Thought Leadership
Auf der Suche nach qualifizierten Nachwuchskräften setzen immer mehr Unternehmen auf die Unterstützung des Internets: Es erleichtert nicht nur die Kommunikation mit Bewerbern, sondern bietet auch die Voraussetzungen dafür, hoch valide Testverfahren gleich an den Anfang des Auswahlverfahrens zu setzen.
Bei der Wahl des richtigen Anbieters für webbasierte Einstellungstestskalen gibt es jedoch einiges zu beachten – sonst wird der Sprung ins kalte Wasser schnell zum Datenschutz-Desaster.
Wenn ein Unternehmen für eine vakante Stelle die passende Besetzung finden will, werden in der Regel eine ganze Menge Verfahren bemüht, um aus allen eingehenden Bewerbungen den optimalen Kandidaten auszuwählen. Schriftliche Bewerbung, Vorstellungsgespräch, Assessment Center – so lautet der geläufigste Dreischritt für ein vermeintlich effizientes Auswahlverfahren. Doch der Schein trügt: Wenn gleich zu Beginn der Bewerberauswahl so wenig valide Verfahrensschritte wie die Sichtung von schriftlichen oder digitalen Bewerberunterlagen stehen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es weniger qualifizierte Bewerber bis in die Endauswahl schaffen, wohingegen manch ein für die ausgeschriebene Stelle deutlich besser passender Kandidat schon hier verloren geht.
Bislang gab es wenige Möglichkeiten, um diesen so genannten falsch-positiven oder falsch-negativen Entscheidungen in der Bewerberauswahl frühzeitig entgegenzuwirken. Zwar wissen die meisten Personaler um die geringe Validität von Lebensläufen und Anschreiben, es mangelte jedoch in der Praxis lange Zeit schlicht an Alternativen. Denn ein Einstellungstest oder das Erstellen von Arbeitsproben – beides deutlich aussagekräftigere Verfahren zur Bewerberauswahl – ließen sich häufig nur vor Ort durchführen und erforderten damit die zeit- und kostenaufwendige Einladung eines Kandidaten.
Webbasiertes Recruiting ermöglicht valide Auswahlverfahren
Anders sieht es aus, seitdem das Internet den Berufsalltag und damit auch die Recruiting-Prozesse großer wie kleiner Unternehmen geprägt hat. Weil es für hoch valide Auswahlverfahren nicht mehr die persönliche Anwesenheit von Bewerbern und Personalern voraussetzt, bringt es interessante Möglichkeiten für eine passgenaue Besetzung freier Stellen mit sich. Denn mit der kostengünstigen und einfach zu händelnden Verlagerung von Prozessschritten ins Virtuelle können Unternehmen es sich nun seit einigen Jahren durchaus leisten, die aussagekräftigsten Auswahlschritte ganz an den Anfang ihrer Einstellungsverfahren zu setzen.
In erster Linie sind damit psychologische Testverfahren gemeint: Anhand von detaillierten Skalen erheben sie, inwiefern ein Bewerber das notwendige Potenzial mitbringt, um den Anforderungen seiner späteren Position Herr zu werden. Selbst scheinbar vage Softskills wie Durchsetzungsfähigkeit und Teamgeist lassen sich mit den richtigen Online-Tests erfassen. Auf diese Weise kann ein Unternehmen schon in den ersten Bewerbungsschritten feststellen, ob ein Kandidat wirklich zu ihm passt und sich eine genaue Sichtung seiner Unterlagen sowie die Einladung zu einem persönlichen Gespräch auch tatsächlich lohnt. Gleichzeitig bekommt der Bewerber wenn vom Unternehmen gewünscht schon zu einem frühen Zeitpunkt ein fundiertes Feedback hinsichtlich seiner Eignung für die angestrebte Position. So profitieren beide Seiten von dem unkomplizierten Verfahren.
Psychologische Einstellungstests, die über das Internet durchgeführt werden können, gibt es inzwischen viele, in sehr unterschiedlicher Qualität. Die Personaler müssen genau hinschauen, wenn sie sich auf die Suche nach einem passenden Anbieter machen, der für ihr Unternehmen die richtigen Testverfahren entwickeln oder bereitstellen soll. Denn abgesehen davon, dass selbstverständlich nur wissenschaftlich fundierte Tests zum Einsatz kommen sollen – nur sie liefern ein treffsicheres Ergebnis –, gilt es bei der Verlagerung von Auswahlschritten in das Internet einiges zu beachten, vor allem in rechtlicher Hinsicht.
Selbst für erfahrene Personaler ist das Internet als Mittel zur Bewerberauswahl in gewisser Hinsicht immer noch Neuland – zu jung ist die Technologie und zu schnelllebig sind ihre Entwicklungen, als dass sich ein digitales Selbstverständnis bereits in sämtlichen Köpfen verankert hätte. Dennoch führt am World Wide Web in Sachen Recruitment kein Weg mehr vorbei, denn in Zeiten des akuten Fachkräftemangels sind Unternehmen schlicht auf eine schlanke und passgenaue Bewerberauswahl angewiesen. Folglich sollte das Thema eRecruiting mit Bedacht angegangen werden, um alle Fehlerquellen von vornherein zu vermeiden.
Nachweislicher Schutz für sensible Bewerberdaten
An oberster Stelle steht dabei das Thema Datenschutz. Selbstverständlich wissen Personaler in der Regel, mit was für sensiblen Daten sie es in den Unterlagen ihrer Bewerber zu tun haben – auch in der analogen Welt erfordern sie folglich schon einen verantwortungsvollen Umgang und dürfen nicht in falsche Hände geraten. Die Problematik potenziert sich, wenn diese Daten nun ins Internet ausgelagert werden. Denn das bedeutet für gewöhnlich, dass sie in virtuellen Datenbanken und damit auf fremden Servern außerhalb des Unternehmens gespeichert sind. Die Verantwortung gegenüber den Bewerbern, denen ein sicherer Umgang mit ihren Daten gewährt werden muss, verbleibt jedoch beim Unternehmen.
