oder sogar des ganzen Betreffs. Selbst wenn der Spamfilter so eine Betreffzeile passieren lässt, wird sie vom Empfänger als unseriös wahrgenommen.


Nicht nur die Form, auch der Inhalt des Betreffs ist von Bedeutung. Es gibt eine ganze Reihe von Ausdrücken, wie etwa „Angebot“, „kostenlos“, „Glückwunsch“ oder „limitiert“, die regelmäßig den Spamfilter auf den Plan rufen. Selbst den Betreff mit „Hallo“ zu beginnen oder „Einladung“ zu erwähnen, sollten Sie wenn möglich vermeiden. Sachlichkeit ist bei der Formulierung der Betreffzeile oberstes Gebot.


2. Relevanten und hochwertigen Inhalt erstellen


Es liegt auf der Hand: Die E-Mails, die Sie verschicken, sollten relevant für den Empfänger sein. Dies beeinflusst auch ihr Spam-Rating: Je mehr E-Mails geöffnet und gelesen werden, desto höher die Reputation für zukünftig versendete E-Mails.


Wichtig ist zudem die Leserfreundlichkeit von E-Mails: Die E-Mail sollte übersichtlich aufgebaut sein, sodass die wichtigsten Informationen schnell zu finden sind, und keine Rechtschreibfehler enthalten. Auch die richtige Darstellung von Bildern, Tabellen oder Listen auf allen Geräten und Betriebssystemen ist wichtig, damit sowohl Spamfilter als auch der Empfänger selbst die E-Mail als qualitativ hochwertig einstufen.


Ähnlich wie bei der Betreffzeile gilt auch hier, dass Sie Themen wie etwa Kredite, Versicherungen oder Medikamente vermeiden sollten. Sollte das nicht möglich sein, achten Sie zumindest darauf, derartige Begriffe nicht allzu häufig zu nennen.


3. Gesetzeslage beachten


Die hierzulande gültige Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) setzt das Einverständnis des Empfängers für den Empfang geschäftlicher E-Mails voraus. Wenn Sie E-Mails an Empfänger versenden, die sich nicht aktiv dafür entschieden haben oder in keiner Beziehung zu Ihrem Unternehmen stehen, kann das eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde und eine kostspielige Abmahnung zur Folge haben. Zudem werden die betreffenden Personen Ihre E-Mail mit hoher Wahrscheinlichkeit als Spam markieren.


Einwilligungen sollten Sie stets dokumentieren, um später – falls notwendig – belegen zu können, wann und in welchem Zusammenhang die E-Mail-Adresse von Ihnen erfasst wurde. Das ist gleichzeitig ein guter Weg, um sicherzustellen, dass die Empfänger auch tatsächlich an Ihren E-Mails interessiert sind.


4. Abmeldemöglichkeit anbieten und schnell umsetzen


Wenn Sie Newsletter oder ähnliches versenden, sollte stets ein schnell auffindbarer Abmeldelink enthalten sein – schließlich räumt die DSGVO dem Empfänger auch ein jederzeitiges Widerrufsrecht zur Verarbeitung seiner Daten ein. Machen Sie es Ihren Empfängern so einfach wie möglich, sich von Ihren Nachrichten abzumelden. Dadurch können Sie vermeiden, dass Empfänger Ihre E-Mail als Spam markieren, nur weil sie nicht wissen, wie sie sich abmelden sollen.


Für den Fall, dass ein Empfänger den Newsletter abbestellt, sollten Sie die Adresse umgehend aus dem Verteiler löschen. Passiert dies nicht und erhalten Empfänger trotz einer Abmeldung weiterhin ungewünschte E-Mails, werden sie den Absender früher oder später als Spam melden.


5. Anhänge, IP-Adressen und weitere technische Details


Natürlich haben auch die technischen Feinheiten einer E-Mail Auswirkungen darauf, ob sie als Spam eingestuft wird. So sind E-Mail-Anhänge einer der häufigsten Wege zur Verbreitung von Viren, weshalb E-Mails mit Anhängen oftmals gefiltert werden. Wenn Sie eine Datei versenden möchten, empfiehlt es sich, diese als externen Download zu verlinken. Zudem sollten Sie darauf achten, dass die Links nach Möglichkeit zu Ihrem eigenen Server führen.


