Zurück in die Zukunft: Wann wird das papierlose Büro Realität?

Ein Schreibtisch, darauf ein Monitor mit Laptop, ein Tablet und eine Karaffe Wasser; keine Papierberge, die umzukippen drohen, nirgendwo Post-its und auch keine Ordner, die sich darum herum türmen. Aufgeräumt, sämtliche Daten digitalisiert und dabei alles vernetzt, gesichert und unverzüglich von überall her im Zugriff – das ist die Vision vom papierlosen Büro der Zukunft. 

Seit Jahrzehnten träumen Menschen davon und heute sind wir der Umsetzung näher denn je. Bezahlbare Technik, ausgereifte Softwarelösungen und die wachsende Akzeptanz einer zunehmend digitalisierten Welt machen das möglich – Prozessoptimierung und Kostendruck machen es notwendig. Gleichzeitig wird pro Kopf so viel Papier verbraucht wie noch nie zuvor. „Think before you print“, der Apell, den man unter fast jeder eingehenden E-Mail findet, verhallt ungehört in den Büroräumen. Wie kann das sein? Die Frage beschäftigt Experten der verschiedensten Fachrichtungen und ihr nachzugehen, führt auf eine spannende Reise.

Woran denken Sie beim Begriff Science Fiction? Sicherlich nicht an „das papierlose Büro“, oder?! Aber genau damit startete das Thema, das bereits 1946 als „Büro der Zukunft“ in einer Science Fiction Erzählung Einzug hielt (A. Murray Leinster, A Logic Named Joe, in: Astounding Science Fiction, 1946). In den 1970er wurde die Idee dann zur Vision geadelt, indem ernstzunehmende Medien wie die amerikanische Business Week das Thema aufgriffen. Auch eine andere Vision wurde damals geboren: Auf jedem Schreibtisch und in jedem Haus solle ein Computer stehen. Zwei junge Männer namens Bill Gates und Paul Allen hatten unter dem Namen Microsoft ein Computer Start-up gegründet und träumten BIG. 

Nur zur Erinnerung: In den Büros arbeiten die Menschen damals mit Schreibmaschinen, kopiert wird auf Durchschreibpapier, archiviert in Papierordnern und Zettelkästen. Für den durchschnittlichen Arbeitnehmer sind diese Vorstellungen deswegen sicherlich reine Utopie. Was er nicht weiß: Der Count-Down zum Paradigmenwechsel in der Arbeitswelt ist bereits angezählt: 1981 kommt MS DOS von IBM auf den Markt, 1985 veröffentlicht Microsoft die erste Version von Windows. Parallel wird etwas entwickelt, das als World Wide Web in den 1990ern allen zugänglich wird und alles verändert – das Internet. 

Die Vision von Bill Gates hat sich weitestgehend erfüllt und das Internet prägt „7×24“ unsere Arbeitswelt und unser Privatleben, doch das papierlose Büro ist bis heute keine Realität geworden. Während mittlerweile über Internet 4.0 diskutiert wird, zeigen Briefbögen, Schmierpapier und Post-its eine erstaunliche Beharrungskraft. Neben der individuellen Kaffeetasse, der persönlichen Topfpflanze und dem privaten Foto ist auch dem Büromenschen anno 2015 seine Zettelwirtschaft lieb und teuer. Und das, obwohl die Argumente für ein papierloses Büro durchweg überzeugend sind. Die Frage, warum es sich dennoch bislang nicht durchgesetzt hat, beschäftigt deshalb die unterschiedlichsten Fachrichtungen. 

Mythos papierloses Büro 

In ihrem viel beachteten Buch „Der Mythos vom papierlosen Büro“ von 2003 gehen die Psychologin Abigail J. Sellen und der Informatiker Richard H.R. Harper dieser Frage nach. Von einem ethnologischen Ansatz ausgehend, ziehen sie ihre Rückschlüsse aus den Ergebnissen vieler Untersuchungen, die belegen, dass Menschen zum Beispiel besser auf Papier lesen und vergleichen können als am Bildschirm und dass Notizen und Kritzeleien wichtig für kreative Gedankengänge sind. Ihr Fazit lautet: Die moderne Technik mit Computer & Co ist aus dem Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken, aber solange Menschen dort arbeiten, wird es das papierlose Büro nicht geben. 

