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SparschweinAufgrund ihrer Komplexität sind IT-Projekte im Vorfeld oftmals nur sehr schwierig einzuschätzen. Doch Fehleinschätzungen bei Projektlaufzeiten und Projektaufwand bezahlen Unternehmen mit barer Münze. 

Jedes Jahr könnten Unternehmen mehrere Millionen Euro – je nach Projektgröße und Anzahl der IT-Projekte im Jahr– einsparen, würden sie teure Projektfehlplanungen umgehen. Eine spezielle Aufwandabschätzung-Methodologie und -Software macht genau das jetzt möglich und setzt so enorme finanzielle Ressourcen frei.

Für viele Unternehmen ist die IT mehr als nur ein Mittel zur Steigerung der Produktivität. Bei Telekommunikationsunternehmen, Banken und Versicherungen (zum Beispiel) spielt sie als Enabler des Business Modells eine tragende Rolle. Laufen dann ausgerechnet hier Projekte aus dem Ruder, kann das weitreichende wirtschaftliche Konsequenzen für das Unternehmen zur Folge haben.

Komplexität von IT-Projekten erschwert Aufwandsabschätzung

Verschiedene Einflussfaktoren wie Unternehmenskultur und -struktur, IT-Strategie sowie technische und zwischenmenschliche Belange, machen IT-Projekte zu einer komplexen Herausforderung. Immens schwierig ist dabei die Aufwandsschätzung für große Projekte, denn häufig verläuft schon die interne Kommunikation der einzelnen Fachabteilungen untereinander problematisch. Anforderungen sind nicht exakt definiert und die Schätzungen besonders im Bereich Softwaretest basieren größtenteils auf Erfahrung und einem vagen Bauchgefühl anstatt auf exakten Fakten. Um mögliche Risiken auszuschließen, wird dabei oft höher geschätzt als nötig oder Projekte mit zu niedrigen Kostenprognosen angestoßen. So liegen die Schätzungen meistens weit neben dem tatsächlichen benötigten Betrag und führen zu großen Problemen. Denn Fehleinschätzungen bedeuten immer einen immensen finanziellen Verlust, egal ob der Betrag nun zu hoch oder zu niedrig geschätzt wurde. Ist die Summe zu hoch, fehlt das Geld an anderer Stelle im Unternehmen, ist der Schätzbetrag zu niedrig, muss Geld von anderen Projekten abgezweigt werden. Im schlimmsten Falle kann sogar ein Projektstopp drohen. Das zeigt deutlich: Voraussetzung für ein erfolgreich umgesetztes Projekt ist eine realistische Aufwandsabschätzung, die dabei hilft, das Risiko einer Fehleinschätzung auf ein Minimum zu reduzieren.

Perspective Estimation

Bild: Das Tool Perspective Estimation bietet eine detaillierte und exakte Schätzmethodologie, mit der sogar Risiko und Uplift testfall- bzw. –artefaktgenau abgeschätzt werden können.

Analyse-Software statt Bauchgefühl

Mussten sich Experten bislang bei der Aufwandsabschätzung vor allem auf Erfahrungswerte und ihre Intuition verlassen, ermöglicht nunmehr eine innovative Analyse-Software eine exakte und realistische Aufwandsabschätzung. Auf Basis von neuesten Web-Technologien liefert das von der ProArchCon GmbH entwickelte Tool Perspective Estimation eine detaillierte und exakte Schätzmethodologie, mit der sogar Risiko und Uplift testfall- bzw. –artefaktgenau abgeschätzt werden können. Da die meisten Probleme typischerweise in der Schätzung der Qualitätssicherung auftauchen, bezieht sich die jetzige Software-Version (2.0) ausschließlich auf die Software-Tests. Die nachfolgenden Versionen werden voraussichtlich zusätzlich Design und Development (Version 3.0) sowie Management (Version 4.0) umfassen. Bereits das Tool in seiner aktuellen Version sorgt für eine realistische Aufwandsschätzung bei transparenter, absoluter Nachvollziehbarkeit aller Testfälle und Artefakten. Damit unterstützt die Software eine exakte Budgetplanung und ermöglicht jederzeit klar nachvollziehbar die Beantwortung der zentralen Fragen, beispielsweise welche finanzielle Summe wofür und welche Zeit wann aufgewendet werden muss. Testexperten können mit der Software die Testfälle bis auf 15 Minuten genau abschätzen. Um unnötige Tests zu vermeiden, können mehrere Testfälle in Testszenarien gebündelt werden. Dafür werden gleichzeitig zur Testfallabschätzung von den Projektleitern exakte Funktionsversprechen der Anwendung definiert, sogenannte Quality Statements, welchen dann Testfälle zugeordnet werden. Danach wird ein Testprojekt erstellt und die Quality Statements ausgewählt, die damit abgesichert werden sollen.

Projektfehlplanungen sind passé

Um in Erfahrung zu bringen, was genau getestet wird, kann man das entsprechende Quality Statement abrufen. Indem man die entsprechenden Testfälle anklickt, wird angezeigt, wie viel Budget und Zeit aufgewendet wurde. Die Software erlaubt mehrere konkurrierende Schätzungen für das gleiche Projekt zur selben Zeit. Auch Schätzungen zum gewünschten Budget sind möglich. Anders als vergleichbare Konkurrenztechnologien (z.B. Function Point Analyse), die nur eine abstrahierte Schätzung liefern, erstellt Perspective Estimation eine detaillierte Schätzung und ist damit die einzige Analyse-Software, die eine solide Methode mit nur einem Tool verbindet.

Fazit: Geld, das in Analyse-Software zur Aufwandsabschätzung investiert wird, hat sich schnell amortisiert, da die für die IT eingeplanten finanziellen Ressourcen effizienter genutzt werden können und so das Unternehmen mehr Projekte stemmen kann – und zwar für das gleiche Budget. Indem die Software klare, nachvollziehbare Fakten zur Aufwandsschätzung liefert, fördert sie zudem die Kommunikation und das Verständnis zwischen Projektverantwortlichen und den Stakeholdern. Kurzum: Das Analyse-Tool hilft, aus dem IT-Budget mehr herauszuholen und zugleich bessere Entscheidungen zu treffen, steigert so Produktivität und Umsätze – und ist damit ein echter Money-Maker.

Eva Günzler
Eva Günzler

 

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