IT-Taktiken für den Fachkräftemangel – 4 praxisnahe Ansätze

Der Fachkräftemangel ist längst kein temporäres Phänomen mehr, sondern eine strukturelle Herausforderung für die deutsche Wirtschaft.

Laut der ManpowerGroup-Studie 2024 berichten 82 % der Unternehmen in Deutschland von Schwierigkeiten bei der Besetzung offener Stellen. Besonders betroffen ist die IT-Branche. Prognosen des Digitalverbands Bitkom zufolge könnte sich diese Lücke bis 2040 auf 663.000 IT-Fachkräfte ausweiten, wenn keine Gegenmaßnahmen ergriffen werden.

In dieser Situation kann die IT nicht nur als Betroffene, sondern auch als Lösungsgeberin agieren. Durch gezielte Strategien wie Outsourcing, Digitalisierung, Self-Service und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) lassen sich Prozesse effizienter gestalten, Personalressourcen entlasten und neue Arbeitsmodelle etablieren.

Ansatz 1: Outsourcing und as-a-Service-Modelle

Ein zentraler Hebel zur Entlastung interner IT-Ressourcen ist das Auslagern standardisierter Aufgaben. Besonders geeignet sind Bereiche wie:

– Workplace Management (z. B. Bereitstellung und Verwaltung von Endgeräten),

– IT-Support (First-Level-Support, Helpdesk),

– Cybersecurity (Monitoring, Incident Response, Compliance).

Ein bewährtes Modell ist Device as a Service (DaaS). Hierbei wird die gesamte Client-Infrastruktur – von der Hardware über die Software bis hin zum Lifecycle-Management – als monatlicher Service bezogen. Studien zeigen, dass DaaS-Modelle die internen IT-Aufwände um bis zu 30 % senken und gleichzeitig die Geräteverfügbarkeit und Sicherheit erhöhen können.

Auch Managed Client Services bieten Vorteile: Durch automatisiertes Patch-Management, Remote Monitoring und zentrale Richtlinienverwaltung lassen sich Sicherheitsrisiken minimieren und der manuelle Aufwand deutlich reduzieren. Dies ist besonders relevant angesichts der steigenden Komplexität im Endpoint-Management durch hybride Arbeitsmodelle.

Im Bereich Cybersecurity ermöglichen Managed Security Services (MSS) eine 24/7-Überwachung durch spezialisierte Anbieter. Angesichts der Tatsache, dass laut Bitkom 70 % der Unternehmen 2023 von Cyberangriffen betroffen waren, ist MSS nicht nur eine Effizienzmaßnahme, sondern ein Sicherheitsimperativ.

Ansatz 2: Automatisierung und Digitalisierung

Die Automatisierung repetitiver Aufgaben ist ein weiterer Schlüssel zur Entlastung. Mit Plattformen wie Microsoft Power Automate lassen sich Workflows ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse digitalisieren – von der Rechnungsfreigabe bis zur Urlaubsantragsbearbeitung.

Laut einer Studie des Vodafone Instituts könnten durch konsequente Digitalisierung bis 2035 rund 1,5 Millionen Arbeitskräfte eingespart bzw. ersetzt werden. Besonders in der Verwaltung, im Gesundheitswesen und in der Industrie lassen sich durch digitale Prozesse erhebliche Effizienzgewinne erzielen:

– 4,2 Mio. Stunden Wartezeit könnten durch digitale Verwaltungsprozesse eingespart werden.
– 72,9 Mrd. Euro Bruttowertschöpfung ließen sich durch digitale Industrieprozesse sichern.
– 9,9 Mio. zusätzliche Arztkontakte wären durch digitale Assistenzsysteme möglich.

Voraussetzung ist eine Unternehmenskultur, die Digitalisierung nicht als IT-Projekt, sondern als kontinuierlichen Verbesserungsprozess versteht. Erfolgreiche Unternehmen setzen auf Citizen Development, also die Befähigung von Fachanwendern zur Prozessautomatisierung.

Ansatz 3: Self-Service

Self-Service-Portale und -Apps ermöglichen es Mitarbeitenden, Routineaufgaben eigenständig zu erledigen – unabhängig von Zeit, Ort oder IT-Verfügbarkeit. Beispiele:

– Gerätebestellung über ein Self-Service-Portal,
– Passwortzurücksetzung via App,
– Wissensdatenbanken für häufige IT-Fragen.

Laut einer Umfrage von Statista setzen bereits über 60 % der Unternehmen Self-Service-Lösungen ein, um dem Fachkräftemangel zu begegnen. Der Nutzen ist doppelt: Zum einen werden IT- und Verwaltungsteams entlastet, zum anderen steigt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch schnellere Problemlösungen – Empowerment durch digitale Werkzeuge anytime, anywhere & any device!  

Ansatz 4: Künstliche Intelligenz (KI)

KI-gestützte Tools wie Microsoft Copilot, ChatGPT oder KI-basierte Automatisierungssysteme bieten enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung. Sie unterstützen bei:

– Texterstellung und Zusammenfassungen,

– Datenanalyse und Reporting,

– Ideengenerierung und Projektplanung.

Laut einer Bitkom-Studie nutzen bereits 35 % der Unternehmen KI aktiv, weitere 44 % planen den Einsatz. Der produktive Umgang mit KI – insbesondere das Formulieren effektiver Prompts – wird zur Schlüsselkompetenz. Unternehmen sollten daher gezielt in KI-Schulungen investieren und Governance-Strukturen für den verantwortungsvollen Einsatz etablieren. KI wird zum Produktivitätsbooster, wenn nicht nur auf Effizienz, sondern auch auf Suffizienz gesetzt wird: Welche KI-Anwendungen sind wirklich notwendig?

Die IT ist nicht nur ein Unterstützungsbereich, sondern ein strategischer Enabler für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Durch gezielte Maßnahmen in den Bereichen Outsourcing, Digitalisierung, Self-Service und KI lassen sich nicht nur Ressourcenengpässe abfedern, sondern auch Innovationspotenziale heben.

Der Fachkräftemangel ist kein Naturgesetz – er ist gestaltbar. Unternehmen, die jetzt in moderne IT-Taktiken investieren, sichern sich nicht nur Wettbewerbsvorteile, sondern auch die Handlungsfähigkeit in einer zunehmend digitalisierten Welt.