Seit das Buch erschienen ist, sind über zehn Jahre ins Land gegangen. Unfraglich sind wir Menschen von unserer Evolution her haptische Wesen, die auch über Begreifen begreifen. Doch ebenso unbestreitbar ist seither die technologische Entwicklung weiter vorangeschritten, die zur Digitalisierung notwendige Gerätschaft ist mittlerweile auch für den Privatanwender bezahlbar und die Akzeptanz, am Bildschirm zu lesen, nimmt besonders unter den jüngeren Jahrgängen stetig zu (Allensbacher Markt und Weberträgeranalyse (AWA), 2014). Die Verbreitung von e-Readern sowie die preisgünstig gewordenen großen Flachbildschirme tun das Ihre dazu. So kann man sich derzeit für nur 3,45 Euro beim Anbieter Amazon die Kindle-Edition von Phil Marx: „In kleinen Schritten zum papierlosen Büro – Das tägliche Papierchaos beherrschen lernen“ (2013) herunterladen und als Privatperson preisgünstig der Unordnung auf dem eigenen Schreibtisch den Kampf ansagen. 

Ausnahme-Unternehmen bestätigen die Regel 

Einzelne Unternehmen, die das papierlose Büro bereits konsequent umgesetzt haben, gibt es mittlerweile. Ein beliebtes Beispiel dafür ist das IT-Unternehmen Decos aus Noordwijk in Holland, dem die Umstellung nach eigenen Aussagen zu 99% gelungen ist. Die Firma verdient ihr Geld damit, Lösungen rund um die Themen e-Government, online Collaboration and Sustainable Mobility zu verkaufen. Eine papierlose, klimaneutrale Büroumgebung versteht es deswegen als den eigenen verantwortlichen Beitrag zur Zukunft unseres Planeten. Ganz generell sind die Holländer dem Papierlosen gegenüber aufgeschlossener als ihre deutschen Nachbarn: Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des niederländischen Softwarespezialisten Viadesk (Quelle: www.uni-muenster.de STUDIE: Niederländer auf dem Weg zum papierlosen Büro weiter als Deutsche Amsterdam/Köln. M/computable.nl/viadesk.de. 03. Januar 2014). Demnach bewerten 85 Prozent der befragten niederländischen Arbeitnehmer es als realistische Vision, dass sie durch die voranschreitende Digitalisierung und Vernetzung bei ihrer Arbeit einmal komplett ohne das Ausdrucken von Dokumenten auskommen können. Auf deutscher Seite sind aktuell nur 38 Prozent der Befragten dieser Meinung. Die Zahlen decken sich mit früheren Erhebungen, wonach deutsche Büroarbeiter im Durchschnitt 178 Prozent mehr ausdrucken als ihre Kollegen in den Niederlanden. 

Auch andere Länder dienen als Beispiele für den gelungenen Transfer hin zur Verwaltung ohne Papier: Estland hat sich nach der Erklärung seiner Unabhängigkeit 1991 direkt aus der Planwirtschaft in die digitale Neuzeit katapultiert. Das Land garantiert seinen Bürgern kostenlosen Internetzugang. Seit 2002 gibt es eine persönliche ID für die Kommunikation mit den Behörden, die 90 Prozent der Esten besitzen und nutzen. Kann man daraus den Schluss ziehen, dass „papierlos“ immer dann am besten funktioniert, wenn es keine eingeschliffenen, papiergebundenen Prozesse gibt? 