Deshalb muss bei der Auswahl eines Anbieters von psychologischen Testverfahren oder anderen eRecruiting-Tools unbedingt sichergestellt werden, dass der jeweilige Dienstleister die bei ihm erhobenen oder gespeicherten Daten in jedem Fall sicher verwahrt und vor fremden Zugriffen schützt. Um das herauszufinden, ist jedes Unternehmen befugt, ein eigenes Prüfaudit direkt vor Ort beim Dienstleister durchzuführen – was allerdings mit hohen Kosten verbunden ist. Einfacher ist der Blick auf gängige Zertifizierungen wie die ISO 27001-Zertifizierung oder das IT-Grundschutz-Zertifikat des BSI. Trägt ein Dienstleister diese Zertifikate, wurde er in regelmäßigen Abständen von einem unabhängigen Auditor überprüft und hat eventuelle Sicherheitsmängel erfolgreich beseitigt. Auch seine eigenen Anforderungen an weitere externe Dienstleister wie Rechenzentren erhöhen sich mit der Zertifizierung. Für ein Unternehmen also ein sicheres Signal für die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters, was den Schutz der dort gelagerten Daten angeht. Bislang haben jedoch nur die wenigsten Anbieter eine Zertifizierung. Und auch mit einer solchen lassen sich nicht alle Probleme lösen, die mit der Erhebung von personenbezogenen Daten im Internet entstehen.
Die Zukunft: Anforderungsorientierte Datenerhebung
Problematiken bei der Datenerhebung von Bewerbern lassen sich allerdings bewältigen, indem bei der Datenerhebung eine Fokussierung auf die wirklich zur Stellenbesetzung nötigen Daten vorgenommen wird. So hebt z. B. das Bundesdatenschutzgesetz diese Notwendigkeit eines klaren Anforderungsbezuges von allen erhobenen Daten hervor. Konkret bedeutet das, dass bei der Auswahl eines Anbieters für psychologische Testverfahren unbedingt darauf geachtet werden sollte, dass sich die zur Verfügung stehenden Testskalen genau an den Bedarf des Unternehmens anpassen lassen, damit nicht persönliche Daten erhoben und Eigenschaften getestet werden, die für die tatsächliche Stellenbesetzung irrelevant sind. Im Optimalfall entwickelt ein Dienstleister daher die spezifischen Testverfahren für ein Unternehmen auf Basis von dessen eigener Vorarbeit, nämlich genau nach dem Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle, oder verfügt über eine entsprechend umfassende Plattform mit für die Bewerberauswahl relevanten Testskalen, aus der man die benötigten Skalen zusammenstellen kann. Ein Anbieter in diesem Feld ist die eligo GmbH, die sich seit ihrer Gründung im Jahr 1999 auf die Entwicklung von psychologischer Personalsoftware spezialisiert hat und Testskalen zur Potenzialanalyse von Bewerbern und Mitarbeitern bereit hält.
Es lässt sich also festhalten, dass es bei der Auswahl einer passenden Online-Plattform einiges zu beachten gilt. Für Personaler gilt oberste Vorsicht, wenn sie sich datenschutzrechtlich nicht auf dünnes Eis begeben wollen. Berücksichtigt man jedoch die hier dargelegten Kriterien, steht einem erfolgreichen Einsatz von webbasierten Recruiting-Tools nichts im Wege – im Gegenteil: Sie erleichtern den Einstellungsprozess, sparen Kosten in nicht unbedeutender Höhe und führen aufgrund der Möglichkeit zu validen Tests gleich zu Beginn der Einstellungsverfahrenskette zu in höchstem Maße passgenauen Stellenbesetzungen.
Checkliste: Effiziente Auswahl von eRecruiting-Testverfahren
Vorbereitung im Unternehmen:
1. Anforderungsanalyse: Welche Potenziale, Skills und Kompetenzen müssen zukünftige Mitarbeiter für die ausgeschriebene Position mitbringen?
2. Testskalen auswählen: Welche dieser Anforderungen lassen sich mit klassischen Biographie-Fragen abtesten? Für welche benötigt man hingegen Testverfahren?
3. Ausprägungsgrade festlegen: In welchem Ausmaß müssen die zu überprüfenden Eigenschaften vorhanden sein? Welcher Optimalwert sollte weder unter- noch überschritten werden?
Suche nach dem passenden Anbieter:
4. DIN Norm: Entsprechen die Verfahren und Beratungsleistungen des Anbieters der gängigen Norm DIN 33430? Ist ein nach dieser Norm „Qualifizierter Auftragnehmer“ dort vorhanden?
5. Skalen: Stellt der Anbieter die benötigten Skalen für die festgelegten Anforderungen zur Verfügung? Kann er die Auswahl auf relevante Skalen beschränken? Kann er für die Auswertung die gewünschten Ausprägungsgrade für „passend“ / „zu niedrig“ /“zu hoch“ einbauen?
6. Datensicherheit: Sind die Bewerberdaten beim Anbieter sicher? Hält er eine ISO 27001- oder BSI-Zertifizierung? Kann ersatzweise vom Auftraggeber selbst ein Audit zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit durchgeführt werden?
7. Sonstige Entscheidungskriterien: Preisgestaltung, Lizenzmodell, Usability
Dipl. Psych. Christa Mette Managing Consultant eligo GmbH und Prof. Dr. Heinrich Wottawa, Wissenschaftlicher Beirat der eligo GmbH
