Unified Communications & Collaboration – von der Notlösung zum New Normal

Bildquelle: Ascannio / Shutterstock.com

Alternative Arbeitsmodelle, allen voran Homeoffice, haben sich in den letzten zwei Jahren in der Breite etabliert. Weder Arbeitnehmer noch Arbeitgeber werden wieder ganz davon abrücken. Viele New-Work-Umgebungen wurden schnell und aus der Notwendigkeit heraus eingerichtet. Die Erfahrung zeigt nun: modulare Ansätze eignen sich besser als Top-Down-Implementierungen.

Einen Video-Call vom Strand auf den Bahamas, ein Team-Meeting aus dem Loft in Madrid und eine Strategiebesprechung von der Terrasse in der Oberpfalz. Ortsungebundenes Arbeiten kannte man vor nicht allzu langer Zeit eher von Influencern, die auf Instagram regelmäßig mit ihren Followern teilten, von welchem Ort auf der Welt sie nun tätig sind. Seit einigen Monaten sieht man solche Posts auch öfter auf LinkedIn von normalen Angestellten: New Work macht es möglich. 

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Flexibles Arbeiten wurde durch die Corona-Pandemie in die Mitte der Gesellschaft gespült. Diese Entwicklung war aufgrund der Restriktionen zwar alternativlos, aber selbst mit Lockerungen in Sicht wird die Wirtschaft nicht einfach zum „old normal“ zurückkehren. Die Arbeitnehmer haben sich an die Vorteile gewöhnt. Und selbst skeptische Arbeitgeber wurden häufig von den Vorteilen flexibler Arbeitsmodelle überzeugt. Umso wichtiger ist es deswegen, dass Lösungen für Unified Communication & Collaboration (UCC), die New Work erst ermöglichen, reibungslos funktionieren. 

Tools wie Microsoft Teams oder Slack wirken auf den ersten Blick einfach zu implementieren. Möglicherweise funktioniert oberflächlich alles. Allerdings sind diese Lösungen nicht nur Software, die man installiert. Da sie dazu beitragen, die Geschäftsfähigkeit einer Firma zu erhalten, sollten sie in die Gesamtstruktur eingebettet betrachtet werden. Unternehmen und öffentliche Einrichtungen können sich dazu an Spezialisten wenden.

Menschen, Technik und Verwaltung

Bevor es in die technische Umsetzung geht, sollten in einer Analysephase Ist- und Soll-Zustände geklärt sowie mögliche Herausforderungen identifiziert werden. Der potenzielle Nutzer wählt anhand seines Anforderungskatalogs mit dem Dienstleister die passende Anwendung aus. In dieser Phase geht es darum, die Basis für die Lösung zu schaffen. Eine zentrale Frage ist, ob die technischen Möglichkeiten überhaupt gegeben sind. Dazu zählen unter anderem: Das Firmennetzwerk muss die Bandbreite liefern, um alle Mitarbeiter anzubinden; die Kommunikationskanäle müssen gegen Cyberangriffe geschützt sein und interne wie externe Verbindungen sollten Compliance-Regeln erfüllen.

Dann kommt noch der Faktor-Mensch hinzu. Wenn Videokonferenzen und kollaboratives Arbeiten über sogenannte Shared Documents zuvor nicht gemacht wurde, hat der ein oder andere Mitarbeiter möglicherweise Probleme bei der Umstellung. Von oben her neue Arbeitsprozesse einzuführen, reicht nicht aus. Die Angestellten, deren Arbeit die Lösung vereinfachen soll, müssen angeleitet werden, wie das geht. UCC-Dienstleister bieten normalerweise auch Schulungen an – passend zum Thema häufig als Webinar. Insgesamt ist es von Vorteil, wenn ein UCC-Projekt mit einer Adoption & Change Management (ACM) Strategie kombiniert wird. Anhand klarer Vorgaben, Ziele und Use Cases lässt sich der Erfolg von Maßnahmen ablesen.

