Excel ist nicht die Lösung

So sieht eine intelligente Netzwerkdokumentation von Rechenzentren aus

Die Betreiber von Rechenzentren müssen die Sicherheit gewährleisten und bei Störungen schnell handlungsfähig sein. Nun erfolgt die Netzwerkdokumentation oft noch im Programm der Tabellenkalkulation – mit allen damit einhergehenden Nachteilen: aufwändige Pflege und Fehlersuche, doppelte Listen im Umlauf und keine Mechanismen für die Überprüfung des Netzwerks und damit mangelnde Aktualität.

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Dem kann mit einem geeigneten Tool für die Netzwerkdokumentation begegnet werden. Es ermöglich nicht nur eine schnelle Fehlersuche, sondern optimiert auch die Planungen und deren Dokumentation.

Die Sicherheit der hinterlegten Daten und des Betriebs sind essentielle Herausforderungen für Betreiber von Rechenzentren: Die Daten müssen vor Fremdzugriff geschützt und der störungsfreie Betrieb der Server gewährleistet sein. Zusätzlich gilt es, die Betriebskosten möglichst gering zu halten und auch aus Gründen der Nachhaltigkeit den Energieeinsatz zu reduzieren: Weniger Energieverbrauch bedeutet weniger CO2-Ausstoß und geringere Kosten. Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, ist eine umfassende Netzwerkdokumentation notwendig. Excel-Tabellen oder gar Papierlisten reichen dabei nicht aus und stellen maximal eine unvollständige Unterstützung dar – es bedarf einer speziellen Informations- und Planungssoftware, um alle notwendigen Funktionalitäten abdecken zu können.

Excel reicht nicht aus

Vor allem im Störungsfall zeigt sich die Unzulänglichkeit einer in Excel erstellten Netzwerkdokumentation: Tritt ein Fehler auf, ist die Suche nach der Ursache nicht nur mühsam, sondern nahezu unmöglich. Die Aktualität der Excel-Liste ist kaum zu gewährleisten und neben menschlichen Nachlässigkeiten beim Dokumentieren entwickeln diese Dateien gern ein Eigenleben, da sie in der Regel nicht von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden können. Werden Kopien erstellt, legt man diese oft an verschiedenen Stellen ab. In der Folge sind dann mehrere Listen im Umlauf, die alle einen unterschiedlichen Stand haben. Diese wieder zusammenzuführen, ist schwierig – oder wird schlichtweg vergessen.

Die fehlende Konsistenz erschwert nicht nur die Fehlersuche im Störungsfall, sondern auch neue Planungen. Mit einem speziellen Tool für die Netzwerkdokumentation werden dagegen nicht nur Störungen schneller gefunden, es können auch Veränderungen im Rechenzentrum geplant und deren Auswirkungen vorab ermittelt werden.

Falsche Netzwerkdokumentation schnell erkennen

Betreiber, die für ihre Netzwerkdokumentation Excel nutzen, sind sich möglicher Probleme gar nicht bewusst – weil Excel darüber keinerlei Rückmeldung liefert. Das zeigt ein Projekt, das die AT+C EDV GmbH an einem großen Flughafen in den USA kürzlich begonnen hat. Der Softwarehersteller ist auf Infrastruktur-Management-Lösungen spezialisiert und hat die Plattform VM.7 für Netzwerke, Kabelmanagement und die dazugehörige Netzwerkdokumentation aller IT-Komponenten entwickelt. Vor Projektbeginn ging der Betreiber der IT-Infrastruktur des Flughafens davon aus, dass seine Netzwerkdokumentation weitestgehend korrekt ist und nur geringe Unstimmigkeiten in den zum Import übergebenen Excel-Listen vorhanden sind. Nach kurzer Analyse mit dem eingesetzten Migrationstool waren aber rund ein Drittel aller dokumentierten Verbindungen offensichtlich falsch – es steckten zum Beispiel mehrere Anschlüsse in derselben Buchse, Kabel waren nur einseitig verbunden oder das Gerät, mit dem sie verbunden sein sollten, existierte gar nicht mehr.

Im Gegensatz zu Excel erkennt ein spezialisiertes Tool solche Inkonsistenzen schon beim Versuch der Änderung und eliminiert versehentliche Fehleingaben. Dass ein Lichtwellenleiterkabel nicht mit einem Ethernet-Port verbunden werden kann, ist dabei noch trivial und könnte durch unterschiedliche Farbgebung auch in Excel optisch kenntlich gemacht werden. Die Plausibilitätsprüfungen können aber auch komplexer sein und über die unmittelbare Änderung hinausgehen. So kann zum Beispiel erkannt werden, dass eine neue Patch-Verbindung in der weiterführenden Verbindungskette ins Leere läuft, oder dass Netzwerk-Komponenten verbunden werden, die sich in eigentlich getrennt zu haltenden Netzwerken befinden sollten.

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Den Änderungsprozess abbilden

Um ein professionelles Dokumentationstool effizient nutzen zu können, sollte der Änderungsprozess neu gedacht werden. Statt erst zu dokumentieren, wenn die Arbeiten bereits ausgeführt sind, sollte bereits die Planung der Änderung im Tool erfolgen. Dabei können nicht nur Fehler vermieden, sondern auch Auswirkungen direkt analysiert werden. Zum Beispiel kann beim Zusammenlegen von Servern in einen Schrank die Verbrauchslast vorab bestimmt und die vorhandene Stromversorgung überprüft werden. Werden die im Dokumentationstool erstellten Planungen schließlich zur Ausführung gebracht, muss bei Fertigstellung nur noch die vorherige Planung als Ist-Zustand in die Netzwerkdokumentation übernommen werden. Die Dokumentation ist dann ohne Mehraufwand auf dem aktuellen Stand.

