Cloud Expo Europe
28.11.17 - 29.11.17
In Frankfurt

Data Centre World
28.11.17 - 29.11.17
In Frankfurt

IT-Tage 2017
11.12.17 - 14.12.17
In Frankfurt, Messe Kap Europa

Net.Law.S 2018
20.02.18 - 21.02.18
In Nürnberg, Messezentrum

CESIS 2018
20.02.18 - 21.02.18
In München

Top mit GoldGenauso wie es wichtig ist, dass jeder einzelne Mensch im Leben sein Leistungsvermögen wirkungsvoll einsetzen kann, ist es auch für ein Unternehmen erfolgsentscheidend, ob es sein Potential erkennt und im Markt entfalten kann. Entscheidend dafür ist es Veränderungsprozesse erfolgreich zu gestalten, indem diese zunächst initiiert und dann kontinuierlich optimiert werden. 

Um ein optimales Wachstum zu garantieren, müssen vor allem die Mitarbeiter mitgenommen werden. Das Ziel: Ein nachhaltig florierendes Unternehmen – vielleicht ja sogar ein Topf voller Gold...

Ein zentraler Aspekt in Sachen Veränderungen stellt in Unternehmen das Projektgeschäft dar. Gerade hier ergeben sich oft Probleme, die Unternehmensführung wie Projektverantwortliche bis hin zu jedem einzelnen Mitarbeiter täglich vor enorme Herausforderungen stellen. Nicht nur intern, sondern vor allem auch extern, wenn gegenüber Kunden Zusagen nicht eingehalten werden können, weil Abläufe im Unternehmen nicht stimmen, Prioritäten nicht richtig vergeben sind oder ganz einfach Ressourcen fehlen. Viele Unternehmen stellen sich dann die Frage: Lohnt sich die Investition in Systeme und Methoden, die unser Projektmanagement verbessern? Und wie können wir – neben dem Tagesgeschäft – auch diese Veränderung noch erfolgreich stemmen?

Projects That Flow

Projektmanagement und Veränderungsinitiativen haben eines gemeinsam: Sie lassen sich nur strategisch und strukturiert zum Erfolg führen. Projects the Flow (PtF) als Weiterentwicklung von Critical Chain Projektmanagement (CCPM) stellt im vorliegenden Artikel ein Beispiel dar, an dem aufgezeigt werden soll, wie Veränderungsinitiativen anhand einer Change-Matrix mit vier Aspekten dahingehend überprüft werden können, ob diese für das eigene Unternehmen geeignet und sinnvoll sind.

Die vier Aspekte einer Veränderung

Oftmals sind den Managern die Vorteile einer Veränderung, im vorliegenden Beispiel von Projects the Flow, bewusst – sonst würden sie die Veränderung nicht vorantreiben. Aber wie sieht es mit den restlichen Aspekten – beispielsweise hinsichtlich der notwendigen Investition – aus?

  1. Die möglichen positiven Ergebnisse einer Investition in Projects the Flow (Der „Topf voller Gold“).
  2. Die potenziellen Hindernisse und Risiken der Investition (Die „Krücken“).
  3. Die positiven Punkte, falls wir NICHT investieren (Die „Meerjungfrau“, die wir nicht aufgeben wollen).
  4. Die Risiken, die uns drohen, falls wir NICHT investieren (Das „Krokodil“, das schon gefährlich nahe ist).

