Kommunikation & Collaboration im Workplace Management und UC-Umfeld

Die moderne Arbeitswelt ist geprägt von hybriden Arbeitsmodellen, global verteilten Teams und einer Vielzahl digitaler Tools. 

Damit Kommunikation und Zusammenarbeit nicht im Chaos enden, setzen Unternehmen auf Unified Communication (UC). Diese Lösungen vereinen Chat, Voice, Video und Kollaboration in einer integrierten Umgebung und schaffen so einen digitalen Arbeitsplatz, der alle Kommunikationskanäle nahtlos miteinander verbindet.

Die Vorteile liegen auf der Hand: weniger Medienbrüche, höhere Produktivität, bessere Nutzererfahrung und oft auch geringere Kosten. Doch die Praxis zeigt, dass es nicht die eine perfekte Plattform gibt, sondern mehrere große Anbieter mit unterschiedlichen Stärken existieren, die zunehmend miteinander zusammenspielen müssen. Die Kunst besteht darin, die richtige Lösung für die eigenen Anforderungen zu finden und gleichzeitig die Interoperabilität mit anderen Systemen sicherzustellen.

Warum Unified Communication im Workplace Management so wichtig ist

Früher nutzten Unternehmen Telefonanlagen, E-Mails, Messenger und Konferenzsysteme als völlig getrennte Insellösungen. Dieses Tool-Wirrwarr führte zu erheblicher Ineffizienz, doppelten Lizenzen und Frustration bei den Mitarbeitern. Ein typisches Szenario: Der Kollege ist per E-Mail nicht erreichbar, also ruft man an und landet in der Mailbox, schickt dann noch eine Chat-Nachricht und findet schließlich heraus, dass er gerade in einem Meeting sitzt — diese Information hätte ein Präsenzsystem längst angezeigt.

Die zentralen Funktionen moderner UC-Lösungen

Unified Communication schafft hier grundlegende Abhilfe, indem es sämtliche Kommunikationskanäle in einer Plattform bündelt. Chat und Messaging ermöglichen schnelle Abstimmungen im Team, während Voice und Telefonie die klassische Geschäftskonmunikation abdecken. Videokonferenzen haben sich als unverzichtbar für Meetings und hybride Zusammenarbeit etabliert, und das Präsenzmanagement zeigt auf einen Blick die Erreichbarkeit der Kollegen an. Hinzu kommen Kollaborationsfunktionen wie gemeinsame Dateiablagen oder Co-Authoring, die das gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten ermöglichen.

So entsteht ein digitaler Arbeitsplatz, der Kommunikation nahtlos integriert und gleichzeitig Kosten durch Konsolidierung senkt. Statt fünf verschiedene Tools mit jeweils eigenen Lizenzen, Schulungsaufwänden und Support-Verträgen zu betreiben, reicht im Idealfall eine einzige Plattform, die alle Anforderungen abdeckt.

Die wichtigsten UC-Plattformen im Vergleich

Der Markt für Unified Communication wird von mehreren etablierten Anbietern dominiert, die jeweils unterschiedliche Schwerpunkte setzen und verschiedene Unternehmensgrößen ansprechen. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Plattformen mit ihren Kernmerkmalen:

Plattform / Anbieter	Hauptfunktionen	Besonderheiten	Typische Einsatzszenarien	Kostenaspekte
Microsoft Teams	Chat, Voice, Video, Kollaboration, tiefe Integration in Microsoft 365	Starke Marktverbreitung, optimale Office-Integration, umfassendes Ökosystem	Unternehmen, die MS 365 nutzen	Lizenz oft im M365-Paket enthalten, zusätzliche Kosten für Telefonie (ab 8,40 €/Monat)
Zoom	Videokonferenzen, Meetings, Chat, Telefonie (Zoom Phone), Whiteboard, Events	Hervorragende Videoqualität, intuitive Bedienung, starke KI-Funktionen	Organisationen mit Fokus auf Meetings & Webinare	Flexible Abo-Modelle (ab 13,99 €/Monat), Zoom Phone separat lizenzierbar
Cisco Webex	Meetings, Messaging, Telefonie, Hardware-Integration	Enterprise-fokussiert, hohe Sicherheit, KI-Funktionen, exzellente Geräteunterstützung	Konzerne & Behörden mit hohen Sicherheitsanforderungen	Höhere Kosten bei Hardware + Lizenzen (ab 12,50 €/Monat), starke Skalierung möglich
RingCentral	UCaaS (Cloud-Telefonie, Video, Messaging), Integrationen mit CRM/ERP	Cloud-first, schnell implementierbar, umfassende API	KMU & Mittelständler ohne eigene TK-Infrastruktur	Cloud-Lizenzen nach Nutzer (ab 19,99 €/Monat), transparent kalkulierbar
Mitel	Telefonie, UC On-Premises & Cloud, hybride Modelle	Flexibilität zwischen On-Prem und Cloud, bewährte TK-Technik	Unternehmen mit Sicherheitsfokus oder Compliance-Anforderungen	Oft günstiger bei On-Prem (ab 15,00 €/Monat), Cloud-Optionen skalierbar
Starface	UCC-Plattform, Telefonie, Chat, Video, Präsenz, Kollaboration	Deutsche Lösung, DSGVO-konform, Rechenzentren in Deutschland	Deutsche Mittelständler mit Datenschutz-Fokus	Transparente Staffelung nach Nutzern (ab 9,90 €/Monat), modularer Aufbau