Hier ist wieder ein Blick in die Untersuchungsergebnisse der Arbeit von Sellen und Harper interessant, die den Faktor Mensch betreffen. Firmen, die das papierlose Büro einführen wollten, konnten eine deutliche Reduzierung des Papierverbrauchs nur mit einer strukturellen Veränderung der Arbeitsprozesse erreichen, was ein Umdenken und Umlernen von den Arbeitnehmern erforderte. Die Firmen, die den Fokus ausschließlich auf die Reduktion von Papier gesetzt hatten, scheiterten dagegen, weil sich die Organisation nicht veränderte. Zur Umstellung braucht es also den Büromenschen, der zur papierfreien Veränderung bereit ist. 

Think before you print? 

Seit der Geburt der Idee des papierlosen Büros steigt der Papierverbrauch stetig: 244 Kilogramm im Jahr sind es, die der Deutsche aktuell durchschnittlich Jahr für Jahr verbraucht – das ist fast Weltspitze. Während unter beinahe jeder E-Mail mittlerweile der Slogan „think before you print“ steht, werden in deutschen Büros weiterhin Papierberge vernichtet. Warum ist das so? Eine Umfrage aus dem Jahr 2010 im Auftrag von OKI Printing Solutions in 15 europäischen Ländern über betriebliche Anwendungen ging dieser Frage nach. Sie ergab, dass Geschäftskunden in ganz Europa die möglichen Einsparungen durch Verbesserung ihrer Technologie und Optimierung von Drucklösungen nach wie vor nicht ausschöpfen. 62 Prozent der befragten Firmen aus der Produktions- und Dienstleistungsbranche hatten Drucker mit der Möglichkeit zum beidseitigen Drucken und damit Potential für eine wesentliche Reduktion des Papierverbrauchs. Das wurde allerdings nur von 15 Prozent des Personals ständig und von 31 Prozent selten genutzt. 89 Prozent der Mitarbeiter in Arbeitsgruppen hatten Zugang zu Farbdruckern; 60 Prozent nutzen dabei die Farbdruckfunktion ‚immer’ oder ‚oft’. In den meisten Büroumgebungen kann der überwiegende Teil der Standard-Druckaufgaben aber in Schwarz/Weiß bedient werden. Des Weiteren zeigte die Studie, dass unternehmensweite Regelungen zum Drucken von Dokumenten zwar in vielen Betrieben vorhanden sind, innerhalb des Unternehmens den Anwendern aber unbekannt sind oder von ihnen schlicht ignoriert werden. Zusätzlich wird Papier als billig und allzeit verfügbar erlebt; die großen Recyclingwellen der 1980er und 90er Jahre und mit ihnen das Bewusstsein dafür sind längst abgeebbt. Für Unternehmen ist es aber wichtig, die Balance zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeiter und einem schonendem Umgang mit Ressourcen zu finden. 

Schlanke Prozesse statt wachsender Papierberge 

Während die Realität in den Büros so aussieht, wie eben geschildert, ist das Postulat von den schlanken Prozessen statt der wachsenden Papierberge in den Managementetagen der Unternehmen weithin akzeptiert. Die Anschaffungskosten für Hard- und Software nimmt man in Kauf und startet umfassende Veränderungen in den Prozessen der – oft mehr oder weniger unwilligen – Organisation, um mittel- und langfristig die Verwaltungsprozesse zukunftssicher zu machen und Ressourcen einzusparen. Dabei geht es nicht nur um Geräte und Materialien wie Drucker, Toner und Papier, es geht auch und gerade um Arbeitszeit, die effektiver genutzt werden kann und soll, zum Beispiel für qualifiziertere Aufgaben. Welche Aufgaben werden das aber in einem vollständig digitalisierten, immer effizienter gemanagten Büro in der Zukunft noch sein – und wer kann diese bearbeiten? 

Die Zusammenarbeit von Mensch und Maschine geht gerade in allen möglichen Bereichen, von der Autoproduktion bis zur Medizin, in eine ganz neue Dimension über; Roboter und Humanoide leisten immer Beachtlicheres und sind heute bereits in der Lage, menschliche Arbeitskraft vollständig zu ersetzen. Insofern ist es ein interessantes Gedankenspiel, ob Sellen und Harpers Fazit, dass das papierlose Büro so lange keine Realität wird, so lange Menschen dort arbeiten, nicht auch derart gelesen werden kann: Das papierlose Büro ist das menschenleere Büro der Zukunft. 

