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New Work

Der Begriff New Work ist schon seit einiger Zeit ein feststehender Begriff und wird in unterschiedlichen Kontexten verwendet. Im Kern bezeichnet New Work die Arbeitswelt von morgen – und steht somit auch für einen Wandel. Denn bestehende Gewohnheiten und Strukturen in der Art, wie wir leben und arbeiten verändern sich: Arbeiten wird unabhängiger von Zeit, Ort, Netzwerk und Gerät.

So sollen Mitarbeiter flexibler entlang ihrer eigenen Bedürfnisse entscheiden können, wann, wo und wie sie arbeiten. Das kann viele Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter mit sich bringen, aber auch Herausforderungen. 

Durch Corona sammeln aktuell bereits viele Mitarbeiter Erfahrungen mit der Arbeit im Homeoffice als einem Teilbereich von New Work. Dabei erleben sie auch, dass sich Berufs- und Privatleben immer stärker miteinander vermischen. Doch New Work findet nicht nur in den eigenen vier Wänden statt: Jede Umgebung – sei es das Zugabteil, der Coworking Space (auch innerhalb der eigenen Firma) oder der Konferenzraum eines Kunden – kann hierbei zur idealen Arbeitsumgebung werden. 

Die IT als Dreh- und Angelpunkt

Damit die Umsetzung von New Work gelingen kann, muss sich die Arbeitskultur und -organisation verändern. Auch die technischen Gegebenheiten entscheiden über Erfolg oder Misserfolg. Denn die Basis von New Work sind digitale, mobile Arbeitsmöglichkeiten. Dabei stehen IT-Teams vor der Herausforderung, verschiedenen Ansprüchen gerecht zu werden: Der mobile Arbeitsplatz soll die Effektivität und Produktivität von Mitarbeitern fördern, gleichzeitig aber auch umfassend gegen Angriffe sowie Datenspionage abgesichert sein und Compliance-Richtlinien erfüllen. Und das alles mit überschaubarem Aufwand. Es braucht also intelligente Technologien, die diese drei Spannungsfelder vereinen. 

New Work technisch umsetzen: Die Basics 

Die Umsetzung des mobilen Arbeitens bedarf eigentlich einiger Planung. Wichtige Grundvoraussetzungen sind dabei unter anderem:

  • Es muss definiert werden, welche Tätigkeiten Mitarbeiter außerhalb des Büros -ausführen sollen und auf welche Dienste und Systeme sie dafür Zugriff benötigen 
  • Mitarbeiter sind mit firmeneigenen mobilen Endgeräten wie Laptops, Smartphones oder Tablets ausgestattet und/ oder dürfen private Geräte nutzen (BYOD)
  • Private und berufliche Daten werden getrennt voneinander gespeichert und verarbeitet, um sowohl die Privatsphäre der Nutzer als auch die Sicherheit der Geschäftsdaten zu gewährleisten
  • Die mobilen Endgeräte können von der IT über eine zentrale Plattform verwaltet und abgesichert werden (etwa per Unified Endpoint Management-System oder Container-Lösung, ggf. mit ergänzenden Mobile Threat Defense- und Security-Lösungen, um Angriffen vorzubeugen) 
  • Serverkapazitäten von internen und externen Systemen können eine veränderte Auslastung auffangen 
  • Mitarbeiter können in Echtzeit datenschutzkonform miteinander kommunizieren und Meetings virtuell abhalten 

New Work – aber sicher

Beim ortsunabhängigen Arbeiten sind Zugriffe auf Unternehmenslaufwerke und -dienste notwendig. Hierbei geht es teils um sehr sensible Daten. Diese sollten bei der mobilen Arbeit genauso abgesichert sein, wie sie es auch im Unternehmensnetzwerk sind. Denn Cyberkriminelle entwickeln laufend neue Methoden und nehmen mobile Endgeräte immer stärker ins Visier. Um Unternehmensdaten zu schützen ist – neben dem Einsatz von Mobile Threat Defense-Lösungen – die Sensibilisierung von Mitarbeitern fundamental. Mitarbeiter müssen regelmäßig darin geschult werden, wie Gefahren beim mobilen Arbeiten aussehen und welchen Einfluss ihr eigenes Verhalten haben kann. 

