Hybride Meetings: Produktivitäts-Killer oder Effizienz-Booster?

Hybrides Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben. Doch viele Unternehmen kämpfen noch immer mit technischen Hürden.

Schlechte Audio- und Videoqualität führen in digitalen Meetings häufig zu Missverständnissen – und kosten Zeit, Nerven und Produktivität. Wie sich diese Hürde überwinden lässt und warum einheitliche Technik der Schlüssel zu mehr Effizienz sein kann, zeigt dieser Gastbeitrag.

Herausforderungen im hybriden Arbeitsumfeld

Die Umstellung auf hybrides Arbeiten bringt neue Produktivitätsherausforderungen mit sich. Insbesondere die Qualität der Kommunikation in virtuellen Meetings leidet häufig unter technischen Mängeln. Schlechte Audio- und Videoqualität führt zu Missverständnissen, die den Arbeitsfluss stören und die Produktivität beeinträchtigen. Jabra-Daten* zeigen: Für 40 Prozent der Arbeitnehmenden ist schlechte Audio- und Videoqualität der Hauptgrund für Missverständnisse in digitalen Meetings. Wenn effiziente Zusammenarbeit on- und offline funktionieren muss, können sich Unternehmen solche Einbußen kaum leisten.

Die Auswirkungen gehen über Probleme in einzelnen Meetings hinaus. Wiederholte Kommunikationsprobleme können zu Frustration bei den Mitarbeitenden führen, die Teamdynamik beeinträchtigen und letztendlich die Gesamtleistung des Unternehmens mindern. Es ist daher entscheidend, dass Unternehmen in die richtige Technologie investieren, um eine reibungslose und produktive hybride Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

Laut den Zahlen von Jabra verbringen Arbeitnehmende wieder mehr Zeit im Büro: So geben 45 Prozent an, hybrid zu arbeiten – 19 Prozent immer im Büro. Tatsächlich finden 62 Prozent aller Meetings inzwischen in Meetingräumen statt – etwa die Hälfte davon mit Online-Teilnehmenden. Moderne Meetingräume brauchen also Technologien, die alle Teilnehmenden gleichberechtigt mit einbeziehen.

Investitionen in Meeting-Technologie: Mehr als nur ein Kostenfaktor

Die Anschaffung professioneller Meeting-Technologie mag auf den ersten Blick als zusätzliche finanzielle Belastung erscheinen. Doch professionelle Videokameras und hochwertige Audiogeräte verbessern nicht nur die Verständlichkeit untereinander, sondern fördern auch die gleichberechtigte Teilnahme – unabhängig davon, ob im Büro oder remote. 70 Prozent der Befragten bestätigen, dass standardisierte professionelle Videokameras allen eine gleichberechtigte Teilnahme an hybriden Meetings ermöglichen würde.

Diese Gleichberechtigung ist ein entscheidender Faktor für die Effizienz von Meetings. Wenn sich alle Teilnehmenden gleichermaßen gut sehen und hören können, gibt es weniger Missverständnisse. Dies führt zu kürzeren, fokussierteren Meetings und einer verbesserten Entscheidungsfindung. Langfristig können Unternehmen so nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch die Zufriedenheit und Produktivität ihrer Mitarbeitenden steigern.

Die Zahlen zeigen zudem die Bedeutung von Video in Meetings: 64 Prozent der Mitarbeitende geben an, Teammitgliedern eher zu vertrauen, wenn sie sie sehen können. Zudem sagen 39 Prozent, dass Teammitglieder mit eingeschalteter Videofunktion engagierter und involvierter in Meetings erscheinen als jene ohne Video.

Der messbare Wert verbesserter Meeting-Technologie

Die Investition in neue Meeting-Technologie besteht zum größten Teil aus den Anschaffungskosten. Jedoch hat die Verbesserung der Meetingqualität vielfältige und weitreichende positive Auswirkungen:

1. Zeitersparnis: Weniger Missverständnisse bedeuten kürzere und effizientere Meetings. Dies spart wertvolle Arbeitszeit, die für produktive Aufgaben genutzt werden kann.
2. Verbesserte Zusammenarbeit: Eine klare Kommunikation fördert den Ideenaustausch und die Problemlösung im Team.
3. Reduzierter Stress: Technische Probleme in Meetings sind eine häufige Quelle von Frustration. Ihre Beseitigung kann das Wohlbefinden und die Motivation der Mitarbeitenden steigern.
4. Höhere Kundenzufriedenheit: Auch externe Meetings, etwa mit Kund:innen oder Partner:innen, profitieren, was sich positiv auf Geschäftsbeziehungen auswirkt.

Wenn Unternehmen diese Faktoren in ihre ROI-Berechnung einbeziehen, wird deutlich, dass sich die Investition in hochwertige Meeting-Technologie schnell amortisieren kann.

Best Practices für produktive hybride Meetings

Um das volle Potenzial hybrider Meetings auszuschöpfen, sollten Unternehmen neben der technischen Ausstattung auch folgende Best Practices berücksichtigen:

1. Standardisierung: Einheitliche Technologie in allen Meetingräumen und für Remote-Mitarbeitenden sorgt für Konsistenz und Verlässlichkeit.
2. Schulungen: Mitarbeitende sollten im Umgang mit der neuen Technologie geschult werden, um sie optimal nutzen zu können. Der Report zeigt, dass 30 Prozent der Mitarbeitenden zögern, Meetings aus einem Meetingraum zu führen. Der Grund laut Jabra Report: Sie sind mit der Technologie weniger vertraut als mit ihrem eigenen Laptop.
3. Klare Richtlinien: Regeln für hybride Meetings stellen eine gleichberechtigte Teilnahme aller Mitarbeitenden sicher. Dazu zählen zum Beispiel Melden für Gesprächsbeiträge oder eine bestimmte Reihenfolge.
4. Regelmäßige Überprüfung: Unternehmen sollten die Effektivität ihrer Meeting-Technologie regelmäßig evaluieren und bei Bedarf an die Arbeitsweise anpassen.
5. Kulturelle Unterschiede berücksichtigen: Der „Hybrid Ways of Working“ Report zeigt außerdem, dass Meetingpräferenzen je nach Kultur variieren. Globale Organisationen sollten ihre Meetingkultur an die Präferenzen vor Ort anpassen.

Fazit

Die zunehmende Verbreitung hybrider Arbeitsmodelle verlangt eine grundlegende Neubewertung bestehender IT- und Kommunikationsinfrastrukturen. Zentrale Voraussetzung für funktionierende Kollaboration ist eine Meeting-Technologie, die räumliche Unterschiede systematisch ausgleicht. Alle Teilnehmer müssen technisch gleichwertig eingebunden werden. Nur so lassen sich Asymmetrien in der Kommunikation vermeiden. Das macht Meetings nicht nur effizienter, sondern auch für alle Teilnehmenden angenehmer.

* Im Zeitraum vom 16. bis 20. Dezember 2024 wurden von Censuswide im Auftrag von Jabra insgesamt 6.001 Personen im Alter zwischen 16 und über 55 Jahren aus Deutschland, Großbritannien, Frankreich und den USA befragt.