Auf dem Weg zum papierlosen Unternehmen

Unternehmensprozesse digitalisieren

Die Hafner Bau GmbH ist ein mittelständischer Familienbetrieb mit Tradition, der seit 1971 besteht. Neben den klassischen Hochbautätigkeiten wie Maurer-, Betonund Verputzarbeiten sowohl für Eigenheime als auch in der Industrie hat sich das Unternehmen auf die Planung und Erstellung schlüsselfertiger Bauaufgaben spezialisiert – und zwar in den Bereichen Neubau, Umbau und Modernisierung.

Von der Baugenehmigung bis hin zur Erstellung von Plänen für Ein- und Mehrfamilienhäuser sowie Garagen kann alles übernommen werden. Besonderen Wert legt Hafner Bau auf eine individuelle Planung, eine ganzheitliche energetische Betrachtung und die solide handwerkliche Ausführung ihrer Objekte.

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Ausgangssituation

Daher war eines der primären Ziele in der effizienten Unternehmensführung die Übersicht über Prozesse, Aufträge, Einkäufe und Mitarbeiter. Insbesondere soll es eine einfache Übersicht über alle Eingangsrechnungen geben, gleichzeitig sollen alle Belege behalten und archiviert werden.

Vorgehensweise

Um die wachsende Komplexität der Anforderungen besser abdecken zu können, wurde eine Erweiterung des Workflow-Management-Systems implementiert. Dabei legte die Hafner Unternehmensgruppe großen Wert auf Zuverlässigkeit sowie eine möglichst benutzerfreundliche Oberfläche, um einer hohen Anwenderakzeptanz den Weg zu ebnen.

Zunächst wurde der Eingangs-Workflow einschließlich Standard-Stempel und Aufgabenliste realisiert. Alle Dokumente werden mit einem Barcode versehen, bevor sie den Scan-Prozess durchlaufen. Über den Barcode wird bereits ein Hinweis gegeben, um welchen Dokumenttyp es sich handelt. Die Prozessarten sind definiert und lösen den nachgelagerten Workflow, zum Beispiel die Rechnungsstellung, aus.

Die Kombination von DocuWare und JobRouter stellte sich im Arbeitsalltag als die perfekte Lösung heraus. Beide Systeme ergänzen sich in ihrem Leistungsspektrum ideal. Auch die Integration mit dem bereits vorhandenen ERP-System verlief reibungslos: Rechnungen und Belege sind so mit dem ERP verknüpft, dass sie auch aus diesem System innerhalb eines Rechnungsdialogs heraus angezeigt werden können. Per Mausklick auf das entsprechende Dokument öffnet sich der DocuWare Web-Client und zeigt dann das verknüpfte pdf an.

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Unternehmensnutzen

  • Transparenz: Jeder Mitarbeiter gemäß dem Berechtigungskonzept sowie die Geschäftsführung haben Einsicht in die Dokumente und können den Status einzelner Vorgänge problemlos nachvollziehen beziehungsweise nachverfolgen.
  • Schneller Zugriff auf die Dokumente, besonders in der Finanzbuchhaltung
  • Prozessvereinheitlichung: Es gibt nun eine klar definierte Prozess-Struktur. Diese führt zu einer besseren Nachvollziehbarkeit und Dokumentation der Unternehmensvorgänge.
  • Standortunabhängiges Arbeiten: Hafner Bau skaliert das Projekt für mehrere Mandanten. Insgesamt sind DocuWare und JobRouter in vier Büros im Einsatz, mehrere Firmen arbeiten standort-unabhängig damit.

Fazit

Routinemäßige Arbeitsabläufe wurden bei Hafner Bau automatisiert. Der konstante Zugriff auf Dokumente wurde gewährleistet, höhere Transparenz und kürzere Liegezeiten kamen hinzu – Rechnungen können theoretisch innerhalb von zwei Tagen ab der Erfassung durch die Finanzbuchhaltung freigegeben werden.

Axel Schneider, www.alos.de

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