Wenn der Wandel zur Norm wird

Auch wenn der Begriff Agilität inzwischen zum Buzzword verkommt, so beschreibt er doch exakt die Fähigkeit, die Unternehmen heute benötigen, um sich zu behaupten. Veränderungen sind an der Tagesordnung und es gilt, auf diese möglichst wendig zu reagieren.

Eine aktuelle Benchmark-Studie hat sich jetzt mit der Frage beschäftigt, wie es Unternehmen gelingt, sich veränderten Gegebenheiten schneller anzupassen.  

In Zeiten dynamischen Wandels gelingen schnelle Anpassungen nur dann, wenn sich die Verantwortlichen in den Unternehmen von althergebrachten Vorgehensweise verabschieden – zumindest vorübergehend. Die grundsätzliche Herausforderung allerdings besteht darin, anzuerkennen, dass Veränderung und der Umgang mit plötzlich auftretenden Störungen zur Norm gehören und keineswegs mehr die Ausnahme sind, so wie früher. So gesehen führt uns die aktuelle Pandemie gnadenlos vor Augen, wie unerlässlich die Agilität der Unternehmen für deren Überleben ist. 

Von Vorreitern, Herausforderern und Nachzüglern

Nicht zuletzt vor diesem Hintergrund hat die von Planview beauftragte Benchmark-Studie, die im Dezember 2020 durchgeführt wurde und bei der weltweit knapp 1.000 Führungskräfte und Technologie-Experten befragt wurden, interessante Ergebnisse ans Licht gebracht. So hat sich beispielsweise gezeigt, dass sich Unternehmen in drei verschiedene Kategorien einteilen lassen: die Vorreiter, Herausforderer und Nachzügler. Diese Einordnung bezieht sich zum einen auf die Art und Weise, wie die Organisationen auf Veränderungen reagieren und zum anderen auf die Haltung gegenüber technischen Entwicklungen, beispielsweise auch der Digitalisierung.

Folgende Aspekte sind entscheidend, wenn es darum geht, ob ein Unternehmen vorne mit dabei ist oder eher dem Wettbewerb hinterherläuft:

1. Wie schnell wird eine Entscheidung gefällt und umgesetzt?
2. Gibt es moderne Technologien zur zentralen Datenerfassung, sodass sich die Verantwortlichen jederzeit ein klares Bild machen können?
3. Sind die Strategien, Finanzmittel und operativen Plänen an kürzere Planungszyklen angepasst? 
4. Werden bei Zuordnung wichtiger Aufgaben die richtigen Prioritäten gesetzt?  
5. Sind Lean- und Agile-Methoden bekannt und im Einsatz?

Der Umgang mit diesen Fragenstellung sagt viel über den Agilitätsgrad eines Unternehmens aus. Bedenkt man, dass die Unterbrechung traditioneller Prozesse heute an der Tagesordnung sind ist es umso wichtiger, die Diskrepanz zwischen Strategien, Plänen und deren Umsetzung so klein wie möglich zu halten. 

Hindernisse und den inneren Schweinehund überwinden

Die Benchmark-Studie legt offen, dass die erfolgreichsten Unternehmen alle ein ähnliches Erfolgskonzept verfolgen. Die größte Gemeinsamkeit ist, dass sie ihr gesamtes Business auf Geschwindigkeit auslegen und deshalb ihre Prozesse kontinuierlich anpassen. Sie haben kürzere und flexiblere Planungszyklen, was es ihnen möglich macht, in Echtzeit auf Veränderungen zu reagieren können. Erfolgreiche Unternehmen halten sich nicht lange mit Hindernissen auf, die ihrer Anpassungsfähigkeit im Wege stehen – sie beseitigen sie. Diese Störfaktoren können vielschichtig sein. Laut Benchmark-Studie gaben 38 Prozent der befragten Führungskräfte an, dass komplexe Governance- oder Genehmigungsprozesse einer schnellen Anpassung der Unternehmensprozesse im Wege stehen. In unklaren oder gar konkurrierenden Prioritäten sehen 33 Prozent Probleme und jeweils 31 Prozent gaben den Mangel an Ressourcen oder internen Abstimmungsprozessen als Grund für fehlende Agilität an.