Change-Matrix

Bild: Change-Matrix mit Symbolerklärung

Der Topf voller Gold

Unternehmen, die nach Projects the Flow arbeiten, berichten häufig unter anderem von folgenden positiven Veränderungen:

  • Projekte, vor allem in Multiprojektumgebungen, werden viel schneller abgeschlossen (25 % bis 50 % kürzere Laufzeiten), ohne Abstriche an Qualität und mit demselben Budget.
  • Projekte werden viel öfter fristgerecht abgeschlossen (> 90 % der Projekte halten Fälligkeitstermin ein). Die wenigen Projekte, die immer noch zu spät abgeschlossen werden, verspäten sich nur noch geringfügig im Vergleich zur Ausgangssituation.
  • Das Unternehmen kann mehr Projekte (25 %-50 % im Vergleich zur jetzigen Situation) mit den gleichen Ressourcen abschließen.
  • Mitarbeiter sind motivierter, die Unternehmenskultur verbessert sich und die Harmonie im Unternehmen steigt dramatisch.
  • Das Unternehmen kann (sofern das Management dies anstrebt) die neu erworbene Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und Fähigkeit zur Transformation nutzen, einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil aufzubauen.

Unternehmen sollten also genau quantifizieren, wie viel Gewinn ihr Unternehmen erwirtschaften kann, wenn es in der Lage ist, 25 % - 50 % mehr Projekte mit den gleichen Ressourcen abzuschließen und diese auch an Kunden zu verkaufen. Wird zusätzlich die Höhe der Vertragsstrafen ermittelt, die sich einsparen lassen, wenn mehr als 90 % der Projekte termingerecht abgeschlossen werden und sich die restlichen Projekte nur geringfügig verspäten, ist der AHA-Effekt in den Unternehmen meist groß. Sinnvoll ist es im nächsten Schritte, die Kosten und Risiken der Implementierung dem erwarteten Gewinnzuwachs gegenüberzustellen. Häufig zeigt sich dann, dass die Implementierungskosten bereits nach sehr kurzer Zeit amortisiert werden können. Aber nicht nur die Kosten der Veränderung werden in das Feld „Krücken“ eingetragen, sondern auch potentielle Risiken.

Die Krücken

Die Einführung von Projects the Flow erfordert mehrere Paradigmenwechsel. Jede dieser Paradigmenwechsel basiert auf gesundem Menschenverstand, jedoch sind sie der gängigen Praxis völlig entgegengesetzt. Daher werden die betroffenen Mitarbeiter und Manager sich (zunächst) über die geplante Veränderung Sorgen machen bzw. kann es während der Veränderung (unbewusst) zu Widerständen kommen, da Altbewährtes in Frage gestellt wird. Außerdem sollte man sich bewusst sein, dass durch Projects the Flow die Arbeit nicht verschwindet, sondern nur besser organisiert, sequenziert und synchronisiert wird. Oftmals äußern Mitarbeiter Bedenken – nämlich dann, wenn ihr Unternehmen sich entschieden hat, Projects the Flow einzuführen, aber ohne zu erklären, wie es genau funktioniert. Und oft stellt sich heraus, dass diese Bedenken auf Missverständnissen beruhen – werden sie nicht ausgeräumt, kann dies zu erheblichem Widerstand bei der geplanten Implementierung führen. In folgender Tabelle sind diese aufgelistet. Unternehmen sollten deshalb bereits vor Einführung der neuen Projektmanagement-Methode, den Mitarbeitern die Grundlagen von CCPM/Projects the Flow vermitteln sowie Missverständnisse direkt ansprechen und aufklären. 

Bedenken der Mitarbeiter

Missverständnis/ falsche Annahme der MitarbeiterAufklärung des Missverständnisses bzw. Injektion (Lösungsidee)

Projekte sollen jetzt noch schneller abgeschlossen werden und gleichzeitig sollen wir noch mehr Projekte bearbeiten! Ich schaffe meine Arbeit jetzt schon nicht! Meine Leistungskennzahlen sind in Gefahr!

Mitarbeiter glauben fälschlicherweise, dass sie mehr leisten müssen als vorher, damit mehr Projekte schneller abgeschlossen werden können. Sie wissen nicht, dass im Moment sehr viel Zeit durch Multitasking, Desynchronisation, Studentensyndrom und versteckte Zeitpuffer verschwendet wird.

