Thought Leadership
Der Arbeitsmarkt für IT-Experten in Deutschland ist seit Jahren angespannt. Laut einer Studie von Bitkom aus diesem Jahr 2023 lag die Zahl der unbesetzten IT-Stellen im Land auf einem Rekordhoch von etwa 149000.
Unternehmen weichen zunehmend auf freiberufliche IT-Spezialisten aus, etwa für Cloud-Migrationen, Security-Audits oder die Einführung neuer Infrastrukturen. Der Bedarf ist real, die rechtliche Grauzone jedoch auch.
Scheinselbstständigkeit: Wo die Grenze verläuft
Im Arbeitsrecht gibt es also keine Mischformen zwischen Angestelltem und Freelancer, auch wenn das die Praxis manchmal anders sehen mag. Richtschnur ist §611a BGB, der Arbeitsvertrag als solchen durch Weisungsgebundenheit und Eingliederung in die betriebliche Organisation definiert. Die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) prüft im Statusfeststellungsverfahren nach §7a SGB IV, ob eine freiberufliche Tätigkeit auch tatsächlich selbständig ausgeübt wird, anhand eines Kriterienkatalogs.
Vier Indizien sprechen dabei besonders für eine abhängige Beschäftigung: feste Arbeitszeiten auf Weisung des Auftraggebers, ausschließliche Beschäftigung beim selben Auftraggeber über längere Zeit, Nutzung von Betriebsmitteln des Unternehmens und kein erkennbares unternehmerisches Risiko auf Seiten des Freelancers. Wenn hier mehrere Punkte gleichzeitig gegeben sind, drohen Nachzahlungen an die Sozialversicherungsträger innerhalb von vier Jahren.
Zeiterfassungssysteme als unterschätztes Compliance-Risiko
Genau hier liegt ein Problem, das in der Praxis regelmäßig unterschätzt wird. Wird ein externer IT-Consultant in das interne Zeiterfassungssystem eingebunden, etwa in SAP HR, Personio oder Clockodo, entsteht ein dokumentiertes Bild von Eingliederung. Die Systemintegration signalisiert nach außen: Dieser Mensch arbeitet nach denselben Prozessen wie die Stammbelegschaft. Das kann im Zweifelsfall ausreichen, um eine Statusprüfung auszulösen.
Die Lösung liegt in der Entkopplung der Erfassung. Externe Dienstleister tragen ihre Projektzeiten eigenständig zusammen, zum Beispiel über einen Arbeitszeitrechner, der Pausenzeiten herausrechnet und minutengenaue Summen liefert. Die Buchhaltung erhält damit eine prüffähige Zeitaufstellung als Rechnungsanlage, ohne dass der Freelancer einen Account im firmeneigenen HR-System benötigt. Kein gemeinsamer Login, kein Verdachtsmoment.
Vertragliche Grundlage für den Stundennachweis
Um die entkoppelte Zeiterfassung rechtlich absichern zu können, muß sie im Vertrag geregelt sein. Werkverträge mit Freelancern sollten vorsehen, in welcher Form der Auftragnehmer seine Stunden dokumentiert und der Rechnung beilegt. Als Beleg genügen standardisierte Leistungsnachweise, die Datum, Tätigkeit und Dauer ausweisen, unterzeichnet vom Freelancer und vom zuständigen Projektleiter auf Auftraggeberseite gegengezeichnet. Diese Bestätigung darf nicht zugleich fachliche Weisung enthalten, sondern lediglich bescheinigen, daß die beschriebene Leistung erbracht sei. Der Unterschied ist rechtlich relevant: Ein Abnahmeprotokoll bescheinigt die Lieferung eines vereinbarten Ergebnisses, eine Anwesenheitsbescheinigung weist auf Arbeitnehmerstatus hin.
Rechnungsprüfung ohne Eingliederung: Ein strukturiertes Vorgehen
Das bedeutet für das IT-Management konkret: Die Kontrolle der abgerechneten Stunden erfolgt nicht über Systemdaten, sondern über Projektdokumentation. Ticket-Systeme wie Jira oder Azure DevOps sind hier eine saubere Grundlage. Dort protokollierte Arbeitspakete, Commits oder Abnahmen lassen sich den Zeitangaben des Freelancers gegenüberstellen, ohne dass die persönliche Einbindung in HR-Prozesse nötig wird.
Der Workflow könnte wie folgt aussehen: Der Freelancer reicht monatlich eine Zeitaufstellung nach vereinbartem Muster ein. Das Projektteam prüft die Plausibilität anhand von Deliverables. Die Buchhaltung gleicht Summe und Tagessätze ab, gibt die Rechnung frei. Keine gemeinsamen Systemzugänge, keine eigene firmeneigene Zeiterfassungssoftware.
Wer diesen Prozess einmal sauber aufsetzt, reduziert nicht nur das Compliance-Risiko. Er schafft Transparenz für beide Seiten: Der Freelancer dokumentiert seinen Beitrag nachvollziehbar, das Unternehmen kann Projektkosten präzise nachverfolgen und ist bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.