Nach der Planung und Konzeptionierung geht es an die Soft- und Hardware. Der Dienstleister bindet das ausgewählte Tool in die bestehende Infrastruktur ein. Theoretisch könnte das ein Unternehmen auch selbst machen. Aber ein Spezialist, für den diese Arbeit zum Tagesgeschäft gehört, hat einen besseren Überblick – vor allem dann, wenn das Projekt unter Zeitdruck läuft. Außerdem ist es eine Entlastung für die eigene IT-Abteilung. Für Behörden, Bildungseinrichtungen und produzierende Unternehmen steht die IT-Infrastruktur nicht im Kern der Aufgaben oder des Geschäftsmodells. Allerdings steigen kontinuierlich die Anforderungen an die IT, um das Business auf hohem Niveau am Laufen zu halten. Dadurch liegen bei ihr meist genug Aufgaben und eine Entlastung bei Spezialprojekten kommt gelegen.

Individuelle Pakete

Was der Dienstleister übernimmt, bleibt dem Kunden überlassen. Anbieter wie SoftwareOne haben mehrere Module zu unterschiedlichen Anforderungen. Mit dem Komplettpaket deckt man alles ab. Im Idealfall hat ein UCC-Partner vier unterschiedliche Module: Das Team-Komponenten-Modul sollte auf die technischen Eigenheiten der jeweils ausgewählten Lösung ausgelegt sein. Das beinhaltet auch bestehende Telefonsysteme, die in die Anwendung eingegliedert werden sollen. Unternehmen sollten hierbei darauf achten, dass der Dienstleister zeitnah auf Störungen reagiert und die Kommunikationsumgebung kontinuierlich aktualisiert und zuverlässig betreut.

Die einzelnen Anwendungen der Lösung plus die Peripherie sind eine weitere Komponente der Dienstleistung. Systeme müssen nicht nur laufen, sondern störungsfrei funktionieren. Tonprobleme, Ruckler in der Übertragung und Verbindungsabbrüche sind im besten Fall nur ein Ärgernis, können im schlimmsten Fall jedoch den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens beeinflussen. Auch die Hardware verschiedener Hersteller sollte unterstützt werden. Dabei geht es nicht nur um die Einbindung der Geräte, sondern auch um deren Konfiguration, Aktualisierung und Policy-Management. Essenziell dabei ist, dass alle Geräte unabhängig vom Standort gleich gut funktionieren. 

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Was bringt es denn nun?

Das vierte Modul befasst sich mit der Analyse der Systeme. Experten überprüfen die Qualität der UCC-Infrastruktur und der Netzwerkverbindungen. So können sie proaktiv Wartungen vornehmen und gezielt nachbessern. Über das Monitoring lässt sich neben der Qualität auch die Effizienz der Plattform überprüfen: Nutzen die Beschäftigten die Anwendungen richtig oder gibt es Schulungsbedarf? Wird das vorhandene Angebot im geplanten Maßstab eingesetzt oder erscheint etwas überflüssig?

UCC-Lösungen sind vielschichtig und ermöglichen die Flexibilität, die New Work braucht. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass sie nicht ganz einfach in der Umsetzung sind. Während der Corona-Pandemie mussten viele Firmen und Organisationen die Plattformen in Windeseile in ihre Infrastruktur aufnehmen. Nun beruhigt sich die Lage immer mehr. Jetzt hat man mehr Zeit, Projekte anzugehen und bestehende Umgebungen zu überdenken. Ein Dienstleister bringt dabei die Expertise für alle Bereiche mit. So kann New Work nicht nur als Notlösung bestehen, sondern langfristig funktionieren.

Daniel Kersjes

SoftwareONE Deutschland GmbH -

Solution Sales Specialist

Bereits seit 2014 ist Daniel Kersjes für das Unternehmen tätig. Zuvor hat er eine Ausbildung zum IT-Systemkaufmann erfolgreich absolviert. Heute berät er Kunden zum Thema Future Workplace, besonders sein Fachwissen im Bereich Unified Communications wird sehr geschätzt.
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