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Home Office

Das Homeoffice ist gekommen um zu bleiben. Laut einer Studie der Bertelsmann Stiftung glauben 85 Prozent der Befragten, dass sich Homeoffice und das mobile Arbeiten etablieren werden.

Das ,,New Normal” ist von orts- und zeitungebundenem digitalen Arbeiten geprägt und stellt Unternehmen und Mitarbeiter vor neue Herausforderungen, wie die erfolgreiche digitale Zusammenarbeit, den einfachen Zugang zu notwendigen Ressourcen und den reibungslosen Austausch mit Kollegen und Vorgesetzten. Ein Lösungsansatz: die Implementierung digitaler Tools! Denn diese bieten von Projektmanagement über Dokumentenverwaltung bis hin zu interner Kommunikation einige Einsatzmöglichkeiten, die beim Überwinden der Homeoffice-Herausforderungen helfen. Mithilfe sogenannter Business Enablement Plattformen arbeiten Mitarbeiter nicht nur effizienter, sondern produzieren gleichzeitig qualitativ hochwertige Ergebnisse.  Durch die nahtlose Integration in bestehende Systeme liefert eine Business Enablement Lösung mehr Möglichkeiten bei gleichzeitig weniger benötigten Software Anwendungen.

Den Informationsfluss sicherstellen

Das Konzept „Homeoffice” wird von vielen Beschäftigten begrüßt, da es mehr Flexibilität und Freiraum in den Arbeitsalltag bringt. Eine aktuelle Bitkom Studie zeigt jedoch, dass durch eine fehlende Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten der interne Informationsfluss auf der Strecke bleiben kann. Knapp 20 Prozent der befragten Studienteilnehmer haben das Gefühl, im Homeoffice von wichtigen Informationen abgeschnitten zu sein. Dieses Gefühl kann beispielsweise durch unorganisierte Daten und Ordnerstrukturen entstehen, die den Mitarbeitern keinen oder einen erschwerten Zugang zu relevante Informationen gewährleisten. Daraus resultiert die Verwendung fehlerhafter Inhalte, wie beispielsweise Haftungsausschlüsse oder Vertragsentwürfe, welche für Unternehmen ein enormes Risiko darstellen können. Im Rahmen einer effektiven Teamarbeit ist es deshalb notwendig, leicht zugängliche Datenräume zu schaffen, um problemlos und von überall aus auf aktuelle Zahlen und wichtige Informationen zu laufenden Projekten zuzugreifen und diese ohne großen Zeitaufwand weiterzuverwenden. Cloudbasierte Anwendungen oder Web Tools machen es Mitarbeitern leicht, unabhängig vom Arbeitsplatz auf Dokumente zuzugreifen und sie im Handumdrehen zu bearbeiten und freizugeben. Gerade die simultane Bearbeitung von Dokumenten spielt eine entscheidende Rolle für den bequemen Austausch und das virtuelle Teamgefühl. Unternehmen müssen daher in Ihre IT investieren! Mit innovativen und flexiblen Organisationsstrukturen schaffen Unternehmen eine Arbeitsumgebung, die die reibungslose Kooperation der Mitarbeiter sicherstellt und einen effizienteren Workflow garantieren.

Mit Hilfe gebündelter Anwendungen unnötigen Stress vermeiden

Gemäß einer aktuellen Templafy Studie gaben die Mehrheit der Befragten an, dass sie in einer Arbeitsstunde zwischen 5 und 6 Anwendungen wechseln. Diese Art des Multitaskings stört den Arbeitsfluss und ist durch die enorme Informationsflut ein hoher Stressfaktor. Dazu kommt, dass 31 Prozent der Studienteilnehmer sich eine bessere Kompatibilität und Integration innerhalb der genutzten IT Anwendungen wünschen, um ihnen einen nahtlosen Workflow zu ermöglichen. Um die Effizienz zu erhöhen und die Anzahl der Anwendungen zu minimieren, lohnt sich für Unternehmen der Blick in gebündelte Komplettlösungen. Die ausgewählten Tools müssen einen direkten Mehrwert bringen, indem sie einfach anwendbar sind und sich problemlos in die Arbeitsorganisation integrieren lassen. Diese Alleskönner bedienen eine Bandbreite an Anwendungsbereichen, wie Dokumenten- und Aufgabenverwaltung, Teamkommunikation, Datenspeicherung- und Freigabe. 

Die Klassiker unter den Büroanwendