Wie Sie den richtigen Anbieter erkennen

Digitale Datenräume

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Bildquelle: Brainloop

Sichere Kommunikation spielt in der Vorstands- und Aufsichtsratsarbeit eine entscheidende Rolle. Dabei gewinnen digitale Datenräume immer mehr an Beliebtheit.

Um auch kritische Geschäftsinformationen schnell, sicher und transparent austauschen zu können, sollten diese virtuellen Tresore gewisse Anforderungen erfüllen.

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Die Sicherheit Ihrer Daten hat oberste Priorität

Ein sicherer Datenraum zeichnet sich durch konfigurierbare Zugriffsberechtigungen aus. Administratoren müssen in der Lage sein, individuelle Rechte festzulegen – auf Benutzer- und Dokumentenebene. Dazu gehören Policies für das Lesen, Schreiben oder Löschen, aber auch für das Drucken und Weiterleiten von Dokumenten. Zudem sollten die Inhalte des Datenraums unbedingt vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Dies gelingt mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, einer durchgängigen Verschlüsselung im Versand und auf allen Endgeräten. Das gewährleistet, dass auch IT-Mitarbeiter wie Administratoren und der User-Support keinen Datenzugriff erhalten. Selbst der Cloud-Betreiber eines sicheren Datenraums ist davon nicht ausgenommen. Technische Funktionen sorgen dafür, dass auch dieser keine Einsicht in sensible Kundendaten erhält.

Zudem sollte ein Journal vollständig dokumentieren, welcher Benutzer wann welches Dokument herunterlädt, löscht, kopiert oder ansieht. Diese Dokumentation der Datenraumaktivitäten ist u.a. aus Compliance Gründen notwendig. Achten Sie zudem auf den Serverstandort. Dieser sollte in Deutschland oder der Europäischen Union sein. Das gewährleistet, dass gesetzliche Regularien und Vorschriften wie die EU-DSGVO eingehalten werden können. Hinzu kommt, dass klar ist, in welchem Land Ihre Daten tatsächlich aufbewahrt werden und es keine rechtlichen Grauzonen entstehen.

Ein schneller Zugriff ist Gold wert

Anwender benötigen jederzeit schnellen Datenzugriff – auch von mobilen Geräten aus. Dazu gehören neben Laptops auch Smartphones und Tablets. Wichtig dabei: Die Darstellung muss für mobile Devices entsprechend aufbereitet werden. Zudem enthalten Datenräume oftmals große und umfangreiche Dokumente wie Verträge, Prüfberichte oder Pläne.

Um ein effizientes Arbeiten aller Beteiligten zu gewährleisten, müssen diese Dokumente schnell und gebündelt hochgeladen werden können. Moderne Datenräume zeichnen sich durch eine einfache und intuitive Nutzung aus. So ist sichergestellt, dass Personen mit unterschiedlichem Wissensstand den vollen Funktionsumfang nutzen können. Man sollte kein IT-Experte sein müssen, um sich auf der Plattform zurechtzufinden.

Serviceleistungen des Anbieters machen den Unterschied

Bevor Sie sich für einen Anwender entscheiden und einen Kauf abschließen, bieten erfahrene Softwareanbieter einen kostenlosen Testaccount an, um sicherzustellen, dass die Software den Ansprüchen des Unternehmens und der Teilnehmer gerecht wird.

Last but not Least. Achten Sie auf einen kompetenten Kundensupport mit guten Serviceleistungen und ausreichend Anwendersupport.

Informationssicherheit für Ihr Unternehmen

Brainloop ist einer der führenden Anbieter cloudbasierter Lösungen für die sichere Zusammenarbeit an vertraulichen Dokumenten und begleitet Sie gerne bei der Realisierung Ihrer Pläne. Unsere Lösungen sorgen dafür, dass Vertrauliches vertraulich bleibt.

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