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Meeting

Welche Aufgaben können KI-Technologien in Meetings übernehmen, um Mitarbeiter zu entlasten und mehr Raum für Ideen zu schaffen? Logmein nennt drei Gründe, warum künstliche Intelligenz kreative Teamarbeit fördert.

An künstlicher Intelligenz führt kein Weg vorbei. Das haben mittlerweile auch die meisten Befragten einer internationalen Umfrage erkannt, die IDG im Auftrag von Logmein, Entwickler von Lösungen wie GoToMeeting, GoToConnect und GoToRoom, im Zuge seiner neuen Markenausrichtung für GoTo durchgeführt hat. KI-gesteuerte Kommunikationswerkzeuge spielen für Unternehmen der unterschiedlichsten Branchen demnach eine immer wichtigere Rolle: Collaboration-Lösungen gehören laut Studie zu den drei wichtigsten Bereichen, in die Firmen in den kommenden Monaten investieren wollen. Insgesamt nutzen 15 Prozent der Befragten bereits KI-Tools, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern, und weitere 19 Prozent nennen dies als eine Priorität für das kommende Jahr. Demnach wird etwa jeder dritte Befragte (34 Prozent) demnächst KI in Meetings nutzen. Im Zuge seiner neuen Markenausrichtung für GoTo, erläutert LogMeIn, in welchen Bereichen und Szenarien künstliche Intelligenz Teamarbeit und Kreativität bereichert.

Menschliche Kommunikation fällt nicht unbedingt als Erstes ein, wenn von künstlicher Intelligenz die Rede ist. Das ist insbesondere der Tatsache geschuldet, dass viele beim Begriff KI an holprige und seltsam fremde Sprachassistenten oder Chatbots denken. Bei effektiver Nutzung bietet die Technologie jedoch ein großes Potenzial für eine bessere und kreativere Zusammenarbeit. Da künstliche Intelligenz vermehrt Einsatz in Collaboration-Tools am Arbeitsplatz findet, sind Mitarbeiter verstärkt in der Lage, einen Teil ihrer Energie, die sie bislang für Notizen, Terminplanung und andere Aufgaben aufwenden mussten, in kreative Arbeit zu investieren. Die folgenden drei Punkte zeigen, wie KI kreativere und effizientere Meetings ermöglicht.

1) Automatisierte Notizen beschleunigen und optimieren Brainstormings

Jeder, der schon einmal während eines Meetings Notizen für anstehende Protokolle machen musste, weiß, wie schwierig diese Aufgabe sein kann. Am Ende war der Protokollant vielleicht so sehr mit seinen Notizen beschäftig, dass er oder sie sich kaum an den Inhalt der Besprechung erinnern kann, geschweige denn an die Details. Hier schaffen automatisierte Notizen und Gesprächsprotokolle Abhilfe. Sie entlasten Meeting-Teilnehmer, damit diese sich voll und ganz auf das Gespräch konzentrieren können. Zudem lassen sich Transkripte nach wichtigen Keywords und Ideen durchsuchen, so dass die Teilnehmer nach Abschluss des Meetings jedes Detail und jeden Denkansatz noch einmal rekapitulieren können. Entfallen Notizen, fördert dies lebhafte und ungehinderte Diskussionen und reibungslosen Ideenfluss.

2) KI-gestützte Aufgaben und Agenda-Updates verhindern, dass sich Mitarbeiter krampfhaft an bestimmte Meeting-Details erinnern müssen

KI-Technologien liegen regelbasierte Reaktionen auf Entscheidungen zugrunde. Das heißt, dass sie lernen können, bestimmte Keywords zu erkennen. Außerdem lassen sich wichtige Begriffe festlegen, die die KI identifizieren und entsprechend reagieren kann. Das bedeutet: KI kann Maßnahmen eigenständig ausführen – eine komplexere Aufgabe, als lediglich eine Abschrift dessen, was während eines Meetings passiert ist. Zusätzlich zu diesen Aktionen kann KI Deadlines festlegen und kontrollieren. Je nach Programmierung lassen sich auch automatisch Erinnerungen versenden, wenn Fristen näher rücken. Darüber hinaus kann die KI-Technologie den wichtigsten Teil eines Meetings aufzeichnen und nachträglich mit den Teilnehmern teilen, um sicherzustellen, dass keine der Aktionen, Pläne oder notwendigen Folgemaßnahmen vergessen werden. Diese Reduzierung der Verantwortlichkeiten, die mit einem Meeting einhergehen kann, ermöglicht es Mitarbeitern, entspannter zu kommunizieren, offener zu sein und ein Team zu bilden, das innerhalb und außerhalb des Besprechungsraums besser funktioniert.

3) Automatisierte Erfassung nonverbaler Hinweise hilft bei Aufdeckung und Erarbeitung guter Ideen

Es gibt Momente während eines Meetings, in denen Ideen geboren werden und in denen jeder positiv reagiert. Doch diese speziellen Augenblicke lassen sich manchmal nur schwer identifizieren. Mithilfe künstlicher Intelligenz können diese „Aha!“-Momente und andere Reaktionen leichter erkannt und aufgezeichnet werden, da sie sich im Allgemeinen anhand nonverbaler Hinweise wie Gesichtsausdrücke, Nicken oder Lachen offenbaren – Details, die menschliche Teilnehmer vielleicht nicht immer wahrnehmen. Diese Momente lassen sich speichern und später leichter identifizieren, so dass große Ideen nicht falsch interpretiert werden oder verloren gehen.

„Letztendlich wird KI die Art und Weise, wie Menschen miteinander arbeiten, verbessern. Die Reduzierung der sich wiederholenden und einfachen Aufgaben, die mit den administrativen Aspekten von Meetings einhergehen, ermöglicht es Mitarbeitern, mit weniger Einschränkungen zu arbeiten. Langfristig ist es viel besser, wenn sich KI-basierte Assistenten um notwendige, aber weniger kreative Aufgaben wie Notizen, administrative Tasks, Tagesordnungen und Erinnerungen kümmern. Entfallen all diese Aspekte, können sich Mitarbeiter voll und ganz auf die Besprechung und ihre Themen konzentrieren, sich umfassend einbringen und so den Nutzen von Meetings verzehnfachen“, resümiert Sion Lewis, Vice President EMEA bei Logmein.

www.logmeininc.com

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