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Die Art und Weise der Projektarbeit hat sich in den vergangenen Jahren enorm gewandelt: Sowohl Teamarbeit als auch der Einsatz von Software haben eine tragende Rolle eingenommen. Unternehmen müssen daher besonderes Augenmerk auf die Projektausführung und ein effizientes sowie übersichtliches Terminmanagement legen. Das kollaborative Projektmanagement ist die ideale Alternative zur klassischen Netzplantechnik. 

Verkürzte Entwicklungszyklen, eine Vielzahl verteilter, jedoch voneinander abhängiger Prozessschritte und eine große Anzahl an Beteiligten erhöhen bei anspruchsvollen Projekten den Organisations- und Koordinationsaufwand für Projektleiter enorm. Unter Zeitdruck müssen sie zahlreiche Experten, Lieferanten und Partner integrieren. Gleichzeitig aber arbeiten Unternehmen häufig noch mit 30 Jahre alten Methoden, um ihre Projekte zu planen, zu steuern und zu controllen beziehungsweise zu reporten.

In der Vergangenheit war die technische Grundlage der Projektdokumentation häufig eine Excel-Liste, die Planungsdaten erhielten alle Projektmitglieder per freien Datenaustausch. Auch wenn mittlerweile immer mehr Projektmanagement-Tools zum Einsatz kommen, ist die darin verwendete Methode meist noch die klassische Netzplantechnik. Beide Grundlagen – freier Datenaustausch und planungsorientiertes Projektmanagement – stoßen ob der komplexen Zusammenhänge im heutigen Entwicklungsprozess schnell an ihre Grenzen: Frei geteilte Listen sind aufwendig aktuell zu halten, sodass es schnell zu verheerenden Fehlern kommt. Auch die Netzplantechnik, die hierarchischer Top-down-Kommunikation und statischen Prozessen folgt, kann unkontrollierbare Folgen haben, etwa wenn sich automatisch Termine verschieben. Heute benötigt ein Projektleiter andere Tools und Methoden, um die anspruchsvollen Projekte wirksam zu steuern.

Kollaboration und Agilität
 

Die Stichworte Kollaboration und Agilität spielen für Effektivität und Transparenz die größte Rolle. Im sogenannten kollaborativen Projektmanagement, das bereits Mitte der 90er-Jahre von Actano entwickelt und in der Projektmanagementsoftware RPLAN umgesetzt wurde, stehen Eigenverantwortung und dezentrale Regelkreise im Vordergrund. Eine zentrale Datenbasis sowie eine einheitliche Projektsteuerungssoftware bilden die technische Grundlage. Im Gegenteil zur traditionellen Netzplantechnik wird beim kollaborativen Projektmanagement Wert auf eine geringe Planungs- und Führungsintensität gelegt. Um Teilprojekte und Projektphasen leichter beherrschbar zu machen, untergliedert der Projektleiter Projekte in handhab- und beherrschbare Teilsysteme und teilt feste Planungs- und Steuerungsverantwortung mit Top-down-Vorgaben zu. Die autarke Planung der einzelnen Projektdetails liegt dann in denselben Händen, die auch die inhaltliche Verantwortung für das Projektmanagement übernehmen.

Die Projektbeteiligten wiederum melden bottom-up den Terminerledigungsgrad, Reifegrad des Inhaltes und Status der Aufgaben zurück. So steht die Fachexpertise der einzelnen Projektteams im Vordergrund, und die Eigenverantwortlichkeit wird gefördert. Kommunikationsbausteine ermöglichen das einfache und intuitive Vernetzen unterschiedlicher Projektumfänge. Das gemeinsame Planungsnetz unterstützt hierbei auch die Integration von Lieferanten und sorgt somit für standort- und unternehmensübergreifend aktuelle und einheitliche Planungsstände. Dabei werden alle wichtigen Beteiligten – auch externe Partner und Zulieferer – von Anfang an in die Planungen einbezogen.

Ein Rechte- und Rollensystem steuert Sichtbarkeits- und Bearbeitungsmöglichkeiten; so können Projektleiter einerseits Partner und Zulieferer schnell und vollwertig in die Planung und Steuerung einbinden, andererseits bleibt aber auch die Sicherheit der eigenen Daten gewährleistet. Bei der Projektsteuerungssoftware RPLAN funktioniert das so, dass alle Teammitglieder im eigens dafür entwickelten und integrierten Tool myRPLAN eine personalisierte Ansicht haben. Damit sind auf allen Ebenen der jeweilige Verantwortungsbereich, die Rolle im Gesamtprojekt und der Projektstatus transparent und dadurch steuerbar, um auf jeder Ebene die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Automatismen im Terminmanagement
 

Eigenverantwortliches Arbeiten und Transparenz sind besonders wichtig, wenn sich Deadlines verschieben, denn das hat in der traditionellen Netzplantechnik automatische Verschiebungen zur Folge, ohne dass die relevanten Personen dem zustimmen müssten. Das Risiko: Die Probleme sind nicht sofort sichtbar, sie entwickeln sich erst nach und nach. Als Resultat von Verschiebungen werden im linearen Plan anschließende Produktionen ebenfalls gestoppt, obwohl viele Prozessschritte parallel laufen – und fortgesetzt werden könnten. Wenn die Schwierigkeiten dann offen zutage treten, ist es in der Regel zu spät, um die nötigen Ressourcen zur Verfügung zu stellen und Frist und Qualität einzuhalten. 

Sicherer und effizienter als Systemautomatismen sind ein elektronisches Terminmanagement und Reifegradmanagement, das die Verantwortlichen im Team direkt über Änderungen informiert, sodass diese aktiv die beste Lösung für die entsprechende Situation besprechen, angemessene Maßnahmen anstoßen und die Konflikte direkt lösen können. Damit werden auch Teamgeist und Eigenverantwortung gefördert. Um Entwicklungsteams und -ressourcen effektiv und effizient zu steuern, bietet RPLAN mit seinem Ressourcenmanager eine weitere wertvolle Lösung, die sich im Terminmanagement integrieren lässt.

Fazit
 

Die Methode des kollaborativen Projektmanagements in Kombination mit einer geeigneten Steuerungssoftware treibt die Projektorganisation im Sinne jedes Projektleiters voran. Agilität und Kommunikation über Unternehmens- und Zeitgrenzen hinweg rücken in den Vordergrund; die Fachexpertise der Projektteams kommt nicht erst während des Projekts, sondern schon bei der Planung zum Einsatz. Somit haben Unternehmen zu jeder Zeit die erfolgskritischen Projekttermine und Reifegrade aller Projekte und Produkte im Blick. 

Markus Lipinsky, CEO von Actano

www.actano.de


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