Unsere Arbeitswelt befindet sich im Umbruch. Durch die Pandemie wurden alte Strukturen aufgebrochen. Das Büro ist nicht mehr der einzige Ort, an dem wir arbeiten. Wir haben uns daran gewöhnt, von nahezu überall aus zu arbeiten und Meetings im virtuellen Raum abzuhalten.
Das bedeutet aber nicht, dass der Kontakt im Büro wegfallen wird. Kein Videocall kann dauerhaft das direkte Miteinander ersetzen. Doch wenn die Zeit, die wir im Büro verbringen, sich drastisch reduziert, dann muss die dortige Umgebung so optimiert sein, dass Arbeit und Kontakt problemlos nebeneinander stattfinden könne und das Team gerne bereit ist, den Fahrtweg . Arbeitgeber stehen gerade vor der Herausforderung, hybride Arbeitswelten zu gestalten, die einen Arbeitstag im Büro attraktiver machen. Das klassische, starre Bürokonzept hat hierfür ausgedient. Es gilt, dynamische Welten zu schaffen, die sich an den Bedürfnissen der Belegschaft ausrichten.
Erst analysieren, dann gestalten
Doch wie genau soll diese neue Arbeitsumgebung aussehen? Die Antwort darauf ist so individuell wie jedes Unternehmen und dessen Mitarbeitende. Der beste Weg für die Umgestaltung ist, erst einmal Daten auszuwerten oder überhaupt zu erheben, die Aufschluss darüber geben können, wohin die Reise gehen soll. Faktoren, die hierbei eine Rolle spielen, sind Unternehmensziele, der örtliche Kontext, Einschränkungen durch die Immobilie, Unternehmenskultur, das Wohlbefinden der Belegschaft und Brand Expression. Ziel ist es, unter Berücksichtigung all dieser Aspekte, eine neue Umgebungen zu schaffen, die eine problemlose Integration der zugeschalteten Mitarbeitenden ermöglicht und sich gleichzeitig positiv auf die Psyche und das Miteinander der Büro-Truppe auswirkt.
Von statischer Langeweile zu dynamischer Vielfalt
Die Mitarbeitenden von heute wünschen sich mehr Flexibilität, Autonomie und die Möglichkeit zu wählen, wann und wo sie arbeiten. Die besten Umgebungen bieten alle Arten von Arbeit, einschließlich Konzentrationsphase, Teamarbeit, Lernen und Geselligkeit. Sie bieten eine Reihe von Raumtypen, die Individualität und Vielfalt fördern.
Indem Unternehmer Wahlmöglichkeiten und Abwechslung bieten, schreiben sie den Mitarbeitenden nicht vor, wie sie zu arbeiten haben, sondern geben ihnen die Möglichkeit zu entscheiden, wie und wann sie ihre beste Arbeit leisten.
Der richtige Mix aus Ruhe, Fokus und Austausch
Das dynamische Büro löst, das eher traditionelle und unflexible Bürokonzept ab. Es bietet eine bessere Art zu arbeiten, indem es ein Ökosystem von Räumen schafft, das Orte, Menschen und Technologie integriert.
Für diese Art der Raumplanung wird die Arbeitsumgebung in 6 verschiedene Nutzungszonen aufgeteilt. Die Hauptkategorien von Raumtypen, die gezielt für verschiedene Arten von Aktivitäten geschaffen werden, sind: Gemeinschaft (Connect), Zusammenarbeit (Collaborate), Treffen (Meet), Team (Team), Fokus (Focus) und Erholung (Recharge).
Die Strukturierung des idealen Büro-Ökosystems beginnt mit der folgenden Formel, wobei das Verhältnis dieser Kategorien je nach Art des Unternehmens und den betrieblichen Anforderungen angepasst werden muss:
Die verschiedenen Bürozonen
Team-Zuhause (Team)
Hier geht es darum, dem Team seinen eigenen Raum zu geben, um ein Gefühl der Zugehörigkeit und des Wohlfühlens aufzubauen. Diese Bereiche verfügen über Arbeitsplätze und sind mit allem ausgestattet, was Teams zur Arbeit benötigen. Sie bieten allerdings auch eine größere Anzahl informeller Sitzgelegenheiten sowie persönliche Schließfächer und Wände für Kreativität, die sich ideal für Brainstorming eignen.
