Hybride Meetings – was Führungskräfte beachten müssen

Hybride Meetings

Führungskräften obliegt der Anspruch, vieles gleichzeitig zu leisten. Neue Entwicklungen bei der Mitarbeiterführung sowie äußere Krisen und Umbrüche erschweren die Arbeit zusätzlich. Durch hybride Arbeitsmodelle gewinnen auch hybride Meetings immer mehr an Bedeutung. Um für die Zukunft gerüstet zu sein, müssen Führungskräfte also in der Lage sein effiziente hybride Sitzungen zu veranstalten.

Besonders in jüngster Zeit kam reichlich Neues hinzu, welches irgendwo zwischen Herausforderung und Chance schwankt. Zu den stark frequentierten und sehr diskursiven Entwicklungen gehört das hybride Arbeiten. Dieses beinhaltet weitaus mehr als nur geeignete IT und Software für das Homeoffice. Es geht um die Performance, effizientes Arbeiten, Mitarbeiterengagement, Teamzusammenheit und nicht zuletzt auch um psychologische Faktoren.

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Auch erlangt es eine höhere Wichtigkeit, effiziente hybride Meetings abzuhalten. Denn im hybriden Kontext fallen hier vermehrt die Entscheidungen. Ebenso entstehen die Grundlagen für zukünftige Entwicklungen. Dabei erfahren Meetings als Führungsinstrument eine immer höhere Nutzung, so dass ein zielgerichtetes Meeting Management stetig bedeutsamer wird.

Möchten sich Führungskräfte also zukunftsfest aufstellen, so zählt vor allem auch die Fähigkeit, effiziente hybride Sitzungen zu veranstalten. Für Sherpany bildete dies den Anlass, bei YouGov eine Studie zu hybriden Meetings in Auftrag zu geben. Im Rahmen der repräsentativen Umfrage äußerten sich 525 deutsche Führungskräfte in Online-Interviews, so dass nun einige spannende Erkenntnisse zu den Themen Herausforderungen, Effizienz, Entscheidungen und Team-Spirit vorliegen.

Herausforderungen überwinden – durch Kreativität

In dieser Studie wird zum Beispiel ersichtlich, dass Führungskräfte hybride Meetings durchaus als eine Herausforderung betrachten. Dies ist nicht weiter verwunderlich, da jene technisch, organisatorisch und kommunikativ komplexer als reine Sitzungen vor Ort sind. Unter anderem muss die Technik stimmen, alle Teilnehmenden sollten das gleiche Erlebnis erfahren und auch nonverbale Signale sollten möglichst zum Vorschein kommen.

Es empfiehlt sich, die Kameras möglichst dauerhaft eingeschaltet zu lassen und kreative bzw. lustige Einstiege (Check-Ins) sowie digitale Kollaborationstools zu nutzen. Die Möglichkeiten sind vielfältig und es lohnt sich, sie zu erkunden: Zum Beispiel können digitale Whiteboards, Online-Abstimmungen oder auch das Messen in digitalen Quizzes Mehrwerte schaffen und für willkommene Auflockerung sorgen.

Der Faktor Effizienz: Es braucht “gute Praktiken”

Des Weiteren gab die Frage nach der Effizienz in hybriden Meetings bei der Umfrage ein gemischtes Bild ab, hier scheinen sich viele Führungskräfte noch nicht allzu sicher zu sein. Optimistisch stimmt dabei, dass die Befragten viel häufiger mit “hoch” als mit “niedrig” antworteten. Meines Erachtens lässt sich daran erkennen, dass viele Führungskräfte noch kein ausreichendes Bild zu hybriden Meetings gewinnen konnten. Liegt ein solches vor, so können die entsprechenden Sitzungen durchaus sehr zufriedenstellend ablaufen.

Die zentrale Herausforderung bildet es also nun, noch mehr Know-how zu gewinnen, um Hybrid-Sitzungen wirklich zielführend und effizient einzusetzen. Dieses zu erwerben, ist einfacher als gedacht – und ein großer Vorteil. Schließlich haben nur die wenigsten Führungskräfte wirklich fundiertes Meeting-Wissen.

Da hybride Meetings diverser an Anforderungen als Sitzungen vor Ort sind, kommt es hier umso mehr auf “gute Praktiken” an. Als entscheidend erweist es sich, zunächst Klarheit über den Zweck des Meetings zu erlangen und eine zielorientierte Agenda zu erstellen: Liegt diese in Fragen vor, fokussieren sich die Teilnehmenden deutlich mehr in Richtung der anvisierten Ergebnisse. Sowieso liegt hier der Kern in der Vorbereitung, getreu dem Motto: “By failing to prepare, you are preparing to fail.”

