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Lizenz

Warum viel Geld für neue Lizenzen ausgeben, wenn es deutlich preiswerter geht? So sind meist auch aktuelle Versionen von Standardsoftware gebraucht erhältlich. Auf diese Weise können Sie bis zu 50 Prozent sparen und Ihr IT-Budget entlasten. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie beim Kauf von Gebrauchtsoftware achten sollten.

 IT-Verantwortliche müssen Ressourcen für wichtige Digitalisierungsprojekte freischaufeln. Gleichzeitig darf aber auch der laufende Betrieb nicht zu kurz kommen. Wo kann man also sparen, ohne die Effizienz zu beeinträchtigen? Zum Beispiel, indem man beim nächsten Softwarekauf auf gebrauchte statt auf neue Lizenzen setzt. Was viele Unternehmen nicht wissen: Auch aktuelle Versionen sind auf dem Gebrauchtmarkt erhältlich – zum deutlich günstigeren Preis. Grundsätzlich sind mit Gebrauchtsoftware Ersparnisse zwischen 20 und 50 Prozent im Vergleich zum Neukauf möglich. Noch preiswerter wird es sogar, wenn Sie sich für eine Vorgängerversion entscheiden. Gebrauchte Lizenzen lohnen sich für Unternehmen und Behörden aller Größen. Um sie rechtssicher und kostengünstig einzusetzen, sollten Verantwortliche die folgenden drei Schritte beachten.

1. Stellen Sie Ihren tatsächlichen Bedarf fest

Benötigen Ihre Mitarbeiter wirklich das neue Office 2019? Die Hersteller werben zwar immer mit ihren innovativen Entwicklungen – in der Praxis nutzen viele Anwender aber nur einen Bruchteil des riesigen Funktionsumfangs. Meist reicht auch die Vorgängerversion völlig aus, um den tatsächlichen Bedarf zu decken und die alltägliche Arbeit zu bewältigen. In manchen Fällen sind Unternehmen und Behörden sogar gezielt auf eine ältere Softwareversion angewiesen, weil es sonst zu Kompatibilitätsproblemen mit bestehenden Fachanwendungen kommen würde. Ein wesentlicher Vorteil auf dem Gebrauchtmarkt ist: Sie können genau die Lizenzen erwerben, die Sie benötigen. Ganz anders dagegen beim Neukauf, denn die Hersteller bieten nur jeweils die aktuelle Version an. Wer ein Office 2016 will, muss dann eine teurere Office-2019-Lizenz kaufen, nur um anschließend zu downgraden.

2. Beachten Sie rechtliche Grundlagen

Der Handel mit Gebrauchtsoftware ist vollkommen legal. Das haben höchstrichterliche Urteile geregelt. Er basiert auf dem sogenannten Erschöpfungsgrundsatz des Urheberrechts. Dieser besagt, dass sich das alleinige Verbreitungsrecht des Herstellers mit Ausnahme des Mietrechts erschöpft hat, sobald eine Lizenz erstmalig mit seiner Zustimmung verkauft wurde. Anschließend hat beziehungsweise soll der Hersteller (laut EuGH-Urteil) keinen direkten Einfluss mehr auf die weiteren Besitzverhältnisse haben – und zwar unabhängig davon, ob der Käufer die Software via Download oder auf einem Datenträger erworben hat. Auch ursprünglich gewährte Mengenrabatte oder Sonderkondiktionen beeinträchtigen dieses Weiterverkaufsrecht nicht.

Es gibt jedoch einige wichtige Voraussetzungen, damit der Erschöpfungsgrundsatz greift. So muss die Lizenz ursprünglich mit Zustimmung des Herstellers im Gebiet der EU oder eines Vertragsstaates des europäischen Wirtschaftsraums in den Handel gebracht worden sein. Der Erst-Käufer muss dafür ein Entgelt gezahlt haben, das es dem Rechteinhaber ermöglicht, eine angemessene Vergütung zu erzielen. Außerdem muss der Erst-Käufer berechtigt gewesen sein, die Software sowie etwaige Verbesserungen und Aktualisierungen unbefristet zu nutzen. Nach dem Verkauf darf er sie nicht weiterverwenden und muss eventuelle Kopien unbrauchbar gemacht haben.

Der Kauf von Gebrauchtsoftware ist also erst zu hundert Prozent korrekt, wenn alle rechtlichen Bestimmungen erfüllt sind. Hinzu kommen noch komplexe Lizenzbestimmungen der Hersteller, welche sogar Experten kaum bis ins letzte Detail durchdringen können. Alle Voraussetzungen und Bestimmungen im Blick zu haben und sich auf diese Weise Sicherheit zu verschaffen, fällt vielen Verantwortlichen in Behörden und Unternehmen daher verständlicherweise schwer.

3. Vertrauen Sie auf die Expertise eines erfahrenen Gebrauchtsoftware-Händlers

Ein fachkundiger Händler übernimmt für Unternehmen die Überprüfung der Lieferkette und garantiert Rechtssicherheit. Er kennt die gesetzlichen Vorgaben sowie die umfangreichen Lizenzbestimmungen der Hersteller genau und stellt somit sicher, dass die gehandelten Lizenzen rechtlich einwandfrei sind. Dafür übernimmt er die volle Verantwortung und bietet seinen Kunden – obwohl rechtlich nicht notwendig – eine Haftungsfreistellung. Eine Vermögensschadenhaftpflicht und vorgangsbezogene Testate eines Wirtschaftsprüfers schaffen zusätzliche Sicherheit. Achten Sie also auf solche Dokumente. Generell ist es empfehlenswert, einen Händler zu wählen, der neben seiner Expertise nachweislich über Kooperationen mit Herstellern verfügt und Großunternehmen oder Behörden zu seinen Kunden zählt. So ist die Chance groß, dass er makellos arbeitet. Zudem sollte er über ausgeklügelte Dokumentationsmechanismen verfügen, wie ein revisionssicheres und performantes Warenwirtschaftssystem. Vorsicht ist dagegen geboten, wenn Ihnen jemand lediglich einen Lizenz-Key anbieten möchte – dieser allein stellt keine Lizenzierung dar, sondern dient nur dazu, eine Lizenz zu aktivieren. Käufer sollten daher genau lesen, was sie im Zuge einer Lieferung erhalten und im Zweifel nachfragen.

An der richtigen Stelle sparen und investieren

Standardsoftware gebraucht zu kaufen ist eine gute Möglichkeit, um beispielsweise mehr Ressourcen für Digitalisierungs-Projekte freizuschaufeln. Denn diese tragen sicherlich mehr zum Geschäftserfolg bei als die neuesten Features. Wer Lizenzen genau auf den tatsächlichen Bedarf abstimmt, kann viel sparen. Dabei empfiehlt es sich, mit einem besonders erfahrenen Händler zusammenzuarbeiten. So sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite und können sich ganz auf Ihre Kernaufgabe konzentrieren: mit einer effizienten, bedarfsgerechten IT die Zukunft des Unternehmens zu sichern.
 

Andreas E. Thyen, Präsident des Verwaltungsrats
Andreas E. Thyen
Präsident des Verwaltungsrats, LizenzDirekt AG
Andreas E. Thyen ist Präsident des Verwaltungsrats der LizenzDirekt AG und bereits seit über 11 Jahren in führenden Positionen auf dem Gebrauchtsoftware-Markt tätig. Schwerpunkt seiner Tätigkeit war insbesondere die Klärung rechtlicher Fragestellungen. Er ist zudem ausgewiesener Experte für den Einsatz von gebrauchten Software-Lizenzen im Behördenmarkt. 
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