Wir nennen diese Bereiche auch "Team Zuhause" oder "Team Nachbarschaft", da die Mitarbeiter hier ihren persönlichen Schreibtisch finden und in unmittelbarer Nähe zu ihren Kollegen und Kolleginnen sind.
Treffen (Meet)
Konferenz- und Besprechungsräume unterschiedlicher Größe sollten der Produktivität dienen und über ausgewiesene Bereiche zum Schreiben, Präsentieren und für Videokonferenzen verfügen, wobei ein hohes Maß an Formalität und Privatsphäre gewährleistet sein sollte.
Fokus (Focus)
Es muss spezielle Optionen für verschiedene Konzentrationsstufen geben - hoch, mittel, niedrig - um eine Umgebung zu schaffen, in der man sich konzentrieren kann. Diese Räume sollten idealerweise schallisoliert sein, damit die Mitarbeitenden in einem ausgewogenen Büro-Ökosystem produktive Gedanken fassen oder private Gespräche führen können. Für jeweils acht Mitarbeiter sollte ein privater Raum zur Verfügung stehen.
Bei diesen Räumen kann es sich um Konzentrationsräume, Telefonzellen oder eine gemeinsame Bibliothek handeln, solange der Raum von der geschäftigen Arbeitsumgebung abgetrennt ist.
Teamwork (Collaborate)
Offene Räume für die Zusammenarbeit sind von Natur aus flexibler, da sie keine festen Merkmale in ihrem Design erfordern, sodass sie sich mit neuen Arbeitsmustern wandeln und verändern können. Innovation, Problemlösung und Zusammenarbeit beruhen oft auf agilen Ansätzen - zum Beispiel auf schnellen Stand-up-Meetings, die in offenen Räumen untergebracht werden können, die sich durch flexible Möbel, leicht zugängliche Technik und andere Designelemente auszeichen.
Offene Ecken, Kreativecken und offene Räume sind für agiles Arbeiten und den Austausch mit Teams vor oder nach Meetings geeignet. Hochlehnige Sitzgelegenheiten oder Kabinen schaffen visuelle Privatsphäre.
Erholung (Recharge)
Arbeitsräume sollten so gestaltet sein, dass sie sich positiv auf das geistige und körperliche Wohlbefinden der Mitarbeiter auswirken. Vieles davon hängt mit dem Raumklima und der Erfahrung damit zusammen: Akustik, Tageslicht, Luftqualität und Wärmekomfort. Weitere Faktoren, die unser Wohlbefinden beeinflussen, sind Bürokultur, Ernährung, Ergonomie und soziale Ergonomie. Was den Raum betrifft, so müssen wir die Bedürfnisse des Einzelnen berücksichtigen. Ein guter Indikator für ein ausgewogenes Raumangebot ist, wenn es eine ausreichende Auswahl an Räumen gibt, in denen sich die Mitarbeiter einbezogen und gesehen fühlen können.
Das Wohlbefinden wirkt sich direkt auf den Antrieb, die geistige Gesundheit, das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus. Beispiele für solche Räume könnten eine "Entspannungs- und Aufladestation" mit bequemen Sitzgelegenheiten, warmem Licht, Textilien, Pflanzen und Bücherregalen, Meditationsräume und ein Mütter-Zimmer sein.
Alles ist im Werden
Ist das Büro erst einmal neu gestaltet, ist das Projekt längst nicht beendet. Es muss fortan kontinuierlich analysiert werden, wie ein Raum genutzt wird und die Arbeitsumgebung entsprechend angepasst werden, sofern die erhobenen Daten das nahelegen.
Unsere schnelllebige Zeit braucht anpassungsfähige und widerstandsfähige Räume, die sich organisch mit uns und der Technologie weiterentwickeln können. Die traditionell eher starre Arbeitsplatzaufteilung ist überholt. Räume müssen so agil und dynamisch gestaltet werden, wie ihre Teams auch arbeiten. Durch die Entwicklung einer maßgeschneiderten Arbeitsplatzstrategie mit modularen Elementen können Unternehmen sicherstellen, dass sich ihre Arbeitsplätze mit ihren Mitarbeitern Schritt hält und die Arbeitserfahrung für das Team stetig verbessert wird.
