Lieferkettengesetz: Die Digitalisierung als Sprungbrett für fairen Handel nutzen

Das Lieferkettengesetz zwingt Firmen und Organisationen, sich ausführlich mit ihrem Lieferantenmanagement auseinanderzusetzen. Das Gesetz ist mit hohem bürokratischem Aufwand verbunden, bietet Unternehmen jedoch die Chance, sich im Markt als zuverlässiger und nachhaltig wirtschaftender Partner zu positionieren. Digitale Lösungen können bei der Umsetzung des Gesetzes eine wichtige Unterstützung sein. Richtig impementiert fördern sie nicht nur die Transparenz über die gesamte Liefer- und Wertschöpfungskette hinweg, sondern verschaffen Unternehmen auch einen wichtigen Wettbewerbsvorteil.

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (kurz LkSG oder auch Lieferkettengesetz) ist seit 1. Januar 2023 in Kraft. Es verpflichtet Unternehmen, ihre Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette zum Schutz von Menschenrechten und Umwelt an die gesetzlichen Vorgaben anzupassen. Aktuell betrifft das Lieferkettengesetz Unternehmen mit über 3.000 im Inland beschäftigten Mitarbeitenden, ab 2024 gilt das Gesetz bereits für Unternehmen mit über 1.000 Arbeitnehmer:innen.

Erhöhte Sorgfaltspflicht über die globale Lieferkette hinweg

Mit dem LkSG endet die Verantwortung der Unternehmen nicht mehr wie bisher vor den eigenen Toren, sondern erstreckt sich über die gesamte, globale Lieferkette. Unternehmen können also für das, was auf dem gesamten Produktionsweg passiert, zur Verantwortung gezogen werden. Das fängt bei der Gewinnung von Rohstoffen an und hört bei der Produktion der eingesetzten Einzelteile noch lange nicht auf. Unternehmen sind damit nicht mehr nur für ihre eigenen Gesetzesverstöße verantwortlich, sondern unter Umständen auch für die ihrer Lieferanten und Partner.

Neben Anpassung und Verbesserung der unternehmensweiten Einkaufs- und Logistikprozesse fordert das LkSG auch deren sorgfältige Dokumentation sowie das Einholen von Nachweisen von Lieferanten und Partnern. Bei Verstößen gegen ihre Sorgfalts- und Dokumentationspflicht riskieren Unternehmen eine Bußgeldzahlung oder den Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen.

Administrativer Mehraufwand verzögert die Go-To-Market

Die Dokumentations- und Nachweispflicht führt in der Regel zu einem administrativen Mehraufwand, der die Kosten steigen lässt und die Go-To-Market erheblich verzögert. Schon ein durchschnittlicher Pkw besteht heute beispielsweise aus mehreren Tausend einzelnen Teilen, die von unterschiedlichen Lieferanten stammen. Von jedem einzelnen dieser Zulieferer müssen die Verantwortlichen in den Unternehmen nicht nur die jeweiligen Nachweise und Zertifikate einholen, sondern diese auch LkSG-konform ablegen, dokumentieren und archivieren. Ein gewaltiger Verwaltungsaufwand, der Firmen vor große Herausforderungen stellt.

Routineaufgaben in automatisierte Aktionen umwandeln

Digitale Lösungen können Unternehmen die Arbeit erheblich erleichtern. Eine Automatisierungssoftware beispielsweise wandelt Routineaufgaben in automatisierte Aktionen um und sorgt so dafür, dass Nachweise und Zertifikate direkt automatisiert abgelegt und gespeichert werden. Sie erspart den Mitarbeitenden manuelles Sortieren und Ablegen und trägt maßgeblich dazu bei, dass Unternehmen den Anforderungen des Lieferkettengesetzes schneller und präziser nachkommen.

Fast immer erfolgt die Automatisierung mittels einer Client-Software, die im System des Kunden installiert und implementiert wird. Um Nachweise und Zertifikate automatisiert ablegen und speichern zu können, müssen sämtliche Dokumente in digitaler Form vorliegen, beispielsweise im PDF-Format. Nur so lassen sie sich automatisiert von einem System ins andere übertragen. Die Anbindungen über bestehende Systeme laufen über speziell konfigurierte Schnittstellen, beispielsweise RESTful APIs.

