Thought Leadership
Ein Digital Workplace ist in vielen Branchen ein Muss. Mitarbeitende haben exakt nur die Anwendungen zur Verfügung, die sie für ihre tägliche Arbeit brauchen wie zum Beispiel das Krankenhausinformationssystem im Gesundheitswesen.
Bei derlei maßgeschneiderten Arbeitsplätzen fehlt jedoch häufig ein tief ins System integriertes Kommunikationsmanagement. Deshalb spielt Unified Communications (UC) eine entscheidende Rolle, wenn der Digital Workplace um sämtliche Kanäle der Kommunikation benutzerfreundlich erweitert werden soll.
Der Digital Workplace zeichnet sich durch eine hochgradige Individualisierung aus. Er ist individuell hinsichtlich der Branchenlösungen wie bei Banken, Versicherungen, im Gesundheitswesen oder bei Verkehrsbetrieben. Er ist weiterhin noch pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter spezifisch eingerichtet. Die jeweiligen Zugriffsrechte auf Anwendungen und Daten sowie Berechtigungen für bestimmte Aktionen sind ebenfalls geregelt.
Fester Bestandteil des Arbeitsplatzes sind Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit wie E-Mail, Instant Messaging und Videokonferenzen. Auch Plattformen für das Dokumentenmanagement und die Team-übergreifende Nutzung von Dateien, auch rund um den Erdball, gehören zur Ausstattung. Insofern fördert der Digital Workplace die Effizienz und Flexibilität von Arbeitsprozessen. Laut einer Studie des IT-Service-Management-Anbieters Ivanti zur Digital Employee Experience (DEX) aus diesem Jahr führt eine positive Erfahrung mit digitalen Tools zu produktivitätssteigernden Effekten. Ein Digital Workplace ermöglicht es den Mitarbeitenden, schneller, weil zielgerichtet, auf Informationen zuzugreifen und effektiver zu kommunizieren. Sobald Mitarbeitende zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen, sinkt die Produktivität.
Kommunikationskanäle vereint
Unified Communications sorgt dafür, dass verschiedene Kommunikationsmittel auf einen Blick und auf einer Benutzeroberfläche gebündelt dargestellt werden. Ein Switch zwischen den Kanälen ist damit obsolet. Zu diesen Kommunikationsmitteln gehören E-Mails, Instant Messaging, SMS/RSC, Voicemail, Videokonferenzen und Telefonie. Idealerweise müssen Nutzerinnen und Nutzer ihre Branchenanwendung nicht mehr verlassen, um die Kommunikationskanäle zu bedienen. Damit vollendet erst UC den Digital Workplace.
Sicherheit im Vordergrund
Unter der Benutzeroberfläche und auf System-Ebene muss die Technologie garantieren, dass ein sicherer und rechtskonformer Dokumentenaustausch garantiert ist. Die Vertraulichkeit und Integrität muss jederzeit gewährleistet sein, die Datenschutzanforderungen und gesetzlichen Vorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen erfüllt werden. Fehler bei der Datenübertragung, die Manipulation von auf dem Übertragungsweg abgefangener Dokumente und Industrie-Spionage sind nur einige der Gefahren bei einer ungeschützten Dokumentenübertragung.
Integrierte Sicherheitsmaßnahmen in UC-Plattformen helfen, Cyber-Bedrohungen wie Datenlecks, unbefugten Zugriff und Phishing-Angriffe zu verhindern. Verschlüsselungstechnologien spielen eine zentrale Rolle, um die Daten während der Übertragung zu schützen.
UC aus Berlin für den Digital Workplace
Die OfficeMaster Suite des Berliner Herstellers Ferrari electronic ist ein Beispiel für eine hochsichere und hochintegrierbare UC-Lösung, die sich in Digital Workplaces einbinden lässt. Ihr Highlight ist der rechtskonforme Dokumentenaustausch über NGDX (Next Generation Document Exchange), der die automatisierte Weiterverarbeitung bis in ein Dokumenten- oder Business-Process-Management-System unterstützt. Eine sichere Übertragung selbst großer Dokumentenmengen ist über Cloud Relay möglich, während die Web-API-Komponente den Zugang zu Partneranwendungen eröffnet. Mit Konnektoren für Microsoft und SAP kann auch aus branchenspezifischen Programmen beziehungsweise Workplaces wie Krankenhausinformationssystemen, Logistiklösungen oder CRM-Programmen eine sichere und rechtsgültige Kommunikation hergestellt werden.
