E-Rechnungen empfangen: Ein Überblick für Unternehmen

Immer mehr Unternehmen stellen auf digitale Abläufe um. Dazu gehört auch, dass sie E-Rechnungen empfangen.

Der Begriff bezeichnet Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und verarbeitet werden können – ohne Medienbruch und ganz ohne Papier.

Was bedeutet es, E-Rechnungen zu empfangen?

Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine PDF-Datei per E-Mail. Sie besteht aus standardisierten Daten, die von Buchhaltungssystemen automatisch gelesen und verarbeitet werden können. Das spart Zeit, vermeidet Tippfehler und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess.

Gesetzliche Vorgaben zur elektronischen Rechnung

In Deutschland und der EU gibt es klare gesetzliche Vorgaben für elektronische Rechnungen. Seit 2020 sind Lieferanten des Bundes verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form einzureichen. Auch viele Bundesländer und Kommunen akzeptieren nur noch standardisierte E-Rechnungen. Für Unternehmen bedeutet das: Wer im öffentlichen Sektor tätig ist, muss entsprechende Lösungen nutzen.

Im Bereich B2B ist das Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 Pflicht.

Wichtig beim Empfang von E-Rechnungen ist die Validierung nach EN 16931, die korrekte Archivierung und auch das Ablehnen von nicht validen E-Rechnungen, da andernfalls der Verlust des Vorsteuerabzugs droht.

Gängige Formate: XRechnung und ZUGFeRD

Die beiden wichtigsten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.

• XRechnung ist das vorgeschriebene Standardformat für Behörden. Es basiert auf XML-Daten und ist streng normiert. XRechnung findet auch im B2B Verwendung.
  
• ZUGFeRD kombiniert eine visuell lesbare PDF mit eingebetteten strukturierten Daten. Dadurch eignet es sich auch für den Austausch mit Geschäftspartnern außerhalb des öffentlichen Sektors.
  

Vorteile der elektronischen Rechnung

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile:

• Effizienz: Rechnungen werden automatisch verarbeitet, was Arbeitszeit spart.
  
• Fehlerreduktion: Durch standardisierte Daten sinkt das Risiko manueller Eingabefehler.
  
• Kostenersparnis: Papier-, Druck- und Versandkosten entfallen.
  
• Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch schont die Umwelt.
  
• Rechtssicherheit: E-Rechnungen erfüllen gesetzliche Anforderungen und sind revisionssicher archivierbar.
  

So empfangen und verarbeiten Unternehmen E-Rechnungen

Damit Unternehmen E-Rechnungen nutzen können, sind einige Schritte erforderlich.

Technische Voraussetzungen

Ein geeignetes Buchhaltungs- oder ERP-System ist entscheidend. Dieses muss die gängigen Formate verarbeiten und die Rechnungsdaten in bestehende Abläufe integrieren können. Viele Softwarelösungen bieten heute bereits Schnittstellen für XRechnung und ZUGFeRD.

Integration in bestehende Prozesse

Die Einführung sollte nicht isoliert betrachtet werden. Sinnvoll ist es, bestehende Prozesse in Einkauf, Buchhaltung und Controlling zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Wer frühzeitig Mitarbeitende schult und klare Workflows definiert, profitiert langfristig von den Vorteilen der Digitalisierung.

Fazit

E-Rechnungen sind längst kein Zukunftsthema mehr, sondern Realität im Geschäftsalltag. Wer E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann, erfüllt nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern verschafft sich auch einen klaren Wettbewerbsvorteil. Unternehmen sollten daher rechtzeitig in die passende Technik investieren und ihre Prozesse digital ausrichten.