Thought Leadership
SAP stellt den Support für seine früheren ERP-Systeme in den kommenden Jahren ein. Deshalb müssen sich Unternehmen auf den Umstieg zu SAP S/4HANA vorbereiten.
eismann, ein deutscher Lieferant von Premium Lebensmitteln und Tiefkühlprodukten, hat die Migration nach „Brownfield“ gemeinsam mit Nagarro im Schnelldurchlauf geschafft. Ein Erfolgsfaktor war die hohe Flexibilität und die partnerschaftliche Zusammenarbeit.
„Die Alternative zum Online-Supermarkt“: So versteht sich eismann, der Lieferservice für hochwertige Lebensmittel. Angefangen hat das Unternehmen vor mehr als 50 Jahren mit dem Direktvertrieb und der Belieferung von Gastronomie und Einzelhandel mit Eis, Backwaren und Tiefkühlkost von selbstständigen Bauern. 2020 folgte die Neuausrichtung mit der Digitalisierung, mehr Flexibilität bei der Auslieferung sowie der Expansion im Lebensmitteleinzelhandel im Zentrum. Mittlerweile beschäftigt eismann rund 1.500 Mitarbeitende, hat acht Lager und beliefert über 1,5 Millionen Kundinnen und Kunden in Deutschland und dem nahen Ausland.
2023 entschied sich das Unternehmen zum einen für eine Transition der bestehenden 3-Systemlandschaft, SAP ECC, in ein neues Rechenzentrum und zum anderen für eine SAP S/4HANA Conversion. Damit verbunden waren die Module SD (Sales and Distribution) für den Vertrieb, MM (Materials Management) für die Steuerung von Materialflüssen, WM (Warehouse Management) für die Lagerraumverwaltung, FI CO (Financial Accounting & Controlling) für die Finanzbuchhaltung und das Controlling sowie einer unternehmenskritischen Eigenentwicklungen für CRM (Customer Relationship Management). Die Zielsetzung des Projekts war klar: Das Unternehmen wollte eine schnelle, effiziente und sichere Umstellung auf ein zukunftsfähiges SAP-Release mittels eines standardisierten Verfahrens erreichen. Außerdem sollten die Auswirkungen der Conversion auf die Geschäftsprozesse und das Tagesgeschäft so gering wie möglich gehalten werden. Darüber hinaus sollten die technischen Voraussetzungen geschaffen werden, um später Optimierungen und Innovationen mit SAP S/4HANA umsetzen zu können. „Mit der Conversion wollten wir frühzeitig eine Basis für Wachstum und Innovation schaffen“, sagt Oliver Freitag, IT- und Projektleiter bei eismann.
Frühzeitig einen Transformationspartner hinzuziehen
Die Conversion zu SAP S/4HANA ist ein komplexer Prozess, welcher neben dem technischen Know-how auch Anpassungen in den verschiedenen Modulen erforderlich machen kann. Hierbei steht das SAP FI/CO im Fokus, da sich die Datenstrukturen grundlegend geändert haben und deshalb umfangreiche SAP-Kenntnisse erforderlich sind. Genau die fehlen den meisten Unternehmen. Daher ist es ratsam, für potenzielle Herausforderungen im Transformationsprozess einen erfahrenen Dienstleister hinzuzuziehen. Er kann bestehende Systeme untersuchen, den Bedarf ermitteln, gemeinsam mit dem Kunden die Ziele definieren, und prüfen, welcher Ansatz für die Umstellung am besten zum Unternehmen passt. Im Idealfall erarbeiten Dienstleister und Kunde in verschiedenen Workshops gemeinsam eine detaillierte Roadmap und definieren die endgültige Architektur. Mit einem konkreten Handlungsplan steht einem reibungslosen Übergang nichts mehr im Wege.
Transition und Conversion sollten bei eismann parallel aus einer Hand erfolgen. Für die Umsetzung wählte das Unternehmen den deutschen IT-Dienstleister Nagarro als Partner aus. Nagarro hat in den vergangenen Jahren bereits zahlreiche SAP S/4HANA Conversions erfolgreich umgesetzt und bringt sowohl prozessuales als auch technologisches Verständnis mit. „Wir hatten bereits gute Erfahrungen mit Nagarro im Bereich Hosting und AMS-Support gemacht. Außerdem hatte das Team einen konkreten Plan, wie die Conversion mit so wenig technischen Hürden wie möglich durchgeführt werden kann – das hat uns überzeugt“, meint Oliver Freitag.
Gute Planung ist alles
Zu Projektbeginn stand eismann vor der Wahl, die Transformation nach dem Brownfield- oder Greenfield-Ansatz durchzuführen. eismann entschied sich für den Brownfield-Ansatz und folgte dem Nagarro-Vorgehen einer SAP S/4HANA Lean Conversion. Diese umfasst neben der Conversion der produktiven System-Landschaft die Durchführung einer Sandbox-Conversion. Lean beschreibt, dass nur die zwingend notwendigen Einführungen von Fiori-Apps und Anpassungen durchgeführt werden. Die Einführung weiterer Innovationen und Optimierungen werden nach der erfolgreichen Conversion und in Nachfolgeprojekten ausgerollt.