Nachweise automatisiert über digitale Formulare einholen

Das Einholen von Zertifikaten lässt sich beispielsweise über sichere, digitale Formulare abbilden: Lieferanten erhalten dabei automatisiert eine E-Mail, die sie auffordert, entsprechende Zertifikate einzureichen. Ein in der E-Mail integrierter Link führt zu einem sicheren Online-Formular, in dem alle erforderlichen Angaben und Informationen abgefragt sowie das Zertifikat hochgeladen werden können. Durch eine Zuordnung, beispielsweise über die Lieferantennummer, werden die Informationen und Zertifikate direkt in das System des produzierenden Unternehmens eingespielt und den Lieferanten zugeordnet. Eine automatisierte Erinnerung stellt sicher, dass die Erneuerung des Zertifikats fristgerecht angestoßen wird.

Die Speicherung der Zertifikate erfolgt zentral auf dem Server oder im System des Produzenten. Bei Bedarf lassen sich die Zertifikate auch in sicheren virtuellen Datenräumen speichern. Das hat den Vorteil, dass die Dokumente an einer Stelle gesammelt und bei einer Prüfung einfach, gebündelt und ohne großen administrativen Aufwand zur Verfügung gestellt werden können. Sehr wichtig ist ein feingranulares Rechtesystem, das nur klar definierten Empfängerkreisen Zutritt zum System gewährt. Dadurch ist sichergestellt, dass die Daten in den virtuellen Datenräumen nicht von Unbefugten verändert oder manipuliert werden.

Sicherheit durch Virenschutz

Viele Fertigungsunternehmen befürchten, dass sich Cyberkriminelle durch Einreichen manipulierter Nachweise und Zertifikate in das System schleusen und so das IT-Systeme oder ganze Produktionsketten zum Stillstand bringen könnten. Virenscanner, die die Dokumente untersuchen, bevor sie in das Unternehmenssystem gelangen, können dieses Risiko weitgehend minimieren. 

IT-gestützte Meldesysteme wahren die Anonymität

Gemäß § 8 des LkSG müssen Unternehmen ein Beschwerdeverfahren einrichten, das Mitarbeitenden und externen Personen die Möglichkeit gibt, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verletzungen hinzuweisen. Auch hier sollten Unternehmen einer sicheren digitalen Lösung, beispielsweise einem IT-gestützten Meldesystem, den Vorzug geben, bei dem Informanten ihre Meldung über ein Online-Formular abgeben. Im Gegensatz zu herkömmlichen Kanälen wie Briefkästen oder Hotlines sind die digitalen Formulare direkt auf der Website des Unternehmens integriert. Sie sind somit rund um die Uhr ortsunabhängig erreichbar und ermöglichen eine sichere Verarbeitung der eingehenden Hinweise. Anders als bei analogen Kanälen können Hinweisgebende bei IT-gestützten, asynchronen Systemen ihre Meldungen einreichen, ohne mit einem realen Empfänger zu kommunizieren. Auf diese Weise bleibt die Anonymität des Informanten gewahrt. Eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übertragung der Meldung sorgt für zusätzliche Sicherheit bei der Übertragung und einer sicheren Archivierung der Hinweise.

Liefer- und Wertschöpfungskette transparenter gestalten

Die Umsetzung der Sorgfaltspflicht entlang der Lieferkette gemäß LkSG erfordert einen hohen administrativen Aufwand, der sich manuell kaum bewältigen lässt. Unternehmen sollten daher ihre unternehmerische und soziale Verantwortung in den Vordergrund rücken und die Chancen, welche die Digitalisierung bietet, konsequent nutzen. Mit einer transparenten Liefer- und Wertschöpfungskette erfüllen sie nicht nur die Forderungen des LkSG, sie sichern sich als nachhaltig wirtschaftendes Unternehmen auch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.