Kollaborationsfallen: Warum Unternehmen an der Tool-Auswahl scheitern

Die digitale Zusammenarbeit hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Während Unternehmen vor der Corona Pandemie vor allem auf E-Mails und gelegentliche Videokonferenzen gesetzt haben, ist die digitale Kollaboration inzwischen vielfältiger und effizienter geworden.

Dadurch haben sich für Unternehmen neue Möglichkeiten ergeben, Arbeitsplätze flexibler zu gestalten: Zum Beispiel durch die Option, Mitarbeitenden die Arbeit im Home Office oder von unterwegs aus zu ermöglichen. Doch wer denkt, hybride Arbeit sei ein Selbstläufer, der irrt sich. Denn die Infrastruktur und zur Verfügung gestellte Technik muss auf die neue Arbeitsform auch entsprechend zugeschnitten sein, sonst riskieren Unternehmen, sich bei ihrer digitalen Zusammenarbeit selbst zu sabotieren.

Tool-Overload – wenn Vielfalt überfordert

Eine aktuelle Umfrage* von Owl Labs, einem Technologieunternehmen für Videokonferenzlösungen, bestätigt, dass sich hybrid Arbeitende häufig mit dem sogenannten Tool-Overload konfrontiert sehen. Sie fühlen sich von der Menge der in ihrem Unternehmen verwendeten Kollaborationstools oft überfordert, klagen über technische Probleme und fühlen sich bei der Wahl der Tools in ihren Bedürfnissen übergangen. Knapp die Hälfte (48 Prozent) der Befragten gab beispielsweise an, mindestens einmal pro Monat mit IT-Problemen zu kämpfen. Ganze 17 Prozent haben sogar mehr als einmal pro Monat Probleme mit den ihnen zur Verfügung gestellten Tools. Vor allem Hybrid Mitarbeitende berichten besonders häufig von IT-Problemen (55 Prozent) und Tool-Overload (35 Prozent). Dabei ist eine reibungslos funktionierende Kommunikation unbedingt erforderlich, um einen einwandfreien Austausch über alle Unternehmensebenen zu gewährleisten und die Nähe zu den remote arbeitenden Kollegen und Kolleginnen herzustellen.

Kollaborationstools für eine hybride Arbeitsumgebung

Damit Unternehmen die Herausforderungen hybrider Kommunikation meistern können, müssen sowohl remote Arbeitsplätze als auch Büros und Konferenzräume an die Umstände der neuen Arbeitswelt angepasst werden. Insbesondere Meetings erfordern funktionierende Konferenz-Tools, die ein konstruktives Zusammenarbeiten jederzeit ermöglichen – auch dann, wenn nur ein kleiner Teil des Teams gemeinsam im Konferenzraum des Büros sitzt, und der Rest zu Hause. Laut den Ergebnissen von Owl Labs* schaltet sich die Mehrheit der Befragten (62 Prozent) bei hybriden Meetings im Büro jedoch aktuell lieber vom eigenen Schreibtisch als vom Konferenzraum aus zu. Der Grund: Sie befürchten zu lange Einrichtungszeiten oder technische Schwierigkeiten im Meetingraum (31 Prozent). Weitere 19 Prozent der Befragten verfügen im Büro erst gar nicht über einen Konferenzraum oder die entsprechende Technologie für Online-Meetings (19 Prozent). Dabei sollte sich die Flexibilität unserer neuen Arbeitskultur auch in der verwendeten Technik widerspiegeln. 

Starre, frontal ausgerichtete Kameras, die nicht mit den Bewegungen der Teilnehmenden zusammenwirken, stehen einer produktiven Meetingatmosphäre dabei oftmals im Weg. Adaptive Lösungen, die sich mithilfe von KI aktiv an die Bedürfnisse ihrer Benutzer:innen anpassen, schaffen hier Abhilfe. So fördern beispielsweise digitale Whiteboards und 360-Grad-Videokameras eine effektivere Zusammenarbeit. 360-Grad Kameras können in Meetings beispielsweise immer automatisch den aktuell sprechenden Teilnehmenden auswählen. Diese Sichtbarkeit der Körpersprache und Sprechweise minimiert so nicht nur das Risiko von Missverständnissen, sondern integriert remote Teilnehmenden optimal in das Meeting-Gefüge.

IT-Management vorrausschauend planen

Der Mix aus Vor-Ort-Anwesenheit und Remote Office erfordert allerdings nicht nur eine Erneuerung der Meetingkultur und die Integration neuer Tools, sondern setzt generell ein vorrausschauendes IT-Management voraus. Damit New Work richtig gelebt und neue Kollaborationsmodelle sinnvoll eingesetzt werden können, müssen Unternehmen die Büroorganisation und technische Infrastruktur umfassend planen. Dies kann aufgrund individueller Bedürfnisse und Ansprüchen der Mitarbeitenden jedoch oftmals eine Herausforderung für IT-Entscheider:innen sein. Die Umfrage von Owl Labs* zeigt, dass Mitarbeitende (58 Prozent) eher wenig Einfluss darauf haben, welche Tools und Dienste für die hybride Zusammenarbeit an ihrem Arbeitsplatz ausgewählt werden. Es ist also nicht verwunderlich, dass einige Mitarbeitende (14 Prozent) die bereitgestellten Tools für hybride Zusammenarbeit oft für nutzlos halten. 

Unternehmen sind daher mehr denn je gefordert, ganzheitlich zu denken, wenn es um ihre Auswahl an Kollaborationstechnik geht. Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Schulungs- und Supportmöglichkeiten sowie die Skalierbarkeit der Lösungen, müssen beim Auswahlprozess der Tools beachtet werden. Eine entsprechende Investition sollte zudem Überlegungen zum Datenschutz, zur Einhaltung der DSGVO, zur IT-Sicherheit und Compliance beinhalten. Aber auch die Kompatibilität der Tools mit bestehenden Betriebssystemen und gängiger Konferenzsoftware muss unbedingt beachtet werden, um keine unnötigen Ressourcen oder Zeit zu verschwenden.

Technik-Landschaft bleibt im Wandel

Auch in Zukunft wird sich die Technik-Landschaft mit der stetigen Etablierung neuer Arbeitsweisen verändern. Denn in einer Welt von Remote-Arbeit, dezentralen Teams und flexiblen Arbeitszeiten, spielen die passenden Kollaborationslösungen zukünftig eine immer größere Rolle. Die Art und Weise wie wir arbeiten wird dabei in den nächsten Jahren von einer Vielzahl neuer Innovationen geprägt sein. 

Unternehmen müssen daher langfristig sicherstellen, dass ihre digitalen Tools den Anforderungen von New Work gerecht werden, um eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation für alle Mitarbeitenden zu ermöglichen. Mit Investitionen in die entsprechende Technik und der Anpassung von Organisationsstrukturen und Arbeitsprozessen können Unternehmen die Vorteile von New Work voll auszuschöpfen. Denn wenn Überforderung, Stress, technische Probleme oder Benachteiligung weiterhin das Ergebnis schlechter IT-Entscheidungen für die hybride Zusammenarbeit bleiben, wird sich ein unflexibles Unternehmen kaum in der sich wandelnden Arbeitswelt beweisen können.

*Die verwendeten Daten beruhen auf einer Online-Umfrage der YouGov Deutschland GmbH im Auftrag von Owl Labs, an der 1024 Personen mit bürobasierten Tätigkeiten zwischen dem 07. und 13.03.2023 teilnahmen.