Oliver Freitag: „Uns war wichtig, eine Lean Conversion zu machen – wir wollten das System technisch auf S/4 bringen und die Fiori-Apps, die zwingend erforderlich sind, hinterher anschalten.“
Wie das Projekt ablaufen sollte, war schnell klar: Zuerst wurde die Transition der SAP ECC Systeme und die Conversion auf SAP S/4HANA umfassend geplant. Ziel war es, innerhalb von drei Monaten die Systemumgebung technisch auf die Umstellung vorzubereiten und alle Vorbedingungen, wie die Archivierung von Daten, die Umstellung auf den Geschäftspartner und die Aktivierung der neuen Abschreibungsrechnung in der Anlagenbuchung, zu erfüllen. Parallel wurden die kundeneigenen Implementierungen in ABAP auf die S/4HANA-Fähigkeit überprüft und ein Vorgehen für die anstehenden Anpassungen auf SAP S/4HANA abgeleitet.
Implementierung in drei Phasen
Nach dem Kick-off-Meeting begann die siebenmonatige Umsetzungsphase. Hier wurden zunächst das Sandbox-System, eine Kopie aus dem produktiven SAP ECC, im Nagarro Rechenzentrum bereitgestellt, die identifizierten Simplification Items abgearbeitet, die erste Version der Cookbooks sowie des Cut-Over-Plans erstellt. Die Bereitstellung des Sandbox-SAP-ECC-Systems diente dabei auch als erster Test für die produktive Transition der eismann-Systeme in das Nagarro-Rechenzentrum. Auf Kundenseite waren vor allem personelle Verfügbarkeiten zu klären, Entscheidungen bezüglich Handhabungen und Fehlerbehebungen inkonsistenter Daten zu treffen, sowie die Abstimmung mit den Wirtschaftsprüfern zu übernehmen.
Anschließend wurde die Conversion auf SAP S/4HANA auf dem Sandbox-System vorgenommen, Nacharbeiten geleistet und die kundeneigenen Implementierungen in ABAP angepasst, um die Kompatibilität mit SAP S/4HANA sicherzustellen, funktionale Tests durchgeführt und neue Erkenntnisse in die Cookbooks und den Cut-Over-Plan aufgenommen. Gleichzeitig fanden erste Schulungen statt, um die Mitarbeitenden mit dem System vertraut zu machen; die Tests mit Key Usern aus der IT und den Fachbereichen übernahm eismann selbst, Nagarro unterstützte bei den Schulungen.
In der entscheidenden Phase wurde die produktive SAP-Systemlandschaft dann gemäß des Projekt- und Cut-Over-Plans vorbereitet und im Rechenzentrum von Nagarro konvertiert. Es folgten erste Funktions- und Integrationstests auf den konvertierten Systemen und die Abnahme der erfolgreichen Systemumstellung. Das Projekt war begleitet von einer Dual-Maintenance und einem System-Freeze; Änderungen sollten nur noch dann gemacht werden, wenn diese während der Projektlaufzeit zwingend erforderlich waren.
Philipp Schmierer von Nagarro: „Mit der Conversion haben wir den Weg für weitere Innovationswellen geebnet: das könnten Innovationen sein wie die Einführung von Embedded Analytics für das operative Reporting im Finanz- und Rechnungswesen oder die Optimierung bestehender Prozesse.“
Auf diese Erfolgsfaktoren kommt es an
Das Projekt bei eismann konnte innerhalb von nur elf Monaten von der Transition und den Vorprojekten bis hin zum Go Live umgesetzt werden. Anschließend nahm Nagarro noch eine Kopie vom produktiven System auf das Testsystem vor. In Zukunft ist der IT-Dienstleister für das Hosting und den Platform Service verantwortlich und unterstützt im Rahmen des Application Supports für die SAP S/4HANA-Systeme mit den Modulen SD, MM, WM, FI, CO und Weiterentwicklungen.
Entscheidend für den Erfolg waren insbesondere der klare Fahrplan, der bewährte Vorgehensweisen und Werkzeuge enthielt, die hohe Fachkompetenz aller Beteiligten in ihrer jeweiligen Rolle, die Motivation von eismann, in die Zukunft zu investieren, sowie der offene Umgang und die unternehmens- und bereichsübergreifende Unterstützung. Die kurze Projektlaufzeit war nur möglich durch kurze Entscheidungswege, die Bereitschaft kalkulierbare Risiken einzugehen und die Bereitschaft unkonventionelle Vorgehensweisen sowohl intern als auch gegenüber dem Dienstleister immer wieder zu forcieren. Ein weiterer Faktor war, dass der Kunde eine erfahrene und gut mit den Fachbereichen vernetzte IT-Abteilung hatte und sehr viel Arbeit selbst übernommen hat.
(pd/Nagarro)
