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Komplexe Richtlinien, gesetzliche Vorgaben und ein undurchsichtiger Dschungel an Angeboten haben die Akzeptanz und das Umsetzungstempo der E-Rechnungspflicht zwar etwas gebremst, aber die Einführung der E-Rechnung ist ein zentrales Thema, das aktuell viele Unternehmen und öffentliche Einrichtungen beschäftigt.
Das zeigt auch die jüngste Bitkom-Umfrage, denn 88 Prozent der Unternehmen sind trotz E-Rechnungspflicht noch immer nicht vollständig vorbereitet. In vielen Organisationen fehlt es an Know-how und Ressourcen. Organisationen befinden sich in einer Umbruchphase, aber es besteht weiterhin enorm viel Informationsbedarf. Mit den folgenden drei Tipps wird die E-Rechnung in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen nicht mehr als zusätzliche Belastung wahrgenommen, sondern als Katalysator für Digitalisierung und Prozessautomatisierung.
#1 Evaluierung der bestehenden Systeme
Die Integration neuer Lösungen bedeutet immer hohen Aufwand und Kosten, sowohl in technischer als auch organisatorischer Sicht. Die E-Rechnungspflicht betrifft 3,5 Millionen Unternehmen in Deutschland und dies multipliziert mit dem Zeitaufwand für die Implementierung bedeutet schlicht, dass integrierte Lösungen nicht für alle Unternehmen bis zum jeweiligen Stichtag des Gesetzgebers erreicht werden können.
Bestehende Systeme decken oft nur einen Teil der zu digitalisierenden Dokumente ab und sind zudem nicht ausreichend auf die zukünftigen Anforderungen der E-Rechnung vorbereitet. Daher ist eine spezialisierte oder zumindest modulare Lösung wesentlich sinnvoller. Eine Lösung, die flexibel einsetzbar und integrierbar ist und grenzüberschreitende Standards und Formate beherrscht. Das kann unter dem Strich sogar zu einer Reduzierung der Prozesskosten führen.
Unternehmen müssen ihre Systeme also nicht grundlegend ändern, denn es gibt auch Wege, bestehende Systeme ohne langwierige Projekte und hohe Zusatzinvestitionen mit einer flexiblen Lösung zu ergänzen. Wichtig für eine Lösung ist, dass sie den gesamten Prozess der E-Rechnung von der Vorbereitung bis zur Prüfung begleitet, die Dokumentenprozesse automatisiert, die Rechnungen revisionssicher archiviert und an die digitale Steuerdatenübermittlung angebunden ist. Deshalb ist es wichtig, dass die Unternehmen das Angebot auf dem Markt genau prüfen.
#2 Genaue Prüfung der angebotenen Lösungen
Die Unübersichtlichkeit der Angebote auf dem Markt stellt für viele Unternehmen eine große Hürde in der Umsetzung der E-Rechnungspflicht dar. Viele Dienstleister bieten nur Teillösungen an, wie den Versand oder Empfang von E-Rechnungen über unsichere Kanäle. Zudem sind sich Unternehmen oft nicht bewusst, dass in Zukunft weitere Anforderungen hinzukommen werden, wie beispielsweise die Meldung von Umsatzsteuerinformationen an staatliche Plattformen. Dies führt häufig zu Investitionen in Insellösungen oder unzureichende ERP- und DMS-Systeme. Es ist wichtig, einen Dienstleister zu wählen, der das Thema E-Rechnung ganzheitlich und gemeinsam mit den Organisationen angeht und dabei die Prozesse nicht aus den Augen verliert. Ricoh IDX beispielsweise ermöglicht einen flexiblen und effizienten Ansatz, der den Unternehmen Nachrüstungen erspart.
Unternehmen sollten auf einen Technologiepartner setzen, der das Thema E-Rechnung ganzheitlich und gemeinsam mit ihnen angeht und dabei die Prozesse nicht aus den Augen verliert.
Ingo Wittrock, Ricoh Deutschland
Auch die Sicherheit ist eine große Herausforderung: Über 90 Prozent der Cyber-Angriffe beginnen über das Einfallstor EMail, und genau diesen Kanal nutzen viele Unternehmen für den Versand ihrer E-Rechnungen. Eine sichere End-to-End-Lösung bietet umfassenden Schutz und reduziert die Sorge vor einem möglichen Sicherheitsvorfall.
Ein großer Irrglaube vieler Unternehmen ist auch, dass es nur ein ZUGFeRD-Format oder eine E-Rechnung gibt. Ricoh beispielsweise bietet über 400 Datenformate und sichere Übertragungsverfahren an, darunter PEPPOL, EDI, Webservices und API. Insgesamt gibt es rund 20.000 Kombinationsmöglichkeiten, die eine Plattform größtenteils bedienen können muss.
#3 Förderung der Prozessautomatisierung
Die E-Rechnung ist ein sehr wichtiger Baustein der Digitalisierung – nicht nur für Unternehmen, sondern gerade auch im Bereich der öffentlichen Verwaltung. Diese sind bereits seit Jahren verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen zu akzeptieren. Nun steigt der Druck indirekt dadurch, dass bis spätestens 2028 fast alle Rechnungen digital sein müssen. Der Nutzen der E-Rechnung steht außer Frage – Sicherheit, Prozessoptimierung, Nachvollziehbarkeit sind ein großes Plus und Anreiz für weitere Digitalisierungsprojekte.
Eine zertifizierte Lösung wie zum Beispiel Ricoh IDX läuft automatisiert im Hintergrund und hilft, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Prozesse, wie beispielsweise das manuelle Einpflegen von Rechnungsdaten in Portale, gehören damit der Vergangenheit an. Denn Unternehmen benötigen eine Systematik, die alle Standards erfüllt und gleichzeitig den Aufwand in jeder Hinsicht so gering wie möglich hält. Mit der Implementierung einer sicheren Dokumentendrehscheibe wird nicht nur der Rechnungsaustausch vereinfacht: Mit einem in die Lösung integrierten hybriden Postausgang kann beispielsweise jeder Sachbearbeiter seine Post per Knopfdruck von überall und kostenoptimiert auf den Weg bringen.
Damit dieser Prozess reibungslos abläuft, ist es wichtig, Geschäftspartner oder Lieferanten in den Implementierungsprozess der E-Rechnung mit einzubeziehen, um einen unterbrechungsfreien Geschäftsablauf zu gewährleisten. So können mit Hilfe der Prozessautomatisierung manuelle und unnötig komplexe Prozessschritte über mehrere Stufen hinweg einfacher und effizienter gestaltet werden.
Die E-Rechnung als Digitalisierungsmotor
Unternehmen sollten auf einen Technologiepartner setzen, der das Thema E-Rechnung ganzheitlich und gemeinsam mit ihnen angeht und dabei die Prozesse nicht aus den Augen verliert. Denn bei einer guten Umsetzung entfällt künftig ein hoher Zeitaufwand für manuelle Prüf- und Bearbeitungsschritte. Hilfreich sind dabei erprobte und schlüsselfertige Plattformen, insbesondere für das digitale Dokumentenmanagement und den elektronischen Datenaustausch, sowie die Anbindung an standardisierte und rechtssichere Netze, die alle aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Wachstumschancengesetzes erfüllen. Der Vormarsch der E-Rechnung zeigt, dass ein möglichst papierloses Büro und die Automatisierung von Prozessen ein wichtiges Ziel für Unternehmen sein sollte.