Den erfolgreichen Unternehmen, denen es gelungen diese und andere Hindernisse zu überwinden, ist vor allem eines gemeinsam: Sie lassen sich nicht dazu verführen, im erreichten Status Quo zu verweilen – sei das auch noch so reizvoll. Diese Unternehmen nutzen vielmehr das Potenzial moderner Technologien und agiler Prozesse, um sich stets weiterzuentwickeln und immer einen Schritt voraus zu sein.

Key Learnings der Benchmark-Studie
Doch die Studie hat nicht nur die Schwierigkeiten aufgedeckt und eine Differenzierung der Unternehmen hinsichtlich deren Anpassungsfähigkeit vorgenommen. Sie hat auch fünf Aspekte identifiziert, die Unternehmen helfen, sich so zu verändern, dass sie zukünftig schneller agieren und sich den veränderten Rahmenbedingungen anpassen können. 

1. Über Resilienz hinausdenken
Resilienz allein, d. h. eine Störung oder Krise unbeschadet zu überstehen, reicht in der heutigen Arbeitswelt nicht mehr aus. Die Geschäftsführung muss den Betrieb auf Geschwindigkeit auslegen, um sich an die kontinuierlichen Veränderungen anpassen und wettbewerbsfähig bleiben zu können.

2. Durch Neuausrichtung der Ressourcen die Strategieumsetzung beschleunigen
Wenn es einen Bereich gibt, in den Vorreiter, Herausforderer und Nachzügler unbedingt investieren sollten, so sind dies Priorisierungsprozesse, um Ressourcen schneller umverteilen zu können. Das Besondere: Diese Prozesse laufen nicht isoliert voneinander ab, sodass tiefreichende Kenntnisse über die Abhängigkeiten zwischen den Strategieumsetzungskompetenzen sowie den Capabilitys für die Szenarioplanung erforderlich sind.

3. Schwerfällige Governance- und Genehmigungsprozesse überwinden
Komplexe Governance- und Genehmigungsprozesse stellen für Vorreiter und Herausforderer das größte Hindernis dar. Organisationen müssen die rigiden, steuerungsbasierten Richtlinien aufbrechen und stattdessen flexible, optimierte Governance- und Finanzierungsmodelle implementieren, die es Teams erlauben, schnell zu reagieren.

4. Moderne Technologien für fundierte Strategieumsetzungsentscheidungen einsetzen
Technologie ist ein zentraler Schlüssel, um mehr Geschwindigkeit und Qualität bei der Strategieumsetzung zu erreichen. Das Sammelsurium an nicht miteinander vereinbaren, intern entwickelten Tools, wie es in den meisten Organisationen verwendet wird, trübt jedoch die Transparenz, verlangsamt die Arbeit und verhindert Innovation und Wachstum.

5. Opportunitätskosten des Status Quo erkennen
Es mag bequem sein, sich auf die herkömmlichen Prozesse und Technologien zu verlassen, doch die damit einhergehenden Kosten in Form von Marktanteilsverlusten, entgangenen Geschäftschancen und Ermüdung angesichts von Veränderungen können gewaltig sein. Organisationen müssen den Überlebensmodus ausschalten, sich der Ungewissheit stellen und diese als Chance wahrnehmen, um fortbestehen und wachsen zu können.

Fazit

Unternehmen, die sich zukunftsfähig aufstellen wollen oder müssen, haben keine andere Chance als ihre Prozesse so zu gestalten, dass sie ihnen maximale Agilität erlauben. Sie müssen sich aus den starren Korsetts lösen, die ihnen bisher Halt und Orientierung gegeben haben und sich der Ungewissheit stellen. Tun sie das nicht, sehen ihre Optionen für eine erfolgreiche Zukunft eher düster aus.