Hinweis: Alle Preise sind Brutto-Angaben (inkl. MwSt.) für Einstiegspakete und können je nach Unternehmensgröße und Verhandlungen variieren. In diesem dynmaischen Markt können sich Preise schnell verändern.

Microsoft Teams: Die All-in-One-Lösung für das Microsoft-Ökosystem

Microsoft Teams hat sich in den letzten Jahren zur am weitesten verbreiteten Plattform entwickelt, was vor allem an der tiefen Integration in Microsoft 365 liegt. Unternehmen, die bereits Office, Outlook und SharePoint nutzen, finden in Teams eine nahtlose Erweiterung ihres digitalen Arbeitsplatzes. Die Basisfunktionen für Chat, Video und Kollaboration sind oft im bestehenden M365-Paket enthalten, während für erweiterte Telefoniefunktionen zusätzliche Lizenzen (ab 8,40 €/Monat) erforderlich sind. Teams eignet sich besonders für Organisationen, die bereits im Microsoft-Ökosystem verwurzelt sind und Wert auf Office-Integration legen.

Zoom: Der Spezialist für Videokonferenzen mit erweitertem Portfolio

Zoom hat sich seinen Ruf vor allem durch herausragende Videokonferenz-Qualität erarbeitet. Die Plattform punktet mit stabiler Performance auch bei großen Teilnehmerzahlen und einer intuitiven Bedienung. Neben den klassischen Meetings bietet Zoom mit Zoom Phone eine vollwertige Cloud-Telefonie und hat sein Portfolio um Whiteboards, Events und KI-Funktionen erweitert. Besonders Organisationen mit starkem Fokus auf hybride Meetings, Webinare und externe Kommunikation setzen auf Zoom. Das flexible Abo-Modell ermöglicht eine bedarfsgerechte Lizenzierung.

Cisco Webex: Enterprise-Lösung mit KI und höchsten Sicherheitsstandards

Cisco Webex positioniert sich als Enterprise-Lösung mit höchsten Sicherheitsstandards und exzellenter Hardware-Integration. Die Plattform vereint Meetings, Messaging und Telefonie in einer Umgebung und zeichnet sich durch umfassende Geräteunterstützung sowie KI-Funktionen wie Rauschunterdrückung und automatische Transkription aus. Konzerne und Behörden schätzen besonders die ausgereiften Sicherheitsfunktionen und die Möglichkeit, auch komplexe Anforderungen abzubilden. Die Kosten liegen im höheren Segment, insbesondere wenn Hardware und Premium-Lizenzen kombiniert werden.

RingCentral: Cloud-first UCaaS für schnelle Implementierung

RingCentral verfolgt einen konsequenten Cloud-first-Ansatz und positioniert sich als UCaaS-Lösung (Unified Communications as a Service), die sich schnell implementieren lässt. Die Plattform kombiniert Cloud-Telefonie, Video und Messaging mit umfangreichen Integrationsmöglichkeiten in CRM- und ERP-Systeme. Besonders KMU und Mittelständler schätzen die transparente Kalkulation der Cloud-Lizenzen nach Nutzeranzahl und die Tatsache, dass keine eigene Hardware-Infrastruktur aufgebaut werden muss.

Mitel: Flexible Hybrid-Lösungen zwischen Cloud und On-Premises

Mitel bietet eine besondere Flexibilität zwischen On-Premises- und Cloud-Lösungen, was sie für Unternehmen mit speziellen Sicherheitsanforderungen oder regulatorischen Vorgaben interessant macht. Die hybride Ausrichtung erlaubt es, bestehende Telefonanlagen weiterzubetreiben und schrittweise in die Cloud zu migrieren. Mitel richtet sich vor allem an Unternehmen, die Wert auf Kontrolle über ihre Infrastruktur legen oder aus Compliance-Gründen nicht vollständig in die Cloud wechseln können.

