Weiche Faktoren im harten Wettbewerb

Ein schnelllebiger Markt fordert unablässig Innovationen. Insbesondere in der Elektronik-Industrie ist es wichtig, dass neue Produkte nicht nur schnell am Markt sind, sie müssen dabei immer auch zuverlässig und hochwertig sein. Beides zu verbinden – den Mitbewerbern einen Schritt voraus zu sein und erstklassige High-Tech-Produkte zu liefern – das ist für jedes Unternehmen eine Herausforderung. Doch mit einem optimal angepassten Projektmanagement-System ist beides möglich: Geschwindigkeit und Qualität. Genau deshalb hat sich der Optoelektronik-Spezialist, die Leuze electronic GmbH & Co. KG, entschlossen, die Projektmanagement-Lösung PSNext von Sciforma einzusetzen.

Oft entscheidend: Weiche Faktoren

Mit einer Projektmanagement-Lösung, die individuell an die Strukturen eines Unternehmens angepasst ist, bleibt der Überblick über Entwicklungs- und Produktionsbudgets bestehen, Ressourcen werden optimal für die komplexen Projekte eingesetzt und Fertigungstermine eingehalten. Dabei darf man aber eines nicht vergessen: Eine neue Projektmanagement-Software arbeitet speziell in Entwicklungsprojekten erst dann effizient, wenn auch die Anwender von ihr überzeugt sind. Deshalb kommt den sogenannten weichen Faktoren im Projektmanagement eine ebenso große Bedeutung zu wie den harten Faktoren Technik und Organisation. Kommunikations- und Informationskanäle, bestehende Führungsstrukturen sowie die Mobilisierungskraft eines Projekts sind Größen, die nicht nur einzelne Projekte, sondern auch die gesamte Unternehmenskultur beeinflussen.

Bild: Leuze electronic entwickelt, produziert und vertreibt ein umfangreiches Sortiment an optoelektronischen Sensoren und Systemen für die Fertigungsautomation, den Logistikbereich sowie für Anwendungen der Arbeitssicherheit.

Die positiven Erfahrungen von Leuze electronic zeigen, wie wichtig eine intensive Beratung und umfassende Mitarbeiterschulung für die erfolgreiche Implementierung eines Projektmanagement-Systems sind. Die Sciforma GmbH hat bei Leuze electronic mit PSNext eine integrative Projektmanagement-Lösung implementiert, die die Transparenz und Effektivität der laufenden Projekte deutlich erhöht. Im Sinne einer ganzheitlichen Implementierung, die sowohl harte als auch weiche Faktoren berücksichtigt, bietet Sciforma Beratung, Umsetzung und den Transfer von Know-how aus einer Hand. Inzwischen hat die Leuze electronic auf Basis von PSNext das Management ihrer Entwicklungsprojekte optimiert und zugleich die Time-to-Market ihrer neuen Produkte verkürzt – und das bei gleichbleibend hoher Qualität.

Mit ihrem Entwicklungsschwerpunkt auf Produkte rund um das Thema Optosensorik gehört die Leuze electronic zu den Technologieführern in der Automatisierungstechnik. Stammsitz von Leuze electronic ist das schwäbische Owen/Teck, Tochtergesellschaften sitzen in Fürstenfeldbruck und Unterstadion. Das komplette Produktportfolio von Leuze electronic umfasst neben optoelektronischen Sensoren auch Barcodelaser und induktive Transpondersysteme für Identifikationsaufgaben, Sicherheits-Lichtvorhänge und -lichtgitter, optoelektronische Datenübertragungssysteme sowie Bildverarbeitungssysteme. Insgesamt sind für die Leuze electronic und ihre Tochterunternehmen heute 740 Mitarbeiter.

