Chaos um digitale Tools

Implementierung von neuer Software am Arbeitsplatz scheitert: 51 Prozent der deutschen Arbeitnehmer nennen Inkompatibilität zwischen neuen und bestehenden Anwendungen als Hauptgrund.

Das ist das Ergebnis einer aktuellen Studie von Templafy, der cloud-basierten Content Enablement Plattform für die Erstellung, Bearbeitung und Optimierung von Business-Dokumenten. 

Fast die Hälfte (45 Prozent) der Mitarbeiter nutzen mindestens sechs bis zehn verschiedene Anwendungen pro Woche. Vier von fünf Mitarbeitern (78 Prozent) wechseln mindestens drei bis viermal pro Stunde zwischen Anwendungen hin und her. Jeder fünfte Arbeitnehmer fühlt sich von den Mengen an Tools gar überwältigt. Für deutsche Unternehmen und die Belegschaft bedeuten die vielen Tools und die damit über verschiedene Anwendungen hinweg verteilten Informationen einen schmerzhaften Effizienzverlust. Denn: für die Suche nach relevanten Informationen, wie zum Beispiel Dokumenten, Bildern, Haftungsausschlüssen und Vorlagen verwenden die Hälfte (51 Prozent) der Mitarbeiter vier bis sechs Arbeitsstunden pro Woche. 

Zu viel des Guten: Mitarbeiter bemängeln Tool „Overload”

• Mangelnde Kenntnisse: 40 Prozent der Befragten geben an die angebotenen Tools zwar zu nutzen, aber nicht das volle Potenzial ausschöpfen zu können. Jeder Dritte ist unsicher, welche der Tools für bestimmte Aufgaben verwendet werden müssen.

• Frustration: Jeder vierte Mitarbeiter ist frustriert davon, so häufig zwischen Anwendungen hin und her wechseln zu müssen. 

• Doppelarbeit: Jeder Dritte bemängelt, dass digitale Lösungen nicht in bestehende Workflows integriert sind und dadurch Doppelarbeit entsteht. 

• Unklarheit: 33 Prozent geben an, dass die Anwendungen nicht intuitiv sind.

Die Ergebnisse zeigen: Unternehmen müssen in die Verschlankung ihrer Tech Stacks investieren. Andernfalls stehen hohe Kosten für Softwarelösungen häufig mangelndem Output gegenüber. Tatsächlich geben 27 Prozent der deutschen Arbeitnehmer an, dass die schiere Anzahl der Tools, die sie nutzen müssen, negative Auswirkungen auf die eigene Effizienz haben. Daher sollten Unternehmen ihren Mitarbeitern nicht wahllos neue Tools zur Verfügung stellen, sondern integrierte, intuitive und unternehmensweite Softwarelösungen anbieten. Ansonsten riskieren sie, dass die Investitionssummen für die Optimierung der hybriden Arbeitswelt verpuffen. 

Das Konzept des Business Enablement charakterisiert diese konkreten Anforderungen an neue Softwarelösungen. Business Enablement beschreibt den Tech-Stack von Unternehmen, also die Summe technologischer Tools, die Unternehmen einsetzen um besser und effizienter arbeiten zu können. Von CRM Anwendungen über Tools zur digitalen Zusammenarbeit bis hin zu Content Enablement Plattformen.

Hybrider Arbeitsplatz: Quo vadis? 

Die Studie beleuchtet ebenfalls, wie Mitarbeiter Ihre Arbeitgeber hinsichtlich einer hybriden Arbeitswelt bewerten und gibt Einsicht in individuelle Befürchtungen. 

• 33 Prozent der Befragten glauben, dass der hybride Arbeitsplatz negative Auswirkungen auf die eigene Produktivität hat. 

• Zwei aus fünf Arbeitnehmern befürchten, dass die Zusammenarbeit mit Kollegen im hybriden Arbeitsumfeld beeinträchtigt wird.

• Jeder Dritte rechnet im hybriden Arbeitsumfeld mit erschwerten Bedingungen im Verwalten von Dokumenten, Unternehmensinhalten und Dateien.

• 39 Prozent der Befragten glauben nicht, dass das eigene Unternehmen die nötigen Technologien zur Unterstützung eines hybriden Arbeitsplatzes zur Verfügung hat.

Diese Ergebnisse zeigen: das zunehmende hybride Arbeitsumfeld bereitet einigen deutschen Arbeitnehmern noch Kopfschmerzen. „Unternehmen müssen gerade jetzt Fingerspitzengefühl beweisen. Lediglich neue Technologien für teures Geld einkaufen wird nicht funktionieren”, sagt Michael Lazik, Sales Director DACH bei Templafy. „Vielmehr bedarf es zwingend einer Konsolidierung der digitalen Tools. Je weniger verschiedene Anwendungen ich einzeln verstehen und benutzen muss, desto effizienter kann ich arbeiten.”

Hauptfaktoren für die erfolgreiche Implementierung von Software am Arbeitsplatz

Neben Nutzungsverhalten von digitalen Tools am Arbeitsplatz und dem Thema hybrider Arbeitsplatz wurden die Teilnehmer dazu befragt, welche Faktoren für sie hauptverantwortlich für das Scheitern der erfolgreichen Adaption von Software Lösungen sind. Aus den Ergebnissen lassen sich folgende Erkenntnisse ableiten:

• Neue Tools müssen in bestehende Tools und Arbeitsprozesse integriert sein (51 Prozent)

• Für den richtigen Umgang mit neuen digitalen Lösungen müssen Trainings und Schulungen angeboten werden (48 Prozent)

• Die Tools müssen einen echten und klaren Mehrwert für die Endnutzer haben (46 Prozent)

• Neue Tools müssen möglichst breite Anwendungsfälle bedienen, anstatt ein sehr spezifisches Problem zu lösen (43 Prozent)

• Alle Abteilungen im Unternehmen müssen konsistent die gleichen Anwendungen nutzen (43 Prozent)

Templafy befragte im Rahmen der Studie über 1.200 deutsche Arbeitnehmer aus verschiedenen Industrien. Fast 70 Prozent der Befragten arbeiten in Unternehmen mit mindestens 500 Angestellten. Über die Hälfte der Teilnehmer begleitet innerhalb des Unternehmens eine leitende Position. 

www.templafy.com/de