Hybride Meetings im Jahr 2026: Mit der richtigen Technik jetzt auch ohne Frust

Auf breiter Ebene wurden hybride und Online-Meetings in vielen Unternehmen Anfang der 2020er-Jahre zum festen Bestandteil des Unternehmensalltags: Die Corona-Pandemie machte diese Art der Zusammenarbeit zur Notwendigkeit, um trotz Social Distancing-Auflagen die Betriebskontinuität aufrechtzuerhalten.

Die entsprechenden technischen Setups und organisatorischen Prozesse wurden damals oft unter Zeitdruck implementiert und unternehmensweit skaliert, weshalb die Meetings in vielen Fällen nicht so reibungslos abliefen wie geplant und bei den Mitarbeiterinnen eher für Frust als für effiziente Kollaboration sorgten.

Sharp hat dazu bereits im Jahr 2022 eine Studie unter mehr als 6.000 Büroangestellten in kleinen und mittleren europäischen Unternehmen durchgeführt. Laut dieser Studie empfand jeder zweite Befragte bei Videokonferenzen die Technik als frustrierend und hätte, trotz Pandemie, Präsenz-Meetings und persönliche Besprechungen bevorzugt. Ebenfalls jeder Zweite fand es verwirrend, immer wieder unterschiedliche Videokonferenz-Plattformen nutzen zu müssen. Und nur die Hälft e der Befragten gab an, eine Schulung zur korrekten Nutzung der im Unternehmen eingeführten Konferenztechnik erhalten zu haben.

Diese Vorbehalte und Versäumnisse hatten direkte Folgen: 53 Prozent der Befragten hatten bei hybriden Meetings Schwierigkeiten, konzentriert bei der Sache zu bleiben. 28 Prozent befürchteten, dass sich remote zugeschaltete Meeting-Teilnehmende ausgegrenzt fühlen und nicht wie gewohnt interagieren können. 17 Prozent waren der Meinung, dass spontanes Brainstorming in solchen Meetings schwieriger als in Präsenz-Meetings ist, und 16 Prozent hielten hybride und Online-Meetings grundsätzlich nicht für sinnvoll oder zielführend.

Die ideale Konferenztechnik besteht nicht aus Einzellösungen

So viel zum Stand 2022. Alles Anfangsschwierigkeiten, möchte man meinen – würden nicht viele der damals auftretenden technischen Probleme, wie ruckelnde Verbindungen, fehlender Ton, fehlendes Bild oder komplette Ausfälle der Konferenztechnik, auch heute noch für Frust sorgen. Entsprechend sind hybride Meetings oftmals noch immer nicht so produktiv wie gewünscht – die Voraussetzung hierfür wäre, dass die Konferenztechnik intuitiv und einfach zu bedienen ist, und dass sie auch tatsächlich zuverlässig funktioniert.

Das könnte in der Praxis dann so aussehen: Schon beim Betreten des Meeting-Raums schaltet sich das Collaboration-Display an der Wand ein. Die benötigte Präsentation ist fertig geladen, da sie sicher in der Cloud abgelegt und direkt über die integrierte Kollaborationsplattform verfügbar ist. Während des Meetings können alle Teilnehmenden auf dem Display Inhalte gemeinsam und standortunabhängig bearbeiten und teilen. Und im Nachgang können alle benötigten Unterlagen bei Bedarf über moderne Multifunktionsdrucker sicher und in hoher Qualität von Teams an allen internationalen Standorten ausgedruckt werden. Und wenn dies alles auch tatsächlich reibungslos funktioniert, ohne großen technischen Aufwand und ohne Fehlkonfigurationen oder nicht kompatible Schnittstellen, kann man zurecht von einem idealen hybriden Meeting sprechen.

Die Technik: Optimale Systemabstimmung aus einer Hand als Schlüssel

Die letzten beiden Aspekte – Konfigurationen und Schnittstellen – sind in diesem Kontext besonders wichtig: Selbst, wenn die einzelnen Komponenten, die das Gesamtkonstrukt der Konferenztechnik ausmachen, für sich genommen funktionieren, greifen sie in vielen aktuellen Setups nicht nahtlos ineinander und bilden dadurch kein verlässliches, skalierbares System.

Die wichtigste technische Voraussetzung für ein ideales hybrides Meeting ist also, ein solches Gesamtsystem zu schaffen, in dem Hardware, Software und IT nicht einfach nur nebeneinander existieren, sondern optimal aufeinander abgestimmt sind. Dies gelingt am einfachsten, wenn alle notwendigen Komponenten von Anfang an aus einer Hand bereitgestellt werden. Auf diese Weise sind sie per Design bereits aufeinander abgestimmt, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlkonfigurationen oder nicht kompatiblen Schnittstellen signifikant reduziert. Und auch die Kompatibilität von zukünftigen Software- und Firmware-Updates mit dem bestehenden Setup wird wahrscheinlicher, wenn alle Komponenten aus dem gleichen Haus stammen.

Der menschliche Faktor: Schulungen und Meeting-Design

Wie die Studie von Sharp zeigt, reicht es jedoch nicht, einfach nur Konferenztechnik bereitzustellen, selbst wenn sie zuverlässig funktioniert. Mitarbeitende in Unternehmen müssen diese Technik auch routiniert nutzen können. Nicht jeder verfügt über umfassende IT-Kenntnisse, und auch die intuitivsten und benutzerfreundlichsten Tools erfordern in vielen Fällen zumindest eine Grundeinweisung. Unternehmen sollten diesen Faktor nicht unterschätzen, da gerade das Gefühl, mit neuen, unbekannten Technologielösungen allein gelassen zu werden, oftmals zur bewussten oder unbewussten Ablehnung dieser Anwendungen führt.

Fachkräfte, die eigentlich erfahren und kompetent auf ihrem Gebiet sind, werden zum Beispiel auch weniger zu einem Meeting beitragen, wenn sie unsicher in Bezug auf die Technik sind: niemand will diese eine Person sein, die man aufgrund von stockender Verbindung kaum versteht und der damit unbewusst Kompetenz abgesprochen wird. Gezielte Schulungen für Mitarbeitende, um Konferenztechnik gerade bei hybriden Meetings souverän nutzen zu können, sind deshalb eine ebenso wesentliche Voraussetzung für produktive hybride Meetings wie die optimale technische Ausstattung. Idealerweise unterstützt der Technologieanbieter das Unternehmen bei der Durchführung solcher Schulungen direkt als Teil seines Angebots, sodass dafür keine internen Unternehmensressourcen aufgewandt werden müssen.