Erhöhte Transparenz durch effizientes PM-Tool

Bis zur Implementierung von PSNext setzte Leuze electronic kein integratives, standortübergreifendes Projektmanagement-System ein. Projekte wurden bis dahin ausschließlich über Einzellösungen wie MS Excel, MS Project oder CA-SuperProject organisiert und realisiert. Unterschiedliche Einzelplatzlösungen, die von Leuze electronic in den vergangenen Jahren auf ihre Praktikabilität hin überprüft wurden, haben in keinem Fall die Testphase überdauert. Keines dieser Systeme konnte der Anforderung einer durchgängigen Ressourcenplanung gerecht werden: Das überholte Projektmanagement bei Leuze electronic bot weder eine Verdichtung der aktuellen Daten, noch eine unmittelbare Rückmeldung der Ist-Daten. Kurt Bückle, verantwortlich für die neue Projektmanagement-Lösung bei Leuze electronic: „Lange Zeit konnten wir keinen schnellen Überblick über laufende Projekte gewinnen. Zeitnahe Reaktionen, beispielsweise im Falle von Ressourcenengpässen oder Zeitüberschreitungen, waren so natürlich nicht möglich.“

Leuze electronic wollte deshalb mit der Implementierung eines webfähigen Projektmanagement-Systems einen ganzheitlichen, zeitnahen Überblick über interne Prozesse gewinnen und die laufenden Projekte transparenter gestalten. Die Projekt- und Ressourcenplanung sollte standortübergreifend realisiert werden. Im Rahmen einer Diplomarbeit wurde zunächst ein umfangreiches Lastenheft entwickelt, das sämtliche Anforderungen zusammenfasste, die ein Projektmanagement-System bei Leuze electronic erfüllen musste. Die qualitativen Ziele, die Leuze electronic durch den Einsatz eines PM-Systems verfolgt, fokussieren fünf Bereiche:

• Optimierung des Projektmanagements
• Erhöhung der Datenqualität
• Steigerung der Kommunikation innerhalb der einzelnen Projekte
• Nachhaltige Rationalisierungseffekte
• Hohe Akzeptanz der neuen Projektmanagement-Lösung bei den Mitarbeitern.

Neben diesen qualitativen Zielsetzungen spielten aber auch eher quantitative Aspekte eine Rolle: Dazu gehören die Steigerung der Effizienz, die bessere Ausschöpfung der Ressourcen, die Verkürzung der Entwicklungszeiten und der Time-to-Market sowie die Erhöhung der Terminzuverlässigkeit. Zudem reduziert Leuze electronic mit dem Einsatz von PSNext heute die Gemeinkosten, verbessert die Erträge, reagiert zeitnah auf Veränderungen im Markt und erhöht durch neue Produkte die Umsätze.

Sorgfältiges Vergabeverfahren

Im Rahmen eines dreistufigen Vergabeverfahrens hat Leuze eine breite Marktübersicht über PM-Software-Anbieter aufgestellt – orientiert an den Anforderungen des Lastenhefts. Aus dieser Zusammenstellung wählten die Verantwortlichen bei Leuze electronic zehn Angebote aus. In der nächsten Phase des Vergabeverfahrens zählten nun vor allem das Verhältnis von Leistung, Service und Kosten, das zu einer Auswahl von letztlich drei Unternehmen führte. Diese bekamen die Gelegenheit, ihre Lösungen zu präsentieren und auf spezifische Fragestellungen von Leuze electronic einzugehen.

In dieser abschließenden Entscheidungsphase entwickelte Leuze electronic in enger Absprache mit den PM-Software-Anbietern ein Konzept zur Implementierung eines Projektmanagement-Systems, das optimal an den Bedarf von Leuze electronic angepasst ist. Am Ende des mehrstufigen Vergabeverfahrens fiel die Entscheidung schließlich auf die Sciforma GmbH in Taunusstein. Sciforma ist seit fast 20 Jahren als Beratungsunternehmen für den Bereich Projekt- und Prozessmanagement tätig. Als einer der führenden europäischen Anbieter von Software und Dienstleistungen bietet die Sciforma GmbH sämtliche Services aus einer Hand.

