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Skyline FrankfurtProjekte in der öffentlichen Verwaltung unterscheiden sich in vielen Aspekten vom Projektmanagement in Unternehmen. Zu den Besonderheiten zählen beispielsweise hochkomplexe Entscheidungsstrukturen und festgelegte Rahmenbedingungen hinsichtlich Vergabe-, Dienst- oder Haushaltsrecht.

Hinzu kommen Unterschiede in den Zielsystemen: So geht es in öffentlichen Einrichtungen eben nicht nur um Wirtschaftlichkeit, sondern häufig auch um schwer quantifizierbare Ziele wie etwa mehr Bürgernähe.

Die Herausforderung

Vor diesem Hintergrund sind auch die IT-Projekte in Frankfurt a.M. zu sehen. Paul Junck ist beim Jugend- und Sozialamt der Mainmetropole als DV-Projektkoordinator für die Einführung neuer Software-Verfahren verantwortlich. Ständig leitet er mit Hilfe seiner Kollegin verschiedenste kleine und große Projekte, in die häufig auch andere Behörden der Stadt Frankfurt a.M. involviert sind. Dabei laufen die Projekte i.d.R. nach einem 3-stufigen Verfahren ab: Im ersten Schritt stellt eine Fachbereichsleitung einen Antrag für eine neue Softwarelösung. Junck und sein Team prüfen dann, ob diese notwendig ist, ob es alternative Lösungen gibt, ob es bereits ein geeignetes Werkzeug am Markt gibt und schließlich befasst er sich mit der Finanzierung der gestellten Aufgabe.

Verläuft diese „Vorprüfung“ positiv, wird im zweiten Schritt ein „Projektprüfungsauftrag“ erstellt. Dabei müssen alle zum Projekt nötigen Dokumente, wie z.B. das Lasten- und Pflichtenheft, erstellt sowie sämtliche Projektdetails einer vertieften Prüfung unterzogen werden. Ist das Projekt bewilligt, erfolgt der offizielle „Projektauftrag“, in dem beispielsweise festgestellt wird, inwieweit die neue Software (national oder europaweit) ausgeschrieben wird oder wie die Implementierung im Detail ablaufen muss. Hinzu kommen festgelegte Routine-Vorgänge zur Projektevaluierung und zum Ressourcenverbrauch.

Um die vielen einzelnen Projektschritte im Dienstalltag gut überblicken sowie erfolgreich und termintreu bearbeiten zu können, suchte Junck nach einer geeigneten Software.

Die Lösung

Der IT-Profi verschaffte sich einen Überblick über die aktuell am Markt verfügbaren Lösungen und entschied sich für MindManager. Diese Lösung hatte er bereits während seiner Tätigkeit als IT-Administrator kennenlernt. Über eine zentrale Map, das so genannte Projekt-Dashboard, steuert und überwacht das Team heute sämtliche Projekte. Darin enthalten ist der gesamte Bereich der Vorprüfung und die zahlreichen Projektdokumente sind so verlinkt, dass Arbeitsschritte oder notwendige Anträge nicht mehr übersehen werden können.

Ist ein Projekt bewilligt und auf den Weg gebracht, wird dieses ebenfalls mit MindManager geplant und strukturiert. Sämtliche Aufgaben werden über die entsprechende Funktion vergeben und über die Anbindung an Outlook in die ToDo-Listen der beteiligten Kollegen gespeist. „Das Schöne an MindManager ist, dass man immer genau sehen kann, wo man steht“, freut sich Paul Junck. Neben dem Aufgabenmanagement finden sich in den einzelnen Projektmaps aber auch noch konkrete Projektpläne, die Ergebnisse der Marktsichtung und sämtliche Projektvorlagen.

Erst wenn die einzelnen Projektschritte stehen, alle Dokumente erstellt sind und der Ressourcenverbrauch kalkuliert ist, erfolgt die Projektarbeit mit MS Project. „Der automatisierte Export von MindManager nach MS Project funktioniert stets reibungslos“, freut sich der IT-Profi. „Die Landkarte des Projekts ist jedoch stets MindManager. Damit sind wir einfach viel flexibler als mit MS Project und können z.B. über die Outlook-Schnittstellen auch die Kollegen aus den Projekt-Teams einbinden, die eigentlich keinen Zugriff auf unsere Dateiablage haben.“

Das Ergebnis

Das Team DV-Projektkoordination steuert mit MindManager aktuell sechs Projekte gleichzeitig. Einige dieser Projekte betreffen dabei nicht nur das Jugend- und Sozialamt der Stadt Frankfurt a.M., sondern erfordern die intensive Zusammenarbeit mit weiteren Ämtern der Mainmetropole. „Gerade bei ämterübergreifenden Projekten ist MindManager sehr hilfreich“, betont der DV-Projektkoordinator. Denn häufig verfügen die unterschiedlichen Ämter über ganz eigene Dateiablagesysteme, so dass die Erstellung und der Zugriff auf einen gemeinsamen Projektordner nicht möglich waren. „Mit MindManager konnten wir schon jetzt einige dieser Probleme elegant umgehen“, ergänzt Junck.

In Zukunft will das Team MindManager gerne mit SharePoint kombinieren. „Dann haben wir noch mehr Möglichkeiten, über eine zentrale Plattform zu einer gemeinsamen Dateiablage zu kommen und unsere Teamarbeit zu perfektionieren“, beschreibt Junck seine Vorstellung

Der DV-Projektkoordinator nutzt MindManager heute jedoch nicht nur zum Projektmanagement. Er verwendet die Software zudem zur Planung und Strukturierung seines eigenen Arbeitstages. „Für mich ist MindManager genial: Ich kann damit ganz schnell sämtliche Ideen, Argumente, Aufgaben und Informationen in ein Dokument – also eine Map - packen und anschließend so ordnen, wie ich es persönlich brauche. So kann ich die Komplexität meines Aufgabenbereichs stets so reduzieren, wie ich es gerade brauche und habe immer sofort ein Gesamtbild über alles, was anliegt.“

Junck nutzt MindManager inzwischen sogar als Präsentationstool. „In Meetings kann ich so sehr flexibel das aufrufen, was ich brauche, und die Ergebnisse der Besprechung wie zum Beispiel Änderungen im Ablauf oder neue Aufgaben sofort eintragen. Das kommt auch bei den Beteiligten sehr gut an.

www.mindjet.com/de

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