Starface: DSGVO-konforme UC-Lösung made in Germany

Starface nimmt als deutscher Anbieter eine besondere Stellung ein, insbesondere für Unternehmen, die Wert auf DSGVO-Konformität und Datenhaltung in Deutschland legen. Die UCC-Plattform (Unified Communication & Collaboration) kombiniert klassische Telefonie mit modernen Collaboration-Features und bietet sowohl On-Premises- als auch Cloud-Varianten an. Starface punktet mit intuitiver Bedienung, flexiblen Lizenzmodellen und der Möglichkeit, bestehende ISDN- oder SIP-Infrastrukturen nahtlos zu integrieren. Besonders mittelständische Unternehmen in Deutschland schätzen den lokalen Support und die deutschen Rechenzentren.

Kostenaspekte von Unified Communication -ösungen

Die Kostenfrage ist für Unternehmen ein zentraler Faktor bei der Einführung von UC und erfordert eine differenzierte Betrachtung. Die reine Lizenzgebühr ist dabei nur ein Aspekt von vielen, die in eine Gesamtkostenrechnung einfließen müssen.

Lizenz- und Abomodelle im Überblick

Viele Anbieter setzen heute auf Subscription-Modelle im Rahmen von UCaaS, die pro Nutzer und Monat abgerechnet werden. Diese monatliche Zahlweise bietet den Vorteil hoher Flexibilität und vermeidet große Anfangsinvestitionen. Microsoft Teams ist oft bereits im M365-Paket enthalten, sodass für Basisfunktionen keine zusätzlichen Kosten anfallen. Allerdings kommen für erweiterte Telefoniefunktionen wie das Calling-Paket oder die Anbindung ans öffentliche Telefonnetz durchaus Zusatzkosten hinzu. Zoom und RingCentral bieten modulare Preismodelle, die flexibel nach Bedarf gewählt werden können, während Starface mit transparenten, nach Nutzerzahl gestaffelten Paketen arbeitet, die je nach gewähltem Funktionsumfang variieren.

Einsparpotenziale durch UC-Konsolidierung

Das Einsparpotenzial durch UC ist erheblich und zeigt sich in mehreren Bereichen. Die Konsolidierung verschiedener Einzellösungen eliminiert die Notwendigkeit, parallel eine Telefonanlage, verschiedene Chat-Tools und separate Videodienste zu lizenzieren und zu betreiben. Eine einzige Plattform reduziert nicht nur Lizenzkosten, sondern auch Schulungsaufwand, Support-Komplexität und administrativen Overhead. Der Wechsel von Hardware-basierten Lösungen zu Cloud-Diensten verringert Investitionen in eigene Telefonanlagen, Server und deren Wartung dramatisch. Die Skalierbarkeit von Cloud-Lösungen ermöglicht es, nur für tatsächlich genutzte Lizenzen zu zahlen, was bei schwankenden Mitarbeiterzahlen oder projektbezogener Teamarbeit erhebliche Vorteile bringt. Nicht zu unterschätzen sind zudem die Produktivitätsgewinne durch kürzere Meetingzeiten, reduzierten Reiseaufwand und schnellere Abstimmungsprozesse, die sich zwar schwerer in Euro beziffern lassen, aber dennoch real sind.

Verborgene Kosten und Zusatzinvestitionen

Allerdings gibt es auch verborgene Kosten, die bei der Budgetplanung berücksichtigt werden müssen. Für die Verbindung verschiedener Plattformen können Interoperabilitäts-Lizenzen fällig werden, etwa wenn Zoom-Rooms auch Teams-Meetings hosten sollen oder Cisco-Systeme mit Webex und Teams gleichermaßen funktionieren müssen. Die Hardware-Ausstattung von Konferenzräumen, hochwertige Headsets für Mitarbeiter oder Gateways zur Anbindung bestehender Telefonie schlagen zusätzlich zu Buche. Nicht zuletzt sind Investitionen in Schulungen und Change Management wichtig, um die Akzeptanz und effektive Nutzung der neuen Plattform sicherzustellen – eine Technologie, die nicht genutzt wird, spart kein Geld.

Zusammenspiel der UC-Plattformen: Interoperabilität als Erfolgsfaktor

Da Unternehmen in der Realität oft mehr als nur eine Plattform im Einsatz haben, ist das Zusammenspiel verschiedener UC-Lösungen entscheidend für den Erfolg. Unified Communication ist in der Praxis selten ein Monopol einer einzigen Plattform, sondern vielmehr ein Ökosystem verschiedener Systeme, die miteinander kommunizieren müssen. Diese Situation entsteht durch Fusionen und Übernahmen, unterschiedliche Abteilungspräferenzen, Kundenanforderungen oder gewachsene IT-Landschaften.