Das Leistungsportfolio von Sciforma umfasst die intensive Beratung, die strategische und konzeptionelle Planung, die Projektleitung und Implementierung der Softwarelösungen sowie Schulungen und Support. Als deutsche Niederlassung des US-amerikanischen Software-Entwicklers Sciforma vertreibt die Sciforma GmbH die Lösung PSNext in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Mit ihren Services und der PM-Lösung PSNext erfüllte Sciforma die im Lastenheft aufgeführten Anforderungen optimal. Ein entscheidender Vorteil war, dass PSNext standortübergreifend zwischen Owen/Teck und Fürstenfeldbruck eingesetzt werden kann. Zudem bot Sciforma über die technische Implementierung des PM-Systems hinaus umfangreiche Services wie beispielsweise Projektmanagement-Seminare. Damit waren neben technischen und organisatorischen Anforderungen auch die weichen Faktoren voll abgedeckt. „PSNext wurde unserem Bedarf auf ideale Weise gerecht. Die Software hob sich mit ihrer äußerst intuitiven Bedienbarkeit deutlich von den Produkten anderer Anbieter ab. Die Oberfläche ist ja sehr nah an die bekannten Windows-Anwendungen angelehnt. Deshalb war uns auch von vorneherein klar, dass sich unsere Mitarbeiter schnell an die Arbeit mit PSNext gewöhnen würden“, so Kurt Bückle. „Außerdem imponierte uns der ganzheitliche Ansatz, mit dem die Mitarbeiter von Sciforma an das Projekt herangegangen sind: Von der Erstberatung über die technische Implementierung bis hin zu den Mitarbeiterschulungen stand uns immer ein kompetenter Ansprechpartner zur Seite.“

Maßgeschneiderte Implementierung und Schnittstelle zu ERP-System BAAN

Da bei Leuze die erforderliche Oracle-Datenbank und ein Tomcat-Applet-Server schon vor der Implementierung von PSNext vorhanden waren, konnte das PM-System ohne große Modifizierungen auf der bestehenden IT-Infrastruktur aufbauen. Das Stammhaus in Owen betreibt einen Datenbank Masterserver. In Fürstenfeldbruck läuft ein weiterer Datenbank-Filialserver (Oracle unter Windows NT). Die Niederlassungen von Leuze sind mit entsprechenden Bandbreiten vernetzt. Da PSNext als plattformunabhängige J2EE-Lösung (Java 2 Enterprise Edition) vollständig webbasiert ist, verläuft bei Leuze electronic das standortübergreifende Projektmanagement heute völlig problemlos. PSNext kann über das http-Protokoll und gängige Browser wie Internet Explorer oder Netscape aufgerufen werden.

Ein fünf Mann starkes Leuze-Kernteam erstellte gemeinsam mit dem Sciforma Senior Consultant Uwe Keller Vorlagen für Projektmanagement-Berichte. Mit dieser Funktion von PSNext ersparen sich Projekt- und Fachprojektleiter viel Zeit: Ist einmal festgelegt, welche Daten in den regelmäßigen Statusbericht aufgenommen werden müssen, werden auf Basis dieser Berichtsvorlagen alle weiteren Reportings von PSNext automatisch erstellt. Zudem fungiert Sciforma PSNext als zentrales Dokumentenmanagement-System und strukturiert die Verwaltung der projektbezogenen Dokumente. Gleichzeitig wurde auch die Anbindung des von Leuze electronic eingesetzten ERP-Systems Baan an PSNext realisiert. Die Implementierung der nötigen Skripte und Schnittstellen dauerte nur ca. 15 Personentage. Über eine bidirektionale Schnittstelle übergibt PSNext die erfassten Ist-Stunden und Personal-Ist-Kosten an Baan. Umgekehrt fließen die Kosten der Sachmittel und Investitionen an PSNext zurück.

Leuze electronic bildet mit Sciforma PSNext unterschiedlichste Funktionen und Rollen in der Projektorganisation ab. Je nach Aufgabe und Position, die ein Mitarbeiter innerhalb eines Projekts einnimmt, werden ihm auch im Projektmanagement-System unterschiedliche Rollen zugeteilt. Die Spanne reicht vom einfachen Rückmelder über den Projektleiter bis hin zum Administrator, der Rollen und Berechtigungen festlegt. Durch den Erwerb von Lizenzpunkten, sogenannten Token, und durch die anschließende Freischaltung weiterer Rollenlizenzen kann Leuze electronic zu jeder Zeit die modularen Funktionen von PSNext bedarfsgerecht erweitern. Je nach Umfang und Gewicht der Rollen ist ihnen eine unterschiedliche Menge an Token zugeordnet. Dementsprechend kosten die grundlegenden Funktionen der Rückmelder-Rolle weniger Token als die umfassenden Funktionen der Administrator-Rolle. Leuze electronic greift mit Sciforma PSNext also auf ein PM-System zurück, dessen webbasierte, modulare Strukturen je nach Bedarf beliebig ausgebaut werden können.

