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Projektmanagement

Egal, ob im Start-up oder im Großkonzern – Projektarbeit gehört derzeit in der Arbeitswelt zum guten Ton.

Vor allem der Bezug zu New-Work-Ansätzen und der Innovationsgeist machen die Form der Zusammenarbeit so attraktiv für Unternehmer, um parallel zum Alltag neue Produkte, Services und Technologien zu entwickeln oder zu testen. Dabei gibt es Faktoren, die den Erfolg herbeiführen, und es gibt solche, die Projekte wie den Gordischen Knoten verknäulen.

Raus aus den Methodenschubladen

Wer das Wort „Projektarbeit“ hört, denkt oft „zu wenig Zeit“ und „zu viel Druck“ – und setzt sich schon an dieser Stelle den Todesstoß zum Misserfolg. Doch auch Motivierte finden auf dem Weg schnell Stolperdrähte. Dann läuft es so: Auch wenn alle intensiv arbeiten gibt es keine Entwicklung und keine oder nur mäßige Ergebnisse. Die Motivation sinkt, der Frust steigt und Ursachen sind nicht zu finden. Hier kommen fehlendes Gleichgewicht zwischen Struktur und Freiraum, fehlende Transparenz sowie fehlende Achtung und Wertschätzung untereinander zusammen. Viele Projekte in Unternehmen scheitern nicht daran, dass die Ideen schlecht oder die Ziele zu hoch sind, sondern am falschen oder schubladenorientierten Vorgehen. So ist agiles Management aktuell Trend und zeichnet sich durch kreative und interdisziplinäre Zusammenarbeit als sehr innovativ aus. Doch eignen sich nicht alle Projekte dafür. Insbesondere solche, die eine Deadline besitzen, kommen bei agilem Management in Zeitprobleme und der Druck steigt. Beim klassischen Projektmanagement mit klaren Strukturen und überprüfbaren Stufen passiert das nicht. Doch was Teamleiter und Chefs als Kontrolle schätzen, zwängt diese Projekte in produktive Korsetts. Ein erfolgreiches Projekt braucht ein Management, das optimal passt. Das kann auch eine Kombination aus agil und klassisch sein. Es gilt zu lernen, wann strukturiert werden muss, um das Ziel zu erreichen, und das Beste aus „agil und klassisch“ miteinander dort zu verbinden, wo zu starre oder fehlende Strukturen drohen, die Zielerreichung zu gefährden.

Motivation, Ziele und Konflikte transparent machen

Erfolgreiche Projekt brauchen eine klare Motivation, Begründung und ein Ziel. Häufig nehmen Verantwortliche an, dass das klar formuliert ist, was nicht stimmt. Das gilt auch für Einzelunternehmer. Dabei ist „klar“ nicht automatisch gleichzusetzen mit „machbar“ und bedeutet schon gar nicht fest strukturiert. Die fruchtbarsten Projekte leben von unbefangener Ideenentwicklung. Hier gilt, was aus dem Brainstorming bekannt ist: Alle Ideen sind erlaubt. Die Umsetzung ergibt sich in der Entwicklungsphase. Unbefangenheit und Transparenz gelten dabei nicht nur für Ideen, sondern gleichermaßen für die Kommunikation, Aufgabenverteilung und Zusammenarbeit. In größeren Teams entstehen Konflikte oft, weil schlichtweg nicht offen gesprochen wird, sich Mitarbeiter übergangen fühlen, aber nichts sagen, oder andere Ansichten oder Meinungen nicht zugelassen werden. Das kommt vor allem in großen Konzernen und abteilungsübergreifend vor – trotz Wochenmeetings. Was stört, bewegt oder wo jemand Optimierungsbedarf sieht, wird selten thematisiert, aus Angst vor Eskalationen oder der Reaktion des Chefs. Wer jedoch nichts sagt, wird nichts verändern. Steigt dann der Frustfaktor, wirkt sich dies auf die Persönlichkeit aus und das wiederum äußert sich zum Beispiel in bewusstem oder unbewusstem Sabotieren. Als einfachstes Beispiel sei hier die Haltung genannt: „Die anderen machen nichts, also mache ich auch nichts.“ Am Ende denken alle schlecht voneinander, Stimmung und Motivation sind im Eimer – und die Aufgabe nicht erledigt.

Persönlichkeiten wertschätzen und effektiv einsetzen

In Projekten treffen sich unterschiedliche Persönlichkeiten. Das bedeutet einen großen Gewinn durch interdisziplinäre Synergien, aber auch Herausforderungen im Umgang miteinander, der Wertschätzung und dem effektiven Einsatz der jeweiligen Eigenschaften. Ein Beispiel für zwei sehr unterschiedliche Typen sind „Macher“ und „Denker“. Unterschiedlich an Aufgaben herangehend, kommt es bei diesen sehr konträren Charakteren schnell zu Konflikten. Beide konzentrieren sich dann mehr darauf, den anderen überzeugen zu wollen, statt das Projekt voranzutreiben. Oder der jeweils eine Typ nimmt Anstoß an den Handlungen des anderen und redet lieber hinter dessen Rücken, statt offen. Hier kombinieren sich Wertschätzung und Transparenz. Für ein besseres Verständnis untereinander, aber auch bei der Selbstreflektion, hilft das Persönlichkeitsmodell nach Gordion: Charaktereigenschaften zu respektieren und diese Stärken produktiv für den Projekterfolg zu nutzen. Besonders wichtig ist Wertschätzung auch von dem und für den Geschäftsführer beziehungsweise Projektleiter. Denn es ist seine Pflicht, dem gesamten Projektteam Orientierung zu geben. Orientierung gibt aber nur, wer führt und wessen Führung auch akzeptiert wird. Das wiederum ist nur möglich mit Respekt und Wertschätzung von beiden Seiten.

Mit Blick von außen den Gordischen Knoten lösen

Viele Unternehmer gehen davon aus, dass sie die vorgestellten Maßnahmen im eigenen Betrieb umsetzen, damit das Klima gut ist und die Zusammenarbeit bestmöglich funktioniert. Trotzdem laufen Projekte oft nicht optimal. Das liegt in der Regel daran, dass der unbeteiligte und unvoreingenommene neutrale Blick von außen fehlt. Losgelöst von innerbetrieblichen Hierarchien, Strukturen oder Zielen haben wir uns von der Gordion Projects GmbH darauf spezialisiert, verknotete Projekte in Unternehmen wieder zu entwirren. Dabei ist es unser Anliegen, dem Team zu helfen, selbst Erkenntnisse zu ermitteln und Wege zu finden. Denn auch wenn eine Managementmethode genutzt wird, vermeintlich viel kommuniziert und informiert wird und jeder im Team höflich ist, lässt sich dies nicht mit der Balance zwischen Struktur und Freiraum, Transparenz oder Achtung und Wertschätzung gleichsetzen.

Petra Menzel, Geschäftsführerin
Petra Menzel
Geschäftsführerin, Gordion Projects GmbH

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