Thought Leadership
BPM: Status und Vollständigkeit der Prozesse ermitteln
Im professionellen Prozessmanagement gibt es verschiedene Varianten, wie den Deming Cycle um Prozesse stetig zu beobachten und iterativ weiterzuentwickeln. Sollte ein solches Prozessmanagement nicht im Einsatz sein, wird eine Statusaufnahmeumso wichtiger. Bevor Prozesse neu implementiert werden, muss klar sein, welche Qualität sie haben. Für die optionale Auswahl von Lösungen und Partnern sind sie eine Grundlage. Eine unbemerkte Implementation von nicht den aktuellen Strategien entsprechenden Prozessen kann zu einem Schildbürgerstreich werden.
BPM: Prozesse optimieren
Die Prozesse bestimmen entscheidend mit bei dem Erfolg von Unternehmen. Effizienz, Kundenorientierung, Prozesskosten und Zufriedenheit der Stakeholder wirken auf den Geschäftserfolg. Wer möchte lange Durchlaufzeiten, veraltete oder ineffiziente Prozesse nutzen? Die Digitalisierung bietet Möglichkeiten, aber sie setzt auch Herausforderungen. Sowohl imWettbewerb, als auch in den Kosten kann die Prozessqualität einen entscheidenden Einfluss auf den gesamten Unternehmenserfolg nehmen.
Lösung oder Provider bestimmen
Teilweise stehen die Lösungen und Partner mit denen gearbeitet wird im Voraus fest. Teilweise müssen diese noch ergänzend oder komplett gesucht werden und es kann auch bei gesetzten Lösungen Sinn machen, eine Validierung mit den aktuellen Prozessen vorzunehmen. Bei einer vorherigen Prüfung muss etwas zum Prüfen vorhanden sein, denn PoC steht für Proof of Concept und nicht Proof ohne Concept. Die Evaluierung ist eine Entscheidungsgrundlage und kostet je nach Projekt teilweise beachtliche Ressourcen.
Prozesse implementieren
Die Phase der Implementierung kann klassisch, agil und gemischt verlaufen. Das liegt im Sinne der Projektstrategie. Man kann aber keine Menschen in ein Korsett zwingen was nicht passt. Wenn keine Kollegen mit einem agilen Mindset vorhanden sind gilt das wie umgekehrt.
Projektorganisation
Die Organisation des Projektes kann schon eine richtungsweisende Entscheidung für den Projekterfolg sein. Die führende Position für Prozesstransformationsprojekte wird teilweise vom Business, weil es den Bedarf hat und teilweise von der IT, weil es die Tools hat und stark in dieUmsetzung eingebunden ist, eingefordert. Um was geht es bei der Transformation? Doch eigentlich um den geschäftlichen Erfolg des Unternehmens und nicht um eine Fokussierung auf Tools. Damit rückt das Business auch in den Fokus. Die Rolle der IT wird durch sich schnell entwickelnde Trends und Möglichkeiten zu einem wichtigen Berater und Innovationsgeber.
Erst Tools auszuwählen und dann zu ergründen welche Prozesse man wie damit abbilden kann,könnte aber der risikoreichere Ansatz sein. Im Ergebnis ist ein Prozessmanagementprojekt mehr ein Organisationsprojekt, als ein IT- Projekt, denn Prozessveränderungen sind weit mehr als die reine IT Umsetzung. In einem Steuerungsgremium, wie dem Lenkungsausschuss, bieten sich beide Seiten, das Business und die Technik, an. Je höher die Managementebene ist, desto weiter wird die Distanz zur operativen Durchführung. Wie beispielsweise in Prince2 beschrieben, kann eine Projektsicherung das Management bei der Qualitätssicherung des Projektes entscheidend unterstützen. Hierfür kann eine interne oder externe Beratungsfunktion eingebunden werden, um das Management zu entlasten und zu beraten.
Die Projektberatung des Managements im Steuerungsgremium sollte durch von Stakeholdern und Projektergebnis unabhängigen Experten, die über Fachwissen auch unterhalb der Überschriftenebene verfügen, erfolgen. In der Beurteilung des Projektes ist dies ausgeprägte Praxiserfahrung und Methodenkompetenz statt Buzzword-Bingo. Weiterhin können je nach Projektsituation interne oder externe Kunden als Benutzervertreter und Lieferanten eine Hilfe im Steuerungsgremium darstellen.
Fazit
Es geht nicht um „das schönste Tool, sondern um den geschäftlichen Erfolg“, daher sollte dies auch in der Projektvorgehensweise ersichtlich sein. Eine Implementierung von Prozessen ohne Validierung der Qualität kann zu deutlich erhöhten Aufwänden bis zu einer Fehlinvestition führen. Gerade die fortschreitende Digitalisierung verdeutlicht dies. Wenn der Wettbewerb die kundenorientierteren Prozesse hat kann dies zu einem entscheidenden Wettbewerbsnachteil führen. Der Einsatz eines Projektportfoliomanagements hilft die richtigen Prozessprojekte zu erkennen und zu priorisieren. Projektmanagement hilft beim Unternehmenserfolg, daher ist eine Berücksichtigung als Teil der strategischen Unternehmensausrichtung sinnvoll.
Projektmanagement ist keine Arbeit für nebenbei. Dazu sind ausreichend und entsprechend qualifizierte Ressourcen notwendig. Professionelles Projektmanagement agil oder klassisch kann einen entscheidenden Mehrwert für ein Projekt darstellen. Auch Mischformen wie hybrides Projektmanagement können Projekte zum Erfolg führen. Man muss mit den Fähigkeiten des Teams arbeiten und nicht das Team in ein System zwängen, wenn es dazu noch nicht oder nicht mehr bereit ist. Die Veränderung ist nicht von heute auf morgen möglich, sondern braucht Zeit, den Willen und das Umfeld dazu. Große und wichtige Projekte sind kein „Jugend forscht“ Umfeld. Die Rolle der Projektsicherung kann entscheidend den Projekterfolg beeinflussen.
Wenn es zu Defiziten in der Qualität des Projektmanagements, einem falschen Projektvorgehensmodell, einer falschen Projektorganisationsform oder einer Gefährdung der Projektziele kommt muss derAuditor dem Management dies vor der Freigabe einer Projektphase mitteilen.
Martin Besemann (MBA), Berater und Projektmanager, (PMP, IPMA Level B, Prince2 Practioner/Agile)