Umfangreiche Mitarbeiter-Schulungen und enge Zusammenarbeit

„Bei uns ist der Aufbau eines neuen PM-Systems nicht abgeschlossen, wenn die Software ordnungsgemäß läuft“, so Uwe Keller, Senior Consultant bei Sciforma . „Unsere Services gehen weit über das Technische hinaus: Das ganze Umfeld, in der die Anwendung läuft, muss stimmen. Und die Mitarbeiter unserer Kunden müssen davon überzeugt sein, dass PSNext für sie eine klare Arbeitserleichterung ist. Deswegen halten wir qualifizierte Schulungen und die Weitergabe von Fachwissen für äußerst wichtig“, so Uwe Keller von Sciforma. Die Mitarbeiter von Leuze wurden in Workshops umfassend geschult: Die Teilnehmer setzten sich mehrere Tage sowohl mit den methodischen Grundlagen des Projektmanagements als auch mit dem fachgerechten Umgang mit PSNext auseinander. Uwe Keller erklärt: „Die Mitarbeiter von Leuze waren von Anfang an sehr motiviert. Dass die Projektteams die neue Projektmanagement-Lösung akzeptieren, ist die wichtigste Vorausetzung für ihren erfolgreichen Einsatz.“ Inzwischen arbeiten über 100 Leuze-Mitarbeiter mit PSNext. Die meisten von ihnen greifen als Rückmelder auf die Projektmanagementlösung zu.

Die intensive Zusammenarbeit und die engen Absprachen zwischen Leuze electronic und Sciforma führten zu einer optimalen Anpassung an die Anforderungen und die Projektstrukturen des schwäbischen Elektronikunternehmens. Sciforma hat sogar Anregungen von Leuze direkt in die Weiterentwicklung von PSNext eingebracht, so zum Beispiel die Einführung der Kalenderwoche: Da man sich im Mutterland der PM-Software Sciforma PSNext, in den Vereinigten Staaten, im Gegensatz zu deutschen Gewohnheiten nicht an der Kalenderwoche orientiert, wurde dieses Detail in den bisherigen PSNext Versionen noch nicht berücksichtigt. Die Sciforma GmbH hat die Anregung seines Kunden sofort an den US-amerikanischen Software-Entwickler Sciforma weitergeleitet. „Wir als deutsche Sciforma-Niederlassung arbeiten sehr eng mit dem Mutterhaus in den USA zusammen“, so Uwe Keller von Sciforma . „Durch unser Projekt mit Leuze konnten wir einmal mehr beweisen, wie fruchtbar eine solche Zusammenarbeit auch für unsere Kunden sein kann.“ Der Erfolg: Bereits in der folgenden Upgrade-Version von PSNext war ein Großteil der Verbesserungsvorschläge umgesetzt – die Kalenderwoche inklusive. „Das Feedback der Mitarbeiter von Leuze ist für uns natürlich sehr wichtig. Durch Kritik und Anregungen unserer Kunden ist es uns möglich, unsere Projektmanagement-Lösungen kontinuierlich zu verbessern“, ergänzt Keller. Deshalb werden Software-Updates von Sciforma PSNext nicht nur bei Bedarf, sondern regelmäßig alle drei Monate erstellt. Leuze electronic kann PSNext unkompliziert und selbstständig auf die neueste PSNext Version updaten. Zuletzt erfolgte Ende 2007 die Umstellung auf die Version PSNext 2.5.

Fazit

Bei Leuze zeichneten sich schon bald nach Beginn der Arbeit mit PSNext klare Benefits ab: Die Transparenz der Projekte ist deutlich größer geworden, die Projektleiter erhalten zu jeder Zeit und auf Knopfdruck einen Überblick über den Status der laufenden Projekte, und auch die Qualität der Controlling-Instrumente ist deutlich gestiegen. „Letztlich ist es für uns nicht ausschlaggebend, ob wir bei der Einführung von PSNext den ROI nun nach sechs oder zehn Monaten erreichen. Unser primäres Ziel sind realistische und exakte Terminzusagen. Unsere Projekte sind bereits nach wenigen Wochen spürbar effizienter geworden. Die Kommunikation läuft viel reibungsloser, der gesamte Projektverlauf ist wesentlich transparenter. Durch effiziente Projekte und eine optimierte Terminzuverlässigkeit sichern wir uns auf Jahre hinaus einen klaren Vorsprung in der Branche“, resummiert Kurt Bückle von Leuze electronic.

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