Sie bietet darüber hinaus vielseitige Kommunikations- und Automationsmöglichkeiten. Da die Software nahtlos in bestehende E-Mail-Clients und Groupware-Lösungen integriert wird, können Nutzerinnen und Nutzer wie gewohnt in ihrer vertrauten Arbeitsumgebung agieren, während im Hintergrund zusätzliche Kommunikationskanäle wie NGDX, Fax, Voicemail oder SMS zur Verfügung stehen.
UC On-Prem oder aus der Cloud
Die Trends bei Unified Communications zeigen eine zunehmende Verlagerung in die Cloud. Dadurch werden die Flexibilität und Skalierbarkeit der Kommunikationslösungen weiter erhöht. Mit der Verfügbarkeit der OfficeMaster Suite als virtuelle Maschine im Azure Marketplace erfüllt Ferrari electronic die Anforderungen an einen Cloud-Betrieb. Für Endnutzer von UC spielt es keine Rolle, ob sie Nachrichten und Dokumente über das firmeneigene Rechenzentrum oder über die Cloud beziehen. Für Unternehmen und deren IT-Verantwortliche aber bietet der Schritt in die Cloud zahlreiche Vorteile: Die Installation und das unternehmensweite Rollout funktionieren schnell und unkompliziert. Anpassungen an veränderte Bedingungen können zentral erledigt werden. Eigene Ressourcen wie zum Beispiel Hardware für die UC-Anwendung müssen nicht vorgehalten werden. Das alles spart Zeit und Kosten für Betrieb, Wartung und Aktualisierung.
Auch beim Betrieb in der Cloud bleibt die Kontrolle über Prozesse stets beim Unternehmen. Der Übergang von der Telefonie ins Internet via SIP-Trunk erfolgt über eine gesicherte Telefonverbindung zur Cloud, die Daten sind in Deutschland gespeichert und ihre Übertragung ist verschlüsselt.
Erfolgskriterien für Digital Workplace und UC
Bei der Einführung eines Digital Workplace müssen einige Kriterien beachtet werden, um den Übergang erfolgreich zu gestalten und die gewünschten Vorteile zu realisieren.
Die Integration verschiedener Technologien und Anwendungen in eine einheitliche Plattform kann komplex und technisch anspruchsvoll sein. Eine sorgfältige Planung und die Auswahl beziehungsweise die Aktualisierung kompatibler Systeme ist erforderlich, um sicherzustellen, dass alle Tools nahtlos zusammenarbeiten. Die Systeme müssen nicht nur interoperabel sein, sondern auch skalierbar, um den wachsenden Anforderungen und zukünftigen Technologien gerecht zu werden. UC-Lösungen, insbesondere solche, die Videokonferenzen und Echtzeitkommunikation umfassen, setzen eine stabile und leistungsfähige Netzwerkinfrastruktur voraus. Unternehmen müssen möglicherweise ihre Netzwerkkapazität erweitern, um eine hohe Qualität und Zuverlässigkeit der Kommunikationsdienste sicherzustellen.
Und schließlich nutzt die beste, neue IT nichts, wenn die Mitarbeitenden nicht damit zurechtkommen und sie nicht nutzen. Sie müssen geschult werden, um die neuen Tools effektiv nutzen zu können. Es ist wichtig, die Akzeptanz durch klare Kommunikation der Vorteile und durch Schulungsprogramme zu fördern.
Digital Workplaces haben für Mitarbeitende und damit für das gesamte Unternehmen viele Vorteile. Perfekt werden sie, wenn durch Unified Communications auch die Kommunikation der Mitarbeitenden wesentlich erleichtert und sicherer wird.