Aufgeräumt, aber seelenlos. Wird es jetzt etwa ungemütlich? 

Sebastian Mattes, ein Journalist bei der Wirtschaftswoche , der einen Selbstversuch zum papierlosen Büro unternommen und für seine Leser dokumentiert hat, beginnt seinen Bericht mit der Aussage, seine Sekretärin meine, sein Büro habe in den vergangenen drei Monaten seine Seele verloren. Verschwindet mit der Zettelwirtschaft tatsächlich auch die Menschlichkeit aus den Büroräumen? Herrn Mattes Endergebnis erscheint wie ein gelungenes, gut aufgeräumtes Stillleben: „Neben dem Monitor liegen nur noch ein iPad und ein Laptop, daneben eine Karaffe mit Wasser und eine Schale Obst. Sonst ist mein Schreibtisch leer.“ Am Ende seines Selbstversuchs hat der Journalist seine wichtigsten Unterlagen im Netz; sie sind auf einer externen Festplatte gesichert, die mit dem Internet verbunden ist und damit per Smartphone-App immer im Zugriff. Sein persönliches Fazit: „Ich lese auf iPad und Kindle, und mein privates Digitalisierungssystem funktioniert bestens. Wenn ich das wieder ändern würde, wäre das so, als tauschte ich mein superdünnes Macbook Air gegen eine Schreibmaschine.“ 

Autsch, was für ein erschreckender Gedanke! Mattes lebt es vor und gibt viele hilfreiche Erklärungen und Tipps, wie die Umstellung gelingen kann. Zunächst braucht es Investition: Zeit, Geräte, die nötige Software und nicht zuletzt Disziplin. Aber das Ergebnis kann sich sehen lassen – und zu guter Letzt hat Mattes sogar wieder die Muße, einen Postbrief (!) an einen lieben Verwandten zu schreiben. Das ist sicherlich ein guter Ansatz: sich der der Digitalisierung als zunehmender Normalität zu stellen, die es gilt, so professionell wie möglich zu managen. Dann kann man weitestgehend stressfrei von den vielen Vorteilen profitieren und sich gleichzeitig Zeitressourcen für die wirklich wichtigen Dinge freischaufeln. Die wachsenden Datenmengen und die Datensicherheit in den Griff zu bekommen, ist dabei die große Herausforderung, jetzt und in Zukunft.
Derzeit kommen immer neue smarte Softwarelösungen auf den Markt, mit dem Ziel, automatisiert die Datenmengen elektronisch zu ordnen, um so den digitalen Arbeitsplatz bestmöglich zu organisieren. Doch in Zukunft brauchen wir noch mehr: Der Computer soll selbständig „mitdenken“ und wird dazu software-technisch auch bald in der Lage sein, um uns zum Beispiel an auslaufende Verträge oder verstreichende Kündigungsfristen zu erinnern. Was im kleinen Rahmen zunächst bloß komfortabel erscheint, könnte für große Konzerne schon sehr bald wettbewerbsentscheidend sein. 

Datensicherheit ist gefragt 

Eine schnell wachsende Anzahl von Privatpersonen und Unternehmen nutzen bereits für E-Mail-Dienste oder elektronische Archive die Cloud, doch in den öffentlichen Verwaltungen fehlen oft noch passende Lösungen. Das will seit Sommer 2014 eine EU-Kommission ändern. So erstellt eine Arbeitsgruppe der Industrie einen Verhaltenskodex, wie Anbieter den Datenschutz gewährleisten. Die entsprechenden Unternehmen haben dann eine Art Gütesiegel und Kunden können sicher sein, dass EU-weite Standards eingehalten werden. Was passieren kann, wenn der Schutz nicht hoch genug ist, musste das digitalisierte Estland im Jahr 2007 erfahren. Hacker legten mit einer gezielten Anfrageschwemme die öffentliche Verwaltung für vier lange Tage lahm. 