Auch geht es darum, Zeiten einzuhalten: Pünktlichkeit beim Beginn und Ende ist ebenso wichtig wie genügend Zeit für jeden Punkt auf der Agenda. Kurzum: Führungskräfte sollten achtsam mit der Zeit der Teilnehmenden umgehen und Sitzungen zu Resultaten führen.

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Entscheidungen: Hier zählt Mut als Faktor

Ziemlich erfreulich ist das Bild beim Treffen von Entscheidungen – ein wesentlicher Faktor für Führungskräfte-Meetings. Die meisten der 525 Befragten können in hybriden Meetings recht gut zu Entscheidungen gelangen. Es zeigt sich also, dass dieser wichtige Gradmesser für Produktivität erfüllt ist. Schließlich lässt sich der Wert einer Sitzung meistens erst an den erreichten Ergebnissen erkennen, von denen Entscheidungen zweifelsohne am bedeutsamsten sind.

Anhand dieses Studienergebnisses zeigt sich nun zweierlei:

  1. Führungskräfte können getrost den Mut aufbringen, hybride Meetings konsequent für die Entscheidungsfindung einzusetzen.
  2. Wer im hybriden Kontext eine Entscheidung trifft, kann sich auf diese verlassen. Es braucht in der Regel kein zusätzliches Präsenz-Meeting, um sich abzusichern.

Teamspirit: Der Ort ist nicht wichtig

Der Teamspirit gilt gemeinhin als vermeintlicher Schwachpunkt des hybriden Arbeitens. Insbesondere traditionell verortete Arbeitgeber unterliegen oft der Vorstellung, dass ihre Mitarbeitenden nur vor Ort im Büro so richtig zueinander finden – zu unrecht, wie es nun die Studienergebnisse zeigen. Hier sind die Führungskräfte, welche eine gute Vereinbarkeit angeben, jener mit einer weniger guten Vereinbarkeit als Antwort sogar recht deutlich in der Überzahl.

Meine Auffassung ist die folgende: Teamzusammenhalt hängt nicht von dem Ort, an dem man sich gerade befindet, ab. Was zählt, ist die gelebte Unternehmenskultur, welche auf Vertrauen und Wertschätzung basieren sollte. Verspüren Mitarbeitende Wohlbefinden, so möchten sie nicht nur etwas zurückgeben, sondern auch gemeinsam als Team mehr erreichen. Der Fokus sollte mehr auf dem “Was” – also Fähigkeiten und Leistungen – als auf dem “Wo” liegen.

Wer auf Distanz keinen guten Zusammenhalt aufbauen kann, schafft dies vermutlich auch nicht in einer Präsenzkultur. Trotzdem sind gemeinsame Aktivitäten wichtig. Mehr als die Quantität zählt aber die Qualität. Sprich: Es muss ab und an vor Ort geteilte Erlebnisse geben, anstatt bloß Zeit am Arbeitsplatz zu verbringen. Zudem lassen sich auch in hybriden Meetings – zum Beispiel durch virtuelle Teambuilding-Aktivitäten – solche Erlebnisse integrieren.

Fazit: Hybride Meetings effektiv nutzen

Hybride Meetings sind gekommen, um zu bleiben. Nach der Pandemie-bedingten Homeoffice-Welle haben sie eine feste Rolle in der Arbeitswelt der Gegenwart – und der Zukunft. Umso mehr gilt es für Führungskräfte, sich daran angemessen zu adaptieren.

Hinreichende Erfahrungen mit hybriden Meetings sind bei weitem keine Seltenheit mehr. Sie nach einem bestimmten Schema durchführen zu können, ist das eine, sie aber aktiv zu mehr Produktivität und besseren Ergebnissen zu führen, bildet dagegen die große Kunst.

Die von Sherpany beauftragte Studie zeigt auf, dass hybride Meetings im Arbeitsalltag von Führungskräften mittlerweile einen festen Stellenwert einnehmen. Nun braucht es noch mehr Meeting-Wissen und die richtige Technologie, um in diesen noch erfolgreicher zu werden. Schließlich stellen Sitzungen keinen Selbstzweck dar, sondern fungieren als Instrument, um spezifische Ziele zu erreichen. Und dies sollte möglichst effektiv geschehen.

Tobias Häckermann

Sherpany -

CEO

Er gründete das Unternehmen 2011 mit der Vision einer Welt, in der jedes Meeting zählt. Sherpany unterstützt mittels Meeting-Management-Software Führungskräfte dabei, die digitale Transformation ihrer Sitzungen voranzutreiben.
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