Mit Technology Intelligence hohe SAP-Kosten reduzieren

Leonardo, ESA, Duet – Sie erinnern sich noch? Kurzlebige Trends und die dazugehörenden Buzzwords sind keine Seltenheit in der SAP-Welt. Neues wird laut angepriesen, um sich dann wenig später als Sackgasse zu erweisen oder im Sande zu verlaufen.

Kein Wunder also, wenn die Ankündigung einer neuen Innovation bei vielen in der SAP-Community nur noch ein müdes Lächeln hervorruft. Doch aufgepasst: Damit steigt die Gefahr, dass wirklich wichtige Trends übersehen werden. 

Ein solcher könnte die sogenannte Technology Intelligence sein. Man kann Technologieintelligenz als die Fähigkeit definieren, bis ins Detail einen Einblick in die IT-Investitionen eins Unternehmens zu bekommen – und daraus dann fundierte Konsequenzen zu ziehen, um die Geschäftsziele eines Unternehmens zu erreichen. Die zu untersuchenden Details schließen nicht nur die finanzielle Seite ein, sondern auch alle technischen Facetten, wie die tatsächliche Nutzung und Notwendigkeit.

Wendet man diese Methodik nun konkret auf einen SAP-Kunden an, bedeutet das nicht nur, absehbare Technologietrends im Markt für Enterprise-Software zu bewerten und sich in der Planung an den Erkenntnissen auszurichten, sondern vielmehr die aktuell im Markt verfügbare Technologien konsequent zur Optimierung des eigenen IT-Betrieb zu nutzen. Hier ist zu beobachten, dass sich die eigenen IT-Abteilungen oft nicht von den besten im Markt verfügbaren Tools für ihre Zielerreichung bedienen, sondern häufig an der falschen Stelle sparen. Dies führt auf Dauer zu vermeidbaren Kosten.

Verblüffenderweise sind es weder die Hardware noch die Personalkosten, die in einem typischen SAP-Betrieb oft den größten finanziellen Einzelposten ausmachen. Es sind die SAP-Lizenzkosten – und diese werden zukünftig sogar noch steigen. Während heute noch überwiegend on-premise SAP-Systeme existieren, wird durch die zunehmende Verlagerung von immer mehr Funktionen in die Cloud der Trend zur Lizenz nochmal verstärkt. Solche Lizenzkosten setzt SAP momentan aus den Kosten für Named User und Engines (auch Packages genannt) und den Kosten der indirekten Nutzung der SAP-Systeme zusammen. 

Lizenzkosten

Genau zu diesen Lizenzkosten sollten sich SAP-Verantwortliche fünf Fragen stellen, deren Antwort einen großen Unterschied bei den Kosten machen können:

1. Sind im eigenen System „tote“ User-Accounts verborgen, von denen man nichts weiß? Viele Kundenbeispiele zeigen, dass trotzt vermeintlich vollständig implementierten und auch dokumentierten internen Prozessen, eine Eliminierung solcher User im System nicht gelungen ist. Diese Accounts verursachen dann Lizenzkosten obwohl sie gar nicht (mehr) genutzt werden. 
2. Sind die User mit dem richtigen SAP-Lizenztyp klassifiziert? Zwischen den Lizenztypen besteht oft ein enormer Preisunterschied, während oft nicht klar ist, ob der User das System tatsächlich im vollen Umfang nutzt. Die Ermittlung der tatsächlichen Nutzung birgt ein erhebliches Potential für Einsparungen, ist jedoch sehr komplex und auch risikoreich. Hier muss aufgepasst werden, dass keine Incompliance mit den SAP-Lizenzbedingungen entstehen. 
3. Wie lange dauert die Vorbereitung und Durchführung der SAP-Systemvermessung? Und: kann das Team jederzeit und zügig eine Lizenzen-Bilanz erstellen und somit auf aktuelle Trends frühzeitig reagieren? Hier können Potentiale verborgen liegen, wie Ressourcen effektiver genutzt werden können, sodass die jährlich an SAP zu meldenden Ergebnisse der Systemvermessung weniger hektisch und damit auch in besserer Qualität ermittelt werden können.
4. Ist man bei der indirekten Nutzung der SAP-Systeme richtig aufgestellt? Auch wenn SAP noch nicht bei jedem Kunden nachgefragt hat, wird das mit Digital Access zukünftig sicherlich passieren. Hier können böse Überraschungen vermieden werden, indem bereits jetzt geklärt wird, welches Lizenzmodell (Digital Access oder die alte, userbasierte Lizenzmetrik) für die indirekte Nutzung das bessere ist.
5. Was ist der lizenztechnisch richtige Ansatz bei der Migration zu S/4HANA? Prinzipiell bietet SAP hier die beiden Alternativen der Contract Conversion und der Product Conversion. Tools können helfen, indem sie Informationen zum Nutzungsumfang der gegenwärtigen SAP-Komponenten und Lizenzen und der zukünftigen S/4-Nutzung geben.

Aber nicht nur der einmalige, auch der langfristige Einsatz eines solchen Tools rechnet sich in der Regel. Neben den erheblichen regelmäßigen Zeitersparnissen bei der Vorbereitung und Durchführung der Systemvermessung kann es, ohne ein kontinuierliches Monitoring und Gegensteuern mit Hilfe eines spezialisierten Tools, zu einem schleichenden Kontrollverlust kommen. So können SAP-Benutzer immer wieder ausscheiden, neue Mitarbeiter eingestellt werden oder bestehende User ihre Aufgaben und Tätigkeiten wechseln. Aber auch Veränderungen von SAP- und Unternehmensseite, wie neue Funktionalitäten oder der Verkauf und Ankauf von Unternehmensteilen, haben einen Einfluss auf die SAP-Lizenzen. Ohne konstante Überwachung wird komplett blind in den nächsten SAP-Audit gegangen, da die Risiken nicht ausreichend bekannt sind. 

Nun werden sich manche fragen: Aber stellt SAP nicht bereits die Vermessungsprogramme USMM und LAW zur Verfügung? Warum also zusätzliche Tools einsetzen? Dies lässt sich leicht beantworten. Schaut man sich die genannten SAP-Vermessungsprogramme genauer an, sieht man, dass diese schlichtweg nicht die notwendige Tiefe der Analyse und die Automatisierungsmöglichkeiten bieten, die ein gutes Tool der Technology Intelligence aufweist. Mit USMM und LAW kann lediglich der Istzustand festgestellt werden. Fraglich bleibt, ob dies dann auch der richtige Zustand ist. Fragen nach den Ursachen oder Prognosen für das Erreichen des optimalen Zustandes können überhaupt nicht beantwortet werden. 

Ein gutes Tool der Technologiefrüherkennung bietet dabei noch weitaus mehr. So kann es auch helfen, die SAP-Verträge zu managen, Compliance-Analysen zu erstellen, Kostenverrechnungen durchzuführen, automatisch zu warnen, wenn bestimmte Lizenzbestände überschritten sind und vieles mehr. All diese Funktionen sind wichtig, denn im Hinblick auf die Komplexität der SAP-Lizenzstruktur ist es mit Monitoring allein nicht getan.