Des Weiteren sollten Sie nur von Adressen aus versenden, auf die der Empfänger auch antworten kann. Sinnvoll ist es zudem, E-Mails immer von derselben Adresse aus zu verschicken. Wenn sich Ihr Markenname im Absenderfeld befindet, erhöhen Sie so nach und nach die Bekanntheit und damit auch die Akzeptanz beim Empfänger. Aus demselben Grund sollten Sie die Absenderadresse und insbesondere die Domain möglichst nicht ändern. Ihre Domain baut im Lauf der Zeit Reputation auf, wenn darüber regelmäßig E-Mails versendet und wenige davon als Spam klassifiziert werden.


Schließlich sollten Sie E-Mails stets von statischen IP-Adressen aus versenden, da sich dynamische IP-Adressen oft auf Blacklists wiederfinden. Wollen Sie eine E-Mail an eine Vielzahl von Empfängern schicken, so sollten Sie diese nicht alle in das Bcc-Feld eingeben. Eine hohe Anzahl an Adressen im Bcc-Feld ist für viele Filter ein Anzeichen für Spam.
 


Auch wenn eine Zustellrate von 100 Prozent wohl nie ganz erreichbar ist: Wenn Sie diese Tipps beachten, kommen definitiv mehr E-Mails bei den Empfängern an. Eine gute Unterstützung hierbei ist selbstverständlich ein E-Mail-Client, der Sie automatisch vor häufig begangenen Fehlern bewahrt. All das wird sich in jedem Fall positiv auf die nächste Newsletter-Kampagne, Veranstaltungseinladung oder andere E-Mail-Aktivitäten auswirken.

www.emclient.com


Newsletter Anmeldung

Smarte News aus der IT-Welt

Sie möchten wöchentlich über die aktuellen Fachartikel auf it-daily.net informiert werden? Dann abonnieren Sie jetzt den Newsletter!

Newsletter eBook

Exklusiv für Sie

Als Newsletter-Abonnent erhalten Sie das Booklet „Social Engineering: High Noon“ mit zahlreichen Illustrationen exklusiv und kostenlos als PDF!

 

Artikel zu diesem Thema

Cyber Security
Nov 21, 2020

Experten für Datenschutz sind gefragt

Bereits am 25. Mai 2018 trat die Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, in Kraft und…
E-Mail Security
Sep 17, 2020

Nur jeder Achte verschlüsselt häufig seine E-Mails

E-Mail bleibt auch weiterhin ein wichtiges Kommunikationsmedium. Spam ist nach wie vor…
Spam Mail
Sep 08, 2020

E-Mail-Betrug: Das boomende Geschäft mit den Business-Kontakten

Vermeintliche Angebote über Teilnehmerlisten von Messen, die aufgrund der Corona-Pandemie…

Weitere Artikel

Customer Experience

Ein Jahr COVID-19 – Zeit für eine ganzheitliche Customer Experience

Die vergangenen 12 Monate haben sowohl für Unternehmen als auch jeden einzelnen auf der ganzen Welt große Veränderungen mit sich gebracht. Die COVID-19-Pandemie hat die Art und Weise verändert, wie wir arbeiten, miteinander kommunizieren und mit unseren…
Monitoring

Kommunikationskanäle modernisieren: Video und Screen Sharing für Contact Center

Viele Verbraucher kennen das: Dank der vielen Heimwerker-Sendungen trauen sie sich die Reparatur des kaputten Staubsaugers zwar selbst zu. Doch irgendwo hakt es dann trotzdem und sie brauchen Rat vom Hersteller. Wenn sie dann dort anrufen, ist es gar nicht so…
Budget

Wie teuer ist eigentlich eine App?

Eine konkrete Antwort auf diese Frage gibt es leider nicht. Denn die Entwicklung eines digitalen Produkts, das genau auf die Geschäftsziele eines Unternehmens ausgerichtet ist, erfordert mehr als nur die Verknüpfung verschiedener Funktionen.
E-Mail-Marketing

6 vielversprechende Use Cases im E-Mail-Marketing

E-Mail-Marketing ist aus B2B-Unternehmen nicht mehr wegzudenken und wird immer professioneller betrieben – so ein zentrales Ergebnis der E-Mail-Marketing Benchmarks 2021.

Anzeige

Newsletter Anmeldung

Smarte News aus der IT-Welt

Sie möchten wöchentlich über die aktuellen Fachartikel auf it-daily.net informiert werden? Dann abonnieren Sie jetzt den Newsletter!

Newsletter eBook

Exklusiv für Sie

Als Newsletter-Abonnent erhalten Sie das Booklet „Social Engineering: High Noon“ mit zahlreichen Illustrationen exklusiv und kostenlos als PDF!