Thought Leadership
82,000. Das ist die Zahl der IT-Stellen, die in 2018 in der Gesamtwirtschaft laut Branchenverband Bitkom unbesetzt blieben. Gegenüber 2017 ist das ein Anstieg von nahezu 50 Prozent – innerhalb nur eines Jahres.
Die Zahl ist Ausdruck dessen, was für Unternehmen in Deutschland ein immer größeres Risiko auf dem Weg der Digitalisierung wird: die Suche nach IT-Mitarbeitern, die die Digitalisierung maßgeblich voranbringen sollen, dauert oft Monate, ist entsprechend kostspielig und zunehmend nicht von Erfolg gekrönt. In Folge dessen werden Projekte nicht oder nur verzögert angegangen.
Was des einen Leid ist, ist des anderen Freud’. Selbständige IT-Experten erleben derzeit Hochkonjunktur – entsprechend steigt die Zahl der IT-Freelancer seit Jahren. Je verzweifelter die deutsche Wirtschaft nach IT-Fachkräften sucht, desto kleiner wird für diese das wahrgenommene Risiko, das mit dem Weg in die Selbstständigkeit verbunden ist. Das Szenario, das man in der aktuellen Situation als IT-Selbstständiger ohne mehrere Auftraggeber da steht, ist aktuell kaum vorstellbar.
Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie sich an eine neue Arbeitsrealität gewöhnen müssen. Die Zeiten, in denen alle, die an einem internen IT-Projekt mitarbeiten, eigene Mitarbeiter sind und vor Ort im Büro sitzen, sind vorbei.
Zunächst erhöht diese neue Realität natürlich die Komplexität – sowohl für das Projektmanagement wie auch die Personalabteilungen. Laut einer Umfrage des Personaldienstleisters Hays unter Führungskräften steigt besonders beim Koordinieren von Zusammenarbeit mit Freelancern die Komplexität. 58 Prozent der Befragten gaben an, dass sie bei Projektarbeiten mit Freelancern an ihre Grenzen stoßen. 44 Prozent nannten Schwierigkeiten beim Anpassen an verschiedene Unternehmenskulturen als ein bedeutendes Problem.
Da das Ungleichgewicht aus Nachfrage und Angebot an IT Experten nicht schnell zu lösen sein wird, wird die Selbstständigkeit im IT-Sektor auch zukünftig stark wachsen. Firmen werden deshalb umdenken und die beschriebene Komplexität aktiv managen müssen. Die gute Nachricht ist, dass die Problematiken zu großen Teilen vermeidbare “Kinderkrankheiten” sind: oft fehlt es schlicht an entsprechenden Prozessen und ausreichend Erfahrung im Umgang mit IT-Selbstständigen. Wer jahrelang nur mit internen Mitarbeitern gearbeitet hat, der muss sich erheblich umstellen.
Wer dabei aber ein paar Grundregeln beachtet, wird schnell merken, dass die Zusammenarbeit mit Externen nicht entscheidend komplexer als mit internen Mitarbeitern sein muss – sobald der Prozess einmal sauber aufgesetzt ist. Wem dies im eigenen Unternehmen gelingt, der hat plötzlich Zugriff auf einen wachsenden, technisch versierten Pool aus IT-Fachkräften. Auf diesem Weg können sich Unternehmen einen erheblichen Vorteil verschaffen, da IT-Projekte nicht mehr davon abhängig gemacht werden müssen wie lange es dauert einen geeigneten Vollzeitmitarbeiter zu finden.
Schritt Eins: Finden Sie den fachlich Richtigen
Das eigene Netzwerk kann zunächst ein guter Kanal sein, weil dort in der Regel zahlreiche vertrauenswürdige Referenzen aus der direkten Zusammenarbeit oder über enge Kontakte vorliegen. Gleichzeitig ist das eigene Netzwerk schnell erschöpft. Darüber hinaus ist es nur dann der richtige Kanal, wenn es um eine Aufgabe geht, die der Freelancer in gleicher oder sehr ähnlicher Form bereits innerhalb des Netzwerks bearbeitet hat – bei neuartigen Aufgaben verlieren die Referenzen oft ihre Aussagekraft.
Sind die Aufgaben komplexer, sucht man mehr eine größere Zahl an IT-Freelancern oder ist das eigene Netzwerk nicht vorhanden bzw. begrenzt, dann lohnt der Schritt zu Spezialisten wie Plattformen oder Vermittlern. Wichtig ist dabei darauf zu achten, dass diese Anbieter ihre Stärken dort haben wo Ihr Netzwerk an Grenzen kommt, nämlich insbesondere bei komplexen IT-Themen und hinsichtlich der Qualitätsüberprüfung der Fachkräfte.