Zudem ist der Einsatz einer VPN-Lösung zur Absicherung der Kommunikation mit den Unternehmensnetzwerken wichtig. Ein VPN verschlüsselt den Datenverkehr zwischen Mitarbeitergerät und sensiblen Quellen und sorgt so für mehr Sicherheit. In Abhängigkeit der Betriebssysteme der Geräte kann ein VPN auf verschiedene Weisen zum Einsatz kommen: Während ein Per-Device-VPN sämtliche Verbindungen eines Gerätes verschlüsselt, werden bei einem Per-App-VPN nur bestimmte Anwendungen und bei einem Per-Account-VPN nur Zugriffe von bestimmten Konten verschlüsselt. 

Der Nutzer im Fokus  

Neben der Sicherheit ist auch die Nutzerfreundlichkeit ein wichtiger Erfolgsfaktor beim mobilen Arbeiten. Nutzer sollten von überall aus produktiv und sicher arbeiten können – darauf kommt es bei der Umsetzung des New Work Ansatzes an.

Ein gutes Beispiel dafür ist das Thema Authentifizierung. Mitarbeiter arbeiten täglich mit vielen Anwendungen und müssen auf unterschiedliche Server und Laufwerke zugreifen. Der Zugriff hierauf ist häufig mittels Benutzername und Passwort oder Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert. Gerade letzteres erhöht zwar die Sicherheit deutlich, ist aber für den Nutzer zeitaufwändig und insbesondere beim mobilen Arbeiten – beispielsweise im Zug – unpraktisch und mindert die Akzeptanz und Zufriedenheit. 

Zielführender ist an dieser Stelle der Einsatz von sogenannten Single-Sign-On und Conditional Access-Verfahren. Dabei kann durch die Definition von Richtlinien erreicht werden, dass sich die Authentifizierungsmethode automatisiert jeweils an den Kontext der Zugriffssituation anpasst.

Heißt: Möchte ein im Active Directory hinterlegter Nutzer von seinem gemanagten Firmengerät auf eine Unternehmens-App zugreifen, kann eine passwortlose Authentifizierung ermöglicht werden. Wird die Situation als unsicher eingeschätzt (etwa der Ort und ein anderes Gerät), werden zusätzliche Autorisierungsschritte, wie beispielsweise die Eingabe eines Passworts oder zweiten PINs, notwendig. 

Die technische Umsetzung von nutzerfreundlichen Authentifizierungsverfahren funktioniert bei iOS, Android, Windows oder MacOS teils auf unterschiedlichen Wegen. Dennoch sollten Unternehmen auf eine ganzheitliche Gerätestrategie setzen und allen Nutzern komfortable Zugriffe auf Daten ermöglichen. 

Unternehmen sollten das Thema Nutzerfreundlichkeit aber auch auf andere Situationen im Arbeitsalltag übertragen. Beim orts- und zeitunabhängigen Arbeiten ist es besonders wichtig, den persönlichen Austausch mit Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden nicht zu verlieren. Videokonferenzen überbrücken die Distanz und kommen daher im New Work Alltag vermehrt zum Einsatz. Einige VPNs können dabei helfen, den Nutzerkomfort hierbei zu erhöhen. Sie können die Verbindung in virtuellen Meetings stabilisieren und so lästige Unterbrechungen, den Verlust der Ton- und Bildqualität oder Mehrfach Log-Ins in Folge von Verbindungsabbrüchen verhindern – ein enormer Mehrwert für mobile Nutzer. 

Klappt beim mobilen Arbeiten einmal etwas nicht reibungslos, ist ein schneller Support der Mitarbeiter wichtig. Das ist nicht einfach, da New Work auch bedeutet, dass Nutzer außerhalb der klassischen Arbeitszeiten der IT arbeiten und dabei trotzdem einen zügigen Usersupport benötigen. Mitarbeiter, die abends oder in einer anderen Zeitzone arbeiten, sollten ihr Passwort daher beispielsweise eigenständig zurücksetzen können.

New Work spielt in der Zukunft eine wichtige Rolle. Der Einsatz der richtigen Technologien ist bei der Umsetzung eine gute Basis und kann Arbeiten außerhalb der gewohnten Muster ermöglichen. Technologien müssen die Sicherheit der Daten gewährleisten und dabei genauso die Bedürfnisse von Nutzern adressieren. Denn eines ist klar: Eingesetzte Technologien müssen für Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag einen Nutzen haben. Ist das nicht der Fall, sinkt deren Akzeptanz – und die Umsetzung von New Work wird enorm erschwert.

Markus Adolph, Mitbegründer und geschäftsführender Gesellschafter
Markus Adolph
Mitbegründer und geschäftsführender Gesellschafter, EBF GmbH

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