Trotz Digitalisierung: Gedruckte Dokumente nicht aus dem Arbeitsalltag wegzudenken

Der Grad der Digitalisierung hat in den vergangenen beiden Jahren drastisch zugenommen. Hybride Arbeitsmodelle machen es mehr denn je notwendig Unterlagen und Daten jederzeit und von unterschiedlichen Orten abrufen zu können. Eine enorme Aufgabe für die IT-Abteilungen in den Unternehmen.

Und trotzdem: Der Absatz an Office Druckern und vor allem Multifunktionsgeräten stieg zuletzt laut Zahlen von IDC mit elf Prozent im dritten Quartal 2022 deutlich an. Demnach wurden im letzten Jahr in Deutschland  3.6 Millionen Drucker verkauft. Dabei investieren nicht nur Verbraucher in Drucker und Multifunktionsgeräte für ihr Home-Office – die Zahl der Ausschreibungen komplette Unternehmenslösungen inklusive Workflowmanagement hat zuletzt wieder deutlich zugenommen. 

Die Botschaft ist eindeutig: Drucker und Multifunktionsgeräte gehören essenziell in eine funktionierende Büroumgebung. Doch was drucken Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen? Welche Funktionen nutzen sie am häufigsten und was sagen sie zum papierlosen Büro? Eine Studie von YouGov im Auftrag von HP gibt Antworten auf diese und weitere Fragen rund um das Drucken. 

Drucken ist und bleibt weiterhin notwendig

In den meisten Unternehmen wird regelmäßig gedruckt: Insgesamt 83 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass Drucken ihre Arbeit erleichtert. Gedruckt wird eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente – von Informationsmaterialien wie Präsentationen, Unterlagen zur Vorbereitung von Meetings oder Hintergrundinformationen zu Produkten oder Services (35 Prozent), Verträgen und rechtlichen Dokumenten (ebenfalls jeweils 35 Prozent) über allgemeine Korrespondenz, Lieferscheine, Rechnungen (jeweils 28 Prozent) bis hin zu Einsatzplänen bzw. Planungsübersichten (24 Prozent). 

Ein Punkt, den viele der Befragten anführten, warum sie Dokumente ausdrucken, war die zusätzliche Sicherheit. Versagt das Notebook bei einer Präsentation, können Anwender auf Basis des Ausdrucks weiter präsentieren. Für mehr als jeden zweiten Studienteilnehmer ist dies ein wichtiger Grund, nicht auf ausgedruckte Papiere zu verzichten. Insbesondere um in der Vorbereitung und bei wichtigen Projekten (42 Prozent), strukturierter zu sein.

Für die überwiegende Mehrheit (83 Prozent) sind Drucker wesentlich, und erleichtern ihnen die Arbeit oder helfen dabei, sie effizienter zu gestaltet. Drucken gehört zum Arbeitsalltag – jeder zweite Mitarbeiter gibt an, mehrmals täglich Dokumente auszudrucken. Sicher etwas überraschend: Die 18-24-Jährigen drucken am meisten (58 Prozent der Befragten). Dabei handelt es sich meistens um bis zu zehn Seiten (60 Prozent). Jeder vierte gibt sogar an, pro Auftrag bis zu 25 Seiten zu drucken. 

Mitarbeiter nutzen regelmäßig weitere Funktionen

Hinzu kommt die Bedeutung von modernen Multifunktionsdruckern in der Digitalisierung. Durch leistungsstarke Scaneinheiten und die Anbindung an integrierte Workflowmanagementlösungen – beispielsweise per App – haben Multifunktionsgeräte einen festen Platz in der Digitalisierungsstrategie der meisten Unternehmen. Das unterstreicht auch die Studie: 

70 Prozent der Studienteilnehmer gaben an regelmäßig mit dem Drucker zu scannen. Dicht gefolgt vom Kopieren mit 68 Prozent. Sicher eine Besonderheit für den deutschen Druckermarkt – immerhin jeder fünfte Nutzer kann auf die Fax-Funktion in seinem Arbeitsalltag nicht verzichten (21 Prozent). Dabei faxt die „digitale Generation“ der 18-24-Jährigen am häufigsten (26 Prozent). Gleichzeitig setzt diese Altersgruppe besonders häufig auf Dokumentenmanagement, um Arbeitsprozesse zu automatisieren und zu beschleunigen: 37 Prozent nutzen diese Funktion. Der Durchschnitt liegt bei 30 Prozent. 

Für Unternehmen ist deshalb bei der Wahl der Drucker wichtig, dass er nicht nur über unterschiedliche Funktionen wie Scannen oder Kopieren verfügt. Auch Workflow- und Dokumentenmanagement sind gefragt, da sie Arbeitsabläufe automatisieren und damit effizienter sowie einfacher gestalten. Mit einer höheren Digitalisierung steigt aber auch der Bedarf an integrierten Sicherheitslösungen. Viele Unternehmen haben Drucker über Jahre als eher „dumme“ Geräte angesehen und realisieren erst langsam, dass Multifunktionsgeräte ebenso vernetzt sind wie Notebooks oder Server – und daher auch entsprechend geschützt werden müssen. Dies lässt sich zum einen durch in das Gerät ab Werk integrierte Sicherheitsmaßnahmen erreichen und schützt vor Cyber-Angriffen. Aber auch vertrauliche Dokumente selbst lassen sich durch Eingeben eines PIN-Codes oder einer Magnetkarte absichern: Der Druck wird dann erst gestartet, wenn beispielsweise die PIN eingegeben wird. Vergessene Dokumente im Ausgabeschacht gehören dann der Vergangenheit an. 

Nachhaltigkeit: ein wichtiges Entscheidungskriterium

Ebenfalls zunehmend wichtig – auch für die Auswahl des IT-Equipments – ist das Thema Nachhaltigkeit. Zwei Trends unterstützen diese Entwicklung. Einerseits geben sich Unternehmen selbst mehr denn je konkrete Nachhaltigkeitsziele. Nachhaltigkeit wird so ein wesentlicher Bestandteil von Investitionsentscheidungen. Aber auch beim Wettstreit um die besten Talente ist Nachhaltigkeit ein Entscheidungskriterium. 80 Prozent der Befragten geben die ernsthafte Auseinandersetzung mit Fragen der Nachhaltigkeit als wichtiges Kriterium für die Wahl des Arbeitgebers an. Beim Drucken geht es um umweltfreundliche Verbrauchsmaterialien, Papier aus nachhaltiger Wiederaufforstung, die Reparierbarkeit, Einsatz von recycelten Materialien und natürlich den Energieverbrauch. 

Insgesamt kristallisieren sich diese Ergebnisse heraus: Drucken ist weiterhin ein wichtiger Bestandteil der Arbeit (64 Prozent) und das papierlose Büro halten 67 Prozent der Befragten für eine Illusion, die sich nicht in die Realität umsetzen lassen wird. Immer häufiger setzen Unternehmen bei der Auswahl ihrer Technologien das Thema Nachhaltigkeit auf die Liste der Entscheidungskriterien. Hersteller, die über entsprechende Programme verfügen und beispielsweise ihre Produkte recyceln und wiederverwerten, sind hier bestens positioniert. Sie agieren nicht nur umweltfreundlich, sondern ermöglichen dies auch ihren Kunden.

Helge Alter, Country Category Manager Printing Germany & Austria, HP