Schritt Zwei: Stellen Sie den Team-Fit sicher
Sie haben einen sehr guten IT-Selbstständigen gefunden, der zeitlich zur Verfügung steht und Ihr Projekt inhaltlich weiterbringen kann? Bevor Sie alles in trockene Tücher bringen, führen Sie mindestens ein Gespräch oder ein Teil des Gesprächs mit Fokus auf Arbeitsweise, Motivation und Teamfähigkeit. So können Sie herausfinden, ob die Chemie zwischen Ihren Mitarbeitern und dem externen Support stimmen wird. Wenig kann die Produktivität erheblicher stören als ein Team, das nicht harmoniert – dies trifft nicht nur auf Interne zu, sondern natürlich auch auf die Zusammenarbeit mit Externen. Gerade letztere werden von den internen Mitarbeitern zu Beginn oft besonders kritisch beäugt – hier hilft eine Persönlichkeit, die offen ist und gut kommunizieren kann.
Schritt Drei: Onboarding als Schlüssel zum Erfolg
Freie Mitarbeiter kennen Ihr Unternehmen oft gar nicht oder nicht hinreichend. Umso wichtiger ist es, dass Sie den Externen Ihr Business Modell erklären und auch für Ihr Unternehmen bzw. Produkt begeistern. Wie bei Festangestellten wirkt sich Enthusiasmus für ein Produkt auch bei Selbstständigen positiv auf die Arbeitsmotivation aus. Darüber hinaus sollten Sie das Projektziel, Ihre Erwartungshaltung für die Zusammenarbeit und die Zeitleiste des Projekts möglichst detailliert beschreiben.
Achten Sie zudem darauf dem Freelancer von Anfang an alle nötigen Informationen bereitzustellen, die bereits vorhanden und für eine Einarbeitung hilfreich sind – wie etwa die existierende Code Basis. Auch alle nötigen Zugänge und Programme sollten mit Projektstart bereits freigeschaltet sein. Ein sauber definierter, wiederholbarer Onboarding Prozess kann Ihnen nicht nur Zeit sparen, sondern er stellt sicher, dass Sie nichts vergessen und sich alle Parteien von Anfang an schnell auf das Wesentliche, nämlich den Inhalt des Projekts, konzentrieren können.
Schritt Vier: Schaffen Sie eine Feedbackkultur
Gerade wenn Sie mit bestimmten Freelancern zum ersten Mal auf einem Projekt zusammenarbeiten, sollten Sie von Beginn an eine Feedback-Kadenz – idealerweise gemeinsam mit dem Selbstständigen – festlegen, die der Projektlänge angemessen ist. Ein abschließendes Feedbackgespräch nach Projektende reicht nicht – Sie sollten sich bereits während des Projekts regelmäßig darüber austauschen, ob die Arbeit den gegenseitigen Erwartungen entspricht. So erhält auch der Selbstständige die Gelegenheit Ihnen seine Beobachtungen regelmäßig mitzuteilen. Ein von Beginn an festgelegter Turnus an Terminen hilft beiden Seiten die gemeinsame Kooperation regelmäßig zu reflektieren und auf Verbesserungspotenziale hin zu beobachten.
Bedenken Sie dabei nur, dass der externe Support keiner Ihrer Mitarbeiter ist. Entsprechend anders sollten Sie das Gespräch gestalten – nämlich als ein Gespräch zwischen zwei Professionals, die einander nicht weisungsgebunden sind, aber gut zusammenarbeiten möchten, um gemeinsam ein Ziel zu erreichen.
Schritt Fünf: Seien Sie offen für Veränderungen
Freelancer kennen unterschiedliche Arbeitsmethoden und haben einen gewaltigen Erfahrungsschatz aus bisherigen Projekten gesammelt. Nutzen Sie die einmalige Gelegenheit mehr über gängige Methoden im Markt zu erfahren – und zu sehen wo Sie im Vergleich zu anderen Firmen stehen. Seien Sie offen für Anregungen zur Veränderung – gerade deshalb ist ein externer Blick so wertvoll. Eine neue Sichtweise kann dazu beitragen alte Muster zu hinterfragen – und bereichert Sie und Ihre Mitarbeiter mit neuem Know-how.
Schritt Sechs: Planen Sie frühzeitig die Übergabe
Kommunizieren Sie dem Freelancer von Anfang an, auf welche Art und Weise Sie die Mitarbeit abschließen wollen. Definieren Sie zu Beginn klare Deliverables, damit die Erwartungshaltung auf allen Seiten klar ist – und legen Sie die Ergebnisse zu Projektende gegen die ausgegebenen Ziele. Legen Sie von Anfang an großen Wert auf eine sauber dokumentierte Arbeit, damit der nächste Mitarbeiter einen schnellen Überblick über die Arbeit bekommen und dort einsteigen kann, wo der Vorgänger aufgehört hat. Schließlich sollen Ihre Mitarbeiter und Ihre Firma langfristig von der Arbeit der projektgebundenen Unterstützung profitieren.
Alexander Schlomberg, Managing Director & Co-Founder, Expertlead