Je stärker die Digitalisierung desto größer der wirtschaftliche Schaden durch Cyberangriffe. Nicht umsonst bauen gerade überall große Telekommunikations- und IT-Konzerne Cyberabwehrstationen auf, mit deren Hilfe sie kommerziell auch die Sicherheit anderer Unternehmen unterstützen möchten. Diesem Markt wird ein schnell wachsendes Milliardengeschäft prognostiziert. Aber auch im Kleinen – also bei KMUs und im Privaten – gilt es, wachsam zu sein und die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen einzuhalten. 

Papierlos in ein besseres Leben – ?! 

Wie fast in allen Bereichen, führen auch beim großen Vorhaben „papierloses Büro“ die vielen kleinen Schritte ans Ziel. Der Unternehmer, der seit Jahren oder Jahrzehnten bereits seine Firma leitet, kann nicht einfach den Digitalisierungsschalter umlegen. Aber er kann es zur Chefsache und zum Projekt machen, die Organisation darauf vorbereiten, die Menschen mit ins Boot holen, damit am Ende die Veränderung gelingt und sich die notwendigen Investitionen amortisieren. Bereits das Equipment ist ein wichtiger Hebel: Moderne Multifunktionssysteme (MFS) ermöglichen ein effektives Output-Management und helfen, Druckkosten zu optimieren. Sogar ein effizientes Dokumentenmanagement kann bereits mit dem entsprechenden MFS dank geeigneter Softwarelösungen umgesetzt werden. Die Systeme von OKI beispielsweise garantieren das schnelle Auffinden jedes Dokuments durch die Ablage der Dokumente in Akten, Projekten und Favoriten und eine leistungsstarke Suche. Funktionen wie das geschützte Ausdrucken, das sichere Löschen von Daten sowie die verschlüsselte Übermittlung von Druckdaten bieten zudem ein effektives Sicherheitsmanagement. Ein gut gemanagtes Büro, in dem sich die Menschen, die dort arbeiten wohl fühlen und in dem verantwortlich mit Ressourcen im Sinne der Umwelt umgegangen wird, ist sicherlich das Ziel jeden Arbeitgebers. 

Büroarbeit bedeutet für die allermeisten Arbeitnehmer heute noch immer, jeden Tag zu festgelegten Zeiten am eigenen Schreibtisch ihre Aufgaben abzuarbeiten – und dabei kiloweise Papier zu (ver)brauchen. Aber genauso wie sich über die letzten Jahre Arbeitszeiten und -orte flexibilisiert haben, genauso werden sich auch die Aufgabenstellungen und Jobinhalte über die fortschreitende Digitalisierung verändern und damit das Verhalten der Menschen. Heute bereits ist der (zumindest theoretisch) sichere Zugriff auf die relevanten Daten jederzeit und von jedem Ort möglich. Points of Prints, also flächendeckende, cloud-basierte Druckstationen im öffentlichen Raum, die jedem ermöglichen, Dokumente an öffentlichen Druckern mobil auszudrucken, sind ein denkbares Szenario für die nahe Zukunft. Und auch der private Raum ist dabei, sich zu verändern: Schon ist im Wohnzimmer die Hausbibliothek statt im bewährten Billy-Regal von IKEA nun als Bücherregal-Tapete mit integriertem Download-Code möglich. Und noch ein anderer Ort des etablierten Papierkonsums scheint sich rasant neuen Anforderungen zu unterwerfen: Das papierfreie Klo, in dem nur noch mit Wasser gereinigt wird, ist anscheinend in den asiatischen Ländern bereits ein Verkaufsschlager. 

Fest steht: Unsere Welt verändert sich rasant und wir uns mit ihr. Das wirklich papierlose Büro wird wahrscheinlich weiterhin noch auf sich warten lassen, aber der Realisierung dieser Vision sind wir heute näher als je zuvor.

Autor: Lan Anh Tran, MarCom Manager OKI Systems (Deutschland) GmbH