Die Abbildungen eines solchen Change-Management-Prozesses und der What-if-Szenarien sind in dieser Form mit Excel nicht umsetzbar. Selbst wenn man mit Kopien einer aktuellen Excel-Dokumentation arbeitet, ist ein „Rückspielen“ der Planung praktisch unmöglich, da in der Zwischenzeit immer sich überschneidende Änderungen vorgenommen wurden. Werden beispielsweise freie Einbauplätze oder freie Ports für Verbindungen in einer Planung berücksichtigt, ist es durchaus wahrscheinlich, dass zwischen Planung und Umsetzung jemand an dieser Stelle etwas verändert. Die Planung ist somit nicht mehr umsetzbar. Ein spezialisiertes Dokumentations- und Planungstool gibt jedoch die Rückmeldung, dass ein Einbauplatz oder Verbindungsport bereits verplant und somit reserviert ist.

Besserer Kundenservice mit spezialisiertem Tool

Schon hinsichtlich der reinen Dokumentation bietet eine spezielle Software viele Vorteile gegenüber Excel: Sie gewährleistet die Sicherheit im Change-Management-Prozess und minimiert Fehler in der Ausführung; sie bietet eine größere Übersicht und Aktualität; sie ermöglicht es bei Planungen die vorhandenen Kapazitäten optimal auszunutzen und sie verkürzt im Störungsfall die Ausfallzeiten. Zudem gibt es auch hinsichtlich Kundenservice einen Mehrwert: Mieten Kunden Einbauplätze, Schränke oder ganze Schrankreihen, können Betreiber für diese einen digitalen Zwilling mit Mandantenrechten erstellen. Betreiber behalten die Übersicht über das gesamte Rechenzentrum, Kunden haben Einblick in ihre eigenen Bereiche. Ein weiterer Vorteil liegt in AIM-Lösungen, die automatisch erkennen, wenn Steckerverbindungen erstellt oder gelöst werden – und bei Letzterem einen Alarm auslösen. Durch die direkte Verbindung von Dokumentation mit elektronischer Überwachung wird sowohl die Ausführungssicherheit maximiert als auch sichergestellt, dass die Dokumentation jederzeit aktuell und korrekt ist.

Die Implementierung solcher Softwarelösungen ist kein Hexenwerk. Vorhandene Excel-Tabellen oder andere Datenquellen können übernommen werden. Wie im Beispiel des US-amerikanischen Flughafens beschrieben, kann es dabei zur Aufdeckung von Inkonsistenzen oder Dokumentationslücken kommen, die zunächst behoben werden müssen.

Wenn die Ausgangsdaten bereinigt sind, geht der Import schnell. Ein fehlerfreier Import bedeutet aber noch nicht, dass die Dokumentation auch wirklich korrekt ist – es muss noch geprüft werden, ob Dokumentation und Wirklichkeit übereinstimmen. Besonders einfach funktioniert dies mit einem digitalen Zwilling. Anwender können die Dokumentation direkt mit dem vergleichen, was sie vor Ort sehen und die Dokumentation dann ergänzen beziehungsweise aktualisieren. Wie lange die Implementierung letztlich dauert, ist vom Kunden abhängig – zeitkritisch ist einzig der Bestandsabgleich. Die Erfahrung zeigt, dass sich viele Projekte in nur zwei Monaten umsetzen lassen.


Fallbeispiel: DCIM-Software “VM.7” im Einsatz bei der Debeka

Die Versicherungsgruppe Debeka stand vor der Herausforderung, mehrere Rechenzentren miteinander zu vernetzen. Für die Planung eines neuen Rechenzentrums und um dieses mit den bestehenden zu vernetzen, entschied sich die Gruppe für die Softwarelösung VM.7 von der AT+C EDV GmbH. 2013 begann die Implementierung des Tools, das ich problemlos in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren ließ. Die Erfassung des neuen Rechenzentrums gelang innerhalb weniger Wochen. Es folgten Schnittstellen zu anderen Systemen wie HP Service Manager oder die Abfrage von Energiewerten.  “Eine Erweiterung des Systems auf andere Bereiche des Rechenzentrum-Managements ist wahrscheinlich”, hieß es bei der Debeka.


Fazit

Eine mit einem passenden Tool erstellte Netzwerkdokumentation bietet Unternehmen entscheidende Vorteile: Im Störungsfall lassen sich Fehler und Ursachen schneller finden und beheben und die Planung und Ausführung neuer Installationen wird gezielt unterstützt. Anders als Excel kann eine Dokumentationssoftware die Sinnhaftigkeit von Plänen und deren Praktikabilität überprüfen und Hilfestellung bei der technischen Ausführung geben. Langfristig können mit einem solchen Tool der Dokumentationsaufwand verringert sowie Reaktionsfähigkeit und Betriebssicherheit erhöht werden.

Michael Brüning, Geschäftsführer AT+C EDV GmbH

www.atc-systeme.de

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