Projekte erfolgreich abschließen

Die Komplexität von Projekten kann grundsätzlich nicht reduziert werden. Doch indem Projektmanager Transparenz über die diversen Projektbestandteile schaffen und die Kompetenzen ihrer Organisation realistisch einschätzen, bringen sie auch umfangreiche Vorhaben zu einem erfolgreichen Abschluss. 

Die Komplexität von Innovations- und Produktionsprojekten nimmt stetig zu. Ob groß angelegte Infrastrukturvorhaben im Fokus der Öffentlichkeit oder technologische Innovationsprojekte in spezialisierten Unternehmen – das Management der Komplexitäten ist eine riesige Herausforderung, der die meisten Organisationen auf Anhieb nicht gewachsen sind; entsprechend häufig scheitern solche Großprojekte. Doch ganz egal, wie man es dreht und wendet: Milliardenschwere Projekte und hochanspruchsvolle Innovationen bleiben in jedem Fall komplex. Die vielen Schnittstellen, Stakeholder und Prozesse lassen sich nicht wegzaubern, doch sie lassen sich managen.

Das Komplexitätsmanagement setzt sich zum Ziel, von Anfang an Transparenz in Projekten zu schaffen, diese in viele Einzelstücke zu zerlegen und methodisch zu managen. Diese Portionierung des Projekts ist ein erster wichtiger Schritt, um die einzelnen Bestandteile und notwendige Entscheidungen übersichtlicher und besser darstellbar zu machen. Das Komplexitätsmanagement schafft so systematisch die Grundlagen, um ein Projekt und sein Umfeld von Anfang an bestmöglich aufzustellen.

Evaluation

Die beste Handhabe, um die zahlreichen komplexitätssteigernden Faktoren in den Griff zu bekommen, sind stringente Evaluationsprozesse vor Projektbeginn sowie ein konsequentes Änderungsmanagement im laufenden Projekt. Beide Prozesse haben zum Ziel, Transparenz über alle Entscheidungsschritte und Än- derungsvorgänge zu schaffen. Initiale Evaluationsprozesse zwingen Unternehmen schon vor Beginn eines Projekts dazu, sich mit den einzelnen Bestandteilen und Schnittstellen ihrer Projekte dezidiert auseinanderzusetzen. Das House of PM setzt hierfür einen an die Unternehmung angepassten Complexity Score zur Bewertung aller Projektaspekte und möglicher Alternativen ein. Diese Bewertung betrachtet Aspekte wie verwendete Materialien und gegebene Produktionsprozesse, Innovationsgrade, Anzahl der Schnittstellen, Expertise der Projektmanager und Kompetenzen der Zulieferer. Die Bewertungskriterien vergleichen auch mögliche Alternativen im Projekt, um zu eruieren, ob damit Komplexitäten reduziert werden können, beispielsweise durch den Verzicht auf innovative Materialien.

Über eine Bewertung der erfolgreichen und gescheiterten Projekte aus der Projekthistorie der Unternehmung wird deutlich, wie hoch die Fähigkeiten des Betriebs sind, komplexe Aufgabenstellungen zu bewältigen. Aus der Analyse von über 15 – 20 Kriterien und der Unternehmensprojekte ergibt sich für da Unternehmen oder für einzelne Abteilungen eine „Komplexitätskennzahl“, die anzeigt, bis zu welchem Schwierigkeitsgrad Projekte erfolgreich umgesetzt werden können und ab wann sie die Fähigkeit der Organisation überfordern.

Ausschreibungen in komplexen Projekten

Eine möglichst präzise Planung sowie Evaluation ist gerade im Hinblick auf die Auswahl der Lieferanten entscheidend. Hier ist besondere Expertise und methodisches Vorgehen notwendig, denn Ausschreibungssysteme bergen die Gefahr, dass die Professionalität der Lieferanten nicht frühzeitig bewertet werden kann, beziehungsweise nicht konkretisiert in der Ausschreibung und der Bewertung der Lieferanten wiederzufinden ist. Mögliches mangelndes Erfahrungswissen und zu frühe, falsche Zusagen können so nicht ausreichend berücksichtigt werden. Stattdessen gewinnt bei Ausschreibungen häufig der kostengünstigste und schnellste Anbieter. Organisationen hochspezialisierter sowie globalisierter Branchen reagieren auf dieses Dilemma, indem sie ihre

Aufträge nur noch an Zulieferer vergeben, die einen nachweislich hohen beziehungsweise zur eigenen Unternehmung auf Augenhöhe stehenden Reifegrad haben. Sie legen Wert darauf, dass bei allen Zulieferern ein Prozesssystem implementiert ist, das ein hochentwickeltes Projektmanagement beinhaltet. Systemlieferanten, die für ihre Auftraggeber Komponenten entwickeln, dokumentieren und konstruieren, müssen entsprechend nachvollziehbare Prozesse nutzen und sowohl nachhaltige als auch gleichbleibende Lieferqualität leisten.