Typische Integrationsszenarien für hybride UC-Umgebungen

Typische Integrationsszenarien umfassen vor allem die Video-Interoperabilität zwischen verschiedenen Plattformen. Cisco-Raumsysteme können heute auch Zoom- oder Teams-Meetings starten, indem sie über SIP/H.323-Protokolle oder Cloud Video Interop (CVI) miteinander kommunizieren. Das bedeutet, dass ein Unternehmen mit Webex-Hardware in seinen Konferenzräumen trotzdem problemlos an Teams-Meetings externer Partner teilnehmen kann. Die Synchronisation von Präsenzinformationen über Plattformgrenzen hinweg ermöglicht es Mitarbeitern, die Erreichbarkeit ihrer Kollegen zu sehen, unabhängig davon, welches System diese gerade nutzen. Die Integration bestehender Telefonie ist ein weiterer wichtiger Aspekt, bei dem klassische Durchwahlen über Gateways in moderne UC-Plattformen eingebunden werden. Starface bietet hier beispielsweise umfassende SIP-Trunk-Unterstützung für die Anbindung verschiedener Provider und Systeme.

Vorteile plattformübergreifender Kommunikation

Dateiablage und Kollaboration funktionieren plattformübergreifend, sodass Dokumente aus SharePoint, OneDrive oder Google Drive in Teams, Zoom oder Webex gleichermaßen genutzt werden können. Schließlich ermöglichen übergreifende Analytics- und Monitoring-Lösungen, Nutzung und Qualität über verschiedene Plattformen hinweg zu messen und zu optimieren. Die Vorteile dieser Interoperabilität sind vielfältig und konkret messbar. Unternehmen können bestehende Hardware weiternutzen, statt bei jedem Plattformwechsel alles neu beschaffen zu müssen, was Investitionen schützt und Nachhaltigkeit fördert. Die Flexibilität im Umgang mit Partnern, Kunden und Dienstleistern steigt erheblich, wenn man nicht davon abhängig ist, dass alle Beteiligten dieselbe Plattform nutzen. Am wichtigsten ist jedoch die Steigerung der Produktivität, da Mitarbeiter sich nicht mehr um technische Kompatibilitätsfragen kümmern müssen, sondern einfach ihrer Arbeit nachgehen können.

Erfolgsfaktoren für UC im Workplace Management

Die erfolgreiche Einführung von Unified Communication beginnt mit einer gründlichen Bedarfsanalyse, in der geklärt wird, welche Kommunikationskanäle tatsächlich benötigt werden, wie viele Nutzer welche Funktionen brauchen und welche bestehenden Systeme integriert werden müssen.

Strategische Plattformauswahl und Lizenzplanung

Darauf aufbauend sollte eine Hauptplattform gewählt werden, die den Großteil der Anforderungen abdeckt, während gleichzeitig Interoperabilität zu anderen Systemen offengehalten wird. Diese Strategie vermeidet das Chaos völlig fragmentierter Tool-Landschaften, ohne in die Falle der unrealistischen One-Size-Fits-All-Lösung zu tappen. Die Kosten-Nutzen-Abwägung zwischen Cloud- und On-Premises-Lösungen muss die individuellen Anforderungen an Datenschutz, Kontrolle und Investitionsbereitschaft berücksichtigen, während verschiedene Lizenzmodelle sorgfältig verglichen werden sollten.

Change Management und Mitarbeiterakzeptanz

Change Management ist ein häufig unterschätzter Erfolgsfaktor, bei dem Mitarbeiter frühzeitig eingebunden, geschult und zu Botschaftern der neuen Lösung gemacht werden sollten. Technologie wird nur dann genutzt, wenn sie akzeptiert und verstanden wird. Sicherheit und Compliance dürfen nicht vernachlässigt werden, insbesondere DSGVO-Anforderungen, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Datenhaltung müssen von Anfang an mitgedacht werden.

Monitoring und kontinuierliche Optimierung

Schließlich macht ein systematisches Monitoring mit definierten KPIs den Erfolg messbar und ermöglicht kontinuierliche Verbesserungen der UC-Implementierung. Kennzahlen wie Adoption Rate, Meeting-Qualität, Nutzerzufriedenheit und tatsächliche Kosteneinsparungen sollten regelmäßig überprüft werden.

FAQ