7 Tipps für effizientere Abrechnungsprozesse in Agenturen für 2022

Der Abrechnungsprozess zählt zu den wichtigsten Abläufen innerhalb eines Unternehmens. Eine gut koordinierte und genaue Zeit- und Kostenerfassung halten Euren Betrieb am Leben. Nur durch effiziente Planung lassen sich am Ende des Monats die entsprechenden Rechnungen der Kunden und schlussendlich die Mitarbeitenden selbst bezahlen. Umso entscheidender ist es, dass dieser Prozess unkompliziert und flüssig abläuft.

Leider ist dies nicht immer der Fall – häufig finden sich in Betrieben keine entsprechenden Lösungen und die Abrechnung frisst jeden Monat unnötig Zeit und Mühe. Viele Agenturbetreiber beschäftigen sich mit der Frage, wie sie einen effizienten und sauberen Abrechnungsprozess in ihre Arbeit implementieren können. Dabei gibt es längt entsprechende Systeme, die Euch einfache und kompetente Möglichkeiten bieten.

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Die folgenden 7 Tipps stellen einige dieser Möglichkeiten und dazu grundlegende Dinge vor, durch die Abrechnungsprozesse in Euren Agenturen effizient und produktiv gestalten werden können.

Tipp 1: Eine Software für alles verwenden

In vielen Agenturen gestalten sich Abrechnungsprozesse als aufwendig und unübersichtlich. Excel-Tabellen sind beispielsweise eine nach wie vor häufig verwendete Option, um Projekte zu erfassen und Arbeitszeiten festzuhalten. Die Nachteile sind hier ganz klar: Zum einen geht Euch der Überblick hier schnell verloren und zum anderen ist die manuelle Datenerfassung teilweise sehr fehleranfällig.

Eine deutliche Erleichterung verschafft die Umstellung auf ein übersichtliches Projektmanagement-Tool. Auf einer solchen all-in-one Software könnt Ihr alle anstehenden Prozesse innerhalb eines Systems bearbeiten – von der Planung von Projekten und deren Finanzierung bis hin zu den Kapazitäten der eigenen Mitarbeitenden. Die Abrechnungsprozesse lassen sich dementsprechend leicht strukturieren und der Überblick bleibt erhalten.

Tipp 2: Individuelle Zeiterfassung für mehr Flexibilität

Wie bereits erwähnt, ist die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden ein entscheidender Teil eines Unternehmens. Dabei kommt es sowohl Arbeitnehmer*innen als auch Arbeitgeber*innen zugute, auf möglichst flexible Modelle zurückzugreifen.

Mit Tools zur individuellen Zeiterfassung, wie sie das HQ anbietet, könnt Ihr exakt und selbst festhalten, wie viel Zeit Ihr  für eine bestimmte Aufgabe benötigt. Durch diese unterschiedlichen Erfassungsarten könnt Ihr am Ende eines Projekts beispielsweise auch dem entsprechenden Kunden genau zeigen, wie sich die jeweiligen Kosten für die Abrechnung berechnen.

Zudem erhaltet Ihr am Monatsende dadurch automatisch Auskunft über Abwesenheiten und Anwesenheiten der Beschäftigten und Ihr könnt erfasste Stunden dementsprechend abrechnen. Vor allem, wenn sich Euer Personal überwiegend im Homeoffice befindet, bieten solche Softwares eine praktische Lösung, um den Überblick zu behalten.

Tipp 3: Passende Abrechnungsform festlegen

Es ist hilfreich, wenn Ihr Euch in Eurer Agentur auf bestimmte Rechnungsformen einigt. Diese könnt Ihr dann anschließend im System festhalten und Abrechnungsprozesse deutlich erleichtern. So könnt Ihr innerhalb eines Projekts schneller entscheiden, was wie abgerechnet wird. Zudem kann die Abrechnung so auch für den Kunden transparent gestaltet werden.

Tipp 4: Mischmodelle nutzen für individuelle Rechnungsformen

Ebenso kann eine gewisse Flexibilität innerhalb der Abrechnungsprozesse dazu beitragen, besser auf individuelle Kundenwünsche einzugehen. Durch Mischmodelle könnt Ihr einzelne Bereiche innerhalb eines Projekts beispielsweise separat eintragen und berechnen. Euch bietet dadurch die 

Möglichkeit, individuelle Preisberechnungen aufzustellen und auch spezielle Rechnungsformen anzubieten. 

Tipp 5: Genaue Finanz- und Umsatzplanung vornehmen

Um am Ende die Ziele zu erreichen, die Ihr anstrebt, ist eine effiziente Planung der Finanzen entscheidend. Vor allem, wenn es stets Projekte gibt, die umgesetzt und angegangen werden müssen. Gerade dann sollten am Ende keine unerwarteten Kosten auftauchen, die vorab nicht einkalkuliert waren. Eine exakte Finanz- und Umsatzplanung ist demnach essenziell.

Agentursoftwares können auch hier Großes bewirken: Die Finanzen und Umsätze lassen sich dabei realistisch aufstellen und zukunftsorientiert gestalten. Übersichtliche Grafiken veranschaulichen den aktuellen Stand und bieten Euch genaue Auswertungen von Verrechnungssätzen, erfassten Zeiten sowie Fremdkosten und mehr.

Tipp 6: Eine Software nutzen, die andere Tools integrieren kann

Achtet Ihr bei der Auswahl der neuen Software darauf, dass diese mit anderen Apps und Tools kompatibel ist, können Arbeitsabläufe in Eurer Agentur noch flüssiger gestaltet werden. So lassen sich beispielsweise Kontakte, Termine oder auch HR-Prozesse in die neue all-in-one Software integrieren. Langfristig wird Euer Arbeitsmanagement dadurch noch effizienter, da innerhalb der Abrechnungsprozesse und Projektplanung direkt alle Ressourcen einsehbar sind.

Tipp 7: Übersichtliche Ansichten gestalten für mehr Produktivität

Besteht ein Projekt aus vielen einzelnen Aufgaben, lohnt sich eine übersichtliche Darstellungsform. Diese sorgt für effizienteres Arbeiten und eine konstruktive Planung der jeweiligen Bereiche. Eine Möglichkeit bietet hier das HQ, indem Kanban Boards eine moderne Gesamtansicht bieten, die für jeden einfach zu nutzen ist.

Per Drag and Drop könnt Ihr einzelne Tasks in die nächste Spalte verschieben. Hierdurch lässt sich jeder Zeit der aktuelle Stand des Projekts ablesen und erfassen. Ebenfalls seht Ihr sofort, in welchem Gebiet noch weitere Kapazitäten nötig sind. Im Zweifelsfall kann das Projekt somit an den richtigen Stellen zusätzlich unterstützt und vorangetrieben werden. Ihr profitiert von reibungsloseren und produktiveren Arbeits- und Planungsabläufen.

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