Voraussetzung für einen zielführenden Evaluationsprozess ist eine realistische Bewertung der Kompetenzen eines Unternehmens. Die Projektmanager müssen erkennen, welche Komplexität ihre Organisation sowie auch wichtige Lieferanten leisten und wie sie alle Bestandteile eines Projekts beherrschbar machen können. Konsequenterweise kommen sie dann manchmal auch zum dem Schluss, dass die Komplexität eines Projekts ihre Expertise überschreitet.

Entsprechend müssen sie dann entscheiden: Das Projekt wird so nicht durchgeführt beziehungsweise komplexitätsreduzierende Anpassungen müssen geleistet werden, um das Projekt erfolgreich abzuschließen, zum Beispiel durch Vorstudien oder Einkauf externer Kompetenz.

Erfolgsschlüssel – Änderungsmanagement

Im laufenden Projekt bietet ein stringentes Änderungsmanagement die Schlüssel, um Projekte zum Abschluss zu bringen, ohne dass Kosten aus dem Ruder laufen. In der Praxissind es nämlich insbesondere Changes und deren nicht komplett verstandene Auswirkungen, die ein Vorhaben schnell teurer machen. Davon betroffen sind etwa öffentliche Prestigeprojekte, insbesondere Infrastrukturvorhaben. Wenn die Politik oder andere fachfremde Stakeholder laufend neue oder andere Anforderungen definieren – „unser Leuchtturmprojekt muss schöner, schneller fertig und größer werden“ – steigt der Druck von außen und verleitet zu kostspieligen Fehlentscheidungen. Entsprechend wichtig ist die transparente Gestaltung der Prozesse für das Änderungsmanagement. Die Projektmanager müssen klar benennen, welche Auswirkungen Änderungen an welcher Stelle auf Dauer und Kosten des Projekts haben.

Um die Prozesse für das Änderungsmanagement von Anfang an konsequent zu installieren, arbeiten viele Unternehmen mit einem sogenannten Change Control Board. Die Aufgabe dieses aus Fachexperten zusammengesetzten Gremiums ist es, genau zu analysieren, welche Konsequenzen Änderungen zu welchem Zeitpunkt haben.

Entscheidet sich zum Beispiel ein Stakeholder zu einem späten Zeitpunkt für die Verwendung neuer Anlagen oder Oberflächenmaterialien, hat dies direkte Auswirkungen auf eine Reihe von Schnittstellen, die Projektdauer und die Kosten. Hier ist es Aufgabe des Boards, genau zu definieren, welche Kosten und Verzögerungen dadurch entstehen und entsprechend fundierte Empfehlungen auszusprechen. Dazu gehört auch, Entscheidungen eines Vorstands oder der Politik zu hinterfragen. Aufgabe des Control Boards ist es, diese Entscheidungen in Abhängigkeit zueinander zu bringen und soden Vorstand vor den Auswirkungen von Änderungs- und Anforderungsprozessen zu warnen. Um die Entscheidungsträger zu überzeugen, müssen die Projektmanager aufgrund ihrer Erfahrungen und ihres Fachwissens stichhal-tige Fakten und Daten präsentieren. Es ist ihre Aufgabe, ganz klar zu belegen, was in welcher Zeit möglich ist.

Agile Methoden sind eine gute Basis, um mögliche Abweichungen in der Erwartungshaltung der Stakeholder zu minimieren und darüber hinaus ein stärkeres Bewusstsein für kritische, stark ineinandergreifende Projektentscheidungen zu schaffen. Sie bieten durch ihren partizipativen Ansatz gute Voraus-setzungen, um alle Stakeholder schon früh in die Projekte einzubinden und sie in die Lage zu versetzen, in Abstimmung mit dem ganzen Projektteam die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Fazit

Das richtige Management komplexer Vorhaben hat viel mit Erfahrung zu tun. Organisationen, die über viele Jahre Fachwissen und Praxiserfahrung im Umgang mit ihren Projekten aufbauen konnten, erreichen grundsätzlich di höchsten Erfolgsraten bei der Umsetzung. Die Erfahrung hilft ihnen, festzu- legen, welche Entscheidungen wann getroffen werden können und wie sie die Projektziele am realistischsten definieren. Die Organisationen lernen, kontinuierlich besser zu planen und bessere Vorgaben in den einzelnen Fachbereichen zu machen.

Am Anfang erfolgreich abgeschlossener Projekte steht immer eine entscheidende Einsicht: Die Komplexität von Projekten kann nicht reduziert werden.Doch indem Projektmanager Transparenz über die diversen Projektbestandteile schaffen und die Kompetenzen ihrer Organisation realistisch einschätzen, tragen sie entscheidend dazu bei, auch komplexe Vorhaben zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.