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Ab 2027 wird der Versand von E-Rechnungen im B2B Pflicht, darauf bereiten sich Unternehmen jetzt vor. xSuite eDNA ist eine flexible, cloudbasierte Austausch- und Konvertierungsplattform für Erstellung, Versand und Annahme elektronischer Rechnungen im XML-Format.
Seit Anfang dieses Jahres gilt in Deutschland die Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen im B2B. Noch ist der Anteil eingehender, maschinenlesbarer E-Rechnungen bei den Unternehmen allerdings gering. Dies wird sich grundlegend ändern, wenn ab 1. Januar 2027 auch die Versandpflicht kommt. Viele Unternehmen haben bereits eine Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Einsatz. Nicht jede kann allerdings auch strukturierte XML-Rechnungen annehmen und verarbeiten, von der Erstellung und dem Versand ganz zu schweigen.
Als auf Rechnungsprozesse spezialisierter Softwarehersteller unterstützt xSuite seit Jahren die SAP-integrierte Verarbeitung von E-Rechnungen. Im Vorfeld der E-Rechnungspflicht hat der Hersteller bereits Mitte letzten Jahres mit xSuite eDNA (electronic Document Network Adapter) eine Cloudplattform auf den Markt gebracht, die beide Seiten bedient: zunächst die Annahme unterschiedlichster E-Rechnungsformate und ihre Umwandlung in ein einfach zu verarbeitendes, standardisiertes Format, seit Juni 2025 auch die Erstellung und den Versand von Debitorenrechnungen aus SAP SD in XML-Formaten (konform mit EN 16931).
Im SAP SD-Modul wird dafür ein Add-on (Transport) installiert, das auf die Nachrichtensteuerung in SAP zugreift. Bei Erstellen einer Faktura in SAP werden die relevanten Daten über die Nachrichtensteuerung abgerufen und an die Cloudbasierte Plattform xSuite eDNA übergeben. Diese führt diverse Prüfschritte gemäß EN 16931 durch (Datenintegrität, Pflichtfelder, Datentypen, Business Rules); Formatumwandlung und weitere Verarbeitungsschritte erfolgen dann vollständig in der Cloud.
Änderungen oder Erweiterungen wie neue E-Rechnungsformate oder -versionen werden zentral in der Cloud implementiert und stehen allen Kunden automatisch zur Verfügung. Dies reduziert auf Kundenseite den Aufwand für die Wartung und sorgt für hohe Flexibilität.
Unternehmen ziehen E-Mail-Versand noch vor
xSuite eDNA bietet zwei Möglichkeiten des Versands: per E-Mail in den Formaten BIS Billing, ZUGFeRD und XRechnung sowie über das Peppol Netzwerk (diverse Formate). Das Portfolio an Ländern und Portalen wird konsequent erweitert.
In Deutschland werden schwerpunktmäßig der bereits im B2G etablierte und durch die KoSIT zentral verwaltete deutsche Standard „XRechnung“ sowie „ZUGFeRD“ genutzt. Letzteres stellt eine hybride Rechnung dar, die aus einem Sichtteil im PDF-Format sowie einem maschinenlesbaren Teil im XML-Format besteht.
Einer xSuite-Umfrage zufolge nehmen 91 Prozent der Befragten das Format ZUGFeRD bereits an, gefolgt von der XRechnung mit 76 Prozent.
Wer auf Nummer sicher gehen will, realisiert zudem das Senden und Empfangen nach dem EU-Standard BIS Billing 3. Die Umfrage ergab auch, dass 95 Prozent der befragten Unternehmen klassischerweise auf den EMail- Versand zurückgreifen, während lediglich zehn Prozent bereits auf ein spezielles Portal setzen.
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht übrigens nur national. Rechnungen aus dem Ausland unterliegen nicht der deutschen Gesetzgebung und können weiterhin als Papierrechnung oder in anderen Formaten versendet werden.