Mitarbeiter die jetzige Zeitverschwendung und das immense Einsparpotenzial anhand von praxisnahen Simulationen vor Augen führen. Hervorheben, dass in der ersten Phase Projekte eingefroren werden, d.h. erst einmal viel weniger Projekte gleichzeitig bearbeiten werden müssen als vorher. Erklären, dass der neue Fokus auf der schnellstmöglichen Abarbeitung von Aufgaben liegt, damit der Flow der Projekte nicht unterbrochen wird. Alte Leistungskennzahlen werden entsprechend angepasst.

Die Anzahl meiner Aufgaben wird um 50% gesenkt. Meine Leistungskennzahlen sind in Gefahr!

Mitarbeiter glauben fälschlicherweise, dass sie weniger arbeiten werden, da 50% der laufenden Projekte eingefroren werden. 

Mitarbeitern erklären, dass sie zukünftig an wenigen Projekten und immer nur an einer Aufgabe (Singletasking statt Multitasking) aber dafür synchron und ohne individuelle Zeitpuffer arbeiten und dadurch mehr statt weniger leisten und dass alte Leistungskennzahlen entsprechend angepasst werden. 

Wenn wir mehr mit den gleichen Ressourcen leisten, könnte das Management ent-scheiden, das gleiche mit weniger Ressourcen zu leisten. Mein Job ist in Gefahr!

Mitarbeiter glauben fälschlicherweise, dass das Unternehmen nicht in der Lage ist mehr Projektaufträge zu erhalten und daher Ressourcen kürzen wird.

Management garantiert seinen Mitarbeitern, dass niemand entlassen wird und dass die freigewordenen Ressourcen dafür genutzt werden, mehr Projekte zu bearbeiten. Das Unternehmen baut einen bedeutenden Wettbewerbsvorsprung auf, indem es seine neue Fähigkeit, Projekte schneller abzuschließen, intensiv vermarktet und dadurch mehr Projektaufträge erhält.

Die Investition von Zeit und Geld in CCPM/Projects that Flow ist sehr groß. Wir benötigen neue Software und Berater. Die Lernkurve ist sehr lang.

Mitarbeiter überschätzen die nötigen Ressourcen und unterschätzen den zusätzlichen Gewinn der erzielt werden wird.

Das Management zeigt, dass die Kosten durch zusätzlichen Gewinn sehr schnell amortisiert werden. Nachdem die Mitarbeiter die Grundlagen von CCPM/Projects that Flow gelernt haben, sollten sie erkennen, dass die PM Methode auf gesunden Menschenverstand beruht und sehr leicht und schnell erlernbar ist.

Projektmitglieder werden sich nicht an die neuen Spielregeln halten (Grabenkämpfe, Kampf um Ressourcen wird weitergehen).

Mitarbeiter glauben, Menschen sind schlecht, da sie unter den Grabenkämpfen und Kampf um Ressourcen der letzten Jahre gelitten haben. Sie verstehen nicht, dass das alte PM System die Mitarbeiter zu diesen verwerflichen Verhaltensweisen gezwungen hatte.

Management macht deutlich, dass Menschen im Grunde gut sind und dass die neue PM Methode die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen fördern wird (Unternehmensoptimierung statt Bereichsoptimierung). Management erklärt, warum sich die Unternehmenskultur, Harmonie im Unternehmen und Motivation der Mitarbeiter automatisch verbessern wird.

Tabelle: Typische Missverständnisse und ihre Aufklärung

Aber nicht nur Missverständnisse und befürchtete Risiken führen zu Widerständen gegen eine geplante Veränderung. Auch liebgewonnene Gewohnheiten, sogenannte Meerjungfrauen, werden selten ohne Protest aufgegeben.

Die Meerjungfrau

  • Führungskräfte und Mitarbeiter glauben, dass die jetzige Geschäftsumwelt in Ordnung ist?
  • Die Mitarbeiter sind mit den aktuellen Prozessen vertraut, alles läuft (anscheinend) reibungslos?
  • Unternehmen und Kunden sind mit dem jetzigen Prozess zufrieden (da sie nicht wissen wie viel besser dieser sein könnte)?
  • Die Erwartungen der Kunden und Manager des Unternehmens werden trotz suboptimalem Projektmanagement erfüllt?

