Thought Leadership
Auch nach einem Jahr Corona befinden sich viele Unternehmen im Hinblick auf Remote Work immer noch im Survival Modus. Häufig mangelt es an den benötigten Technologien, wie eine aktuelle Ricoh-Studie zeigt.
Demnach stehen knapp einem Viertel der befragten Arbeitskräfte im Homeoffice nicht die nötigen Tools zur Verfügung, um angemessen mit ihren Kollegen zusammenzuarbeiten und ihre Aufgaben zu erfüllen. Das sorgt nicht nur für Frustration bei den Beschäftigten, sondern gefährdet auch den langfristigen Unternehmenserfolg. Über ein Viertel der befragten Büroangestellten gaben weiterhin an, aufgrund der IT-Defizite im Homeoffice Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Compliance- und Datenschutzvorgaben zu haben.
Unternehmen müssen daher dringend die Technikprobleme im Zusammenhang mit Remote Working beheben. Damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch im Homeoffice produktiv arbeiten können, sind flexible und sichere Lösungen für die digitale Organisation der Geschäftsprozesse gefragt. Mit einem Cloud-basierten Dokumentenmanagementsystem haben nicht nur alle Mitarbeiter jederzeit und überall den Zugriff auf die benötigten Informationen und Dokumente. Automatisierte Workflows entlasten sie außerdem bei Routineaufgaben und ermöglichen die rechts- und revisionssichere Archivierung der Dokumente. Die passende Softwarelösung sollte dabei einige grundlegende Anforderungen erfüllen.
Die folgenden sechs Funktionen erleichtern die Workflow-Optimierung – und das nicht nur im Homeoffice, sondern auch im Büro:
Reibungslose Kommunikation ermöglichen
- Dateien lassen sich schnell und unkompliziert per Drag & Drop oder Mail-Upload in das Dokumentenmanagementsystem einpflegen, damit die Mitarbeiter sowohl im Büro als auch im Homeoffice auf alle Dokumente zugreifen können. Verträge, Rechnungen oder Personalakten, die noch in Papierform vorliegen, können mit den Scan-Lösungen moderner Multifunktionsgeräte digitalisiert und dem entsprechenden Dokumenten-Workflow automatisch hinzugefügt werden.
- Individuell anpassbare Freigabeprozesse und eine automatische Synchronisationsfunktion ermöglichen es, genau den Mitarbeitern die Dokumente zur Verfügung zu stellen, die sie brauchen – ohne dass diese jedes Mal angefragt werden müssen.
- Mithilfe einer Kommentarfunktion lassen sich Notizen direkt im Dokument vermerken. Das sorgt dafür, dass deutlich weniger Mails geschrieben werden müssen, wodurch die Mitarbeiter merklich entlastet werden.
Sicheres Dateimanagement auch im Homeoffice
- Die Dokumentenmanagement-Lösung ermöglicht es, ohne manuellen Aufwand gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO, firmeninterne Sicherheitsvorgaben oder Branchenregeln einzuhalten.
- Bei sensiblen Informationen ist es von zentraler Bedeutung, dass nur die Personen darauf zugreifen können, für die sie bestimmt sind. Mit Zugriffsberechtigungen kann gesteuert werden, welche Mitarbeiter nur Lesezugriff haben oder Kommentare hinzufügen können und wer die Dokumente tatsächlich bearbeiten darf. Für besonders vertrauliche Dokumente können außerdem geschützte Links und Gastzugriffe eingerichtet werden. Mithilfe von auditierten Sammlungen lässt sich dann genau nachverfolgen, wer wann auf die Dateien zugegriffen und diese bearbeitet hat.
- Noch mehr Sicherheit ermöglicht die Datenübertragung mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und eine zusätzlich verschlüsselte Ablage. So sind die digitalen Unterlagen auch im Homeoffice bestens geschützt. Für den mobilen Zugriff über Web-Browser kann darüber hinaus eine 2-Faktor-Authentifizierung einrichtet werden.
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