Wenn dies so ist und Unternehmen mit den erzielten Ergebnissen zufrieden sind, dann ist die Bereitschaft zur Veränderung gering. Es sei denn, es kann aufgezeigt werden, dass die positiven Ergebnisse (Goldschatz) sehr groß sind, die Risiken (Krücken) vergleichsweise klein und eine Gefahr für die Existenz des Unternehmens besteht (Krokodil), wenn es sein Projektmanagement nicht optimiert. Wenn das Unternehmen kaum positive Ergebnisse durch Projects that Flow erzielen wird, die Risiken überproportional groß sind und die Existenz des Unternehmens nicht gefährdet ist, wird KEIN Unternehmen in was auch immer investieren. Mit aller Wahrscheinlichkeit würde die Implementierung versanden und wertvolle Ressourcen verschwendet werden, die für andere wichtigere Tätigkeiten fehlen. Die Situation des Unternehmens würde sich verschlechtern.

Das Krokodil

Oftmals ist den Unternehmen die Gefahr, in der sie sich aufgrund des suboptimalen Projektmanagements befinden, gar nicht bewusst. Sie leiden unter folgenden (sehr bissigen) Krokodilen:

  • Kunden drohen, zur Konkurrenz zu wechseln, weil Projektlaufzeiten zu lang sind oder Projekte oft verspätet fertig gestellt werden (hohe Unzuverlässigkeit).
  • Interne Projekte sind unattraktiv, weil die Projektkosten aufgrund langer Projektlaufzeiten und finanziellen Puffern, die unnötig aufgebraucht werden, zu hoch sind. Potenziell attraktive Projekte werden nicht durchgeführt.
  • Innovationen und Produktentwicklungen dauern zu lange und beanspruchen zu viele Ressourcen. Die Konkurrenz wird bald überholen!
  • Wettbewerber, die CCPM oder Projects that Flow eingeführt haben, können einen bedeutenden Wettbewerbsvorsprung aufbauen und das Unternehmen bedrängen.
  • Der Vertrieb erlebt einen starken Druck auf Preise oder Lieferzeiten, Gewinnmargen und Zuverlässigkeit drohen zu sinken.
  • Unternehmen müssen ihre Krokodile ganz genau im Auge behalten. Wenn diese wachsen und (noch) aggressiver werden, besteht dringender Handlungsbedarf!

Veränderungen stehen an der Tagesordnung – nicht nur im Projektmanagement eines Unternehmens, sondern in fast allen Bereichen. Gute Chancen also auch, sich hier durch ein gutes Vorgehen vom Wettbewerb abzuheben. Vorausgesetzt es gelingt, die Krücken abzuwerfen und das Krokodil zu bändigen, um die Meerjungfrau zu bewundern, um sich dann tatkräftig und umsetzungsstark auf den Topf voller Gold zu konzentrieren. Eine zunehmende Gewinnsteigerung hat schließlich noch keinem Unternehmen geschadet!

Claudia Simon und Uwe TechtClaudia Simon (links) ist Geschäftsführerin der VISTEM GmbH & Co. KG und Spezialistin für die Potentialerschließung durch konsequente Umsetzung der engpassorientierten Unternehmensführung.

Uwe Techt (rechts) ist Geschäftsführer der VISTEM GmbH & Co. KG und gilt als Vorreiter im deutschsprachigen Raum für die Nutzung der Theory of Constraints (TOC) und des Critical Chain Projektmanagements. 

www.vistem.eu
 

Frische IT-News gefällig?
IT Newsletter Hier bestellen:

Newsletter IT-Management
Strategien verfeinert mit profunden Beiträgen und frischen Analysen

Newsletter IT-Security
Pikante Fachartikel gewürzt mit Shortnews in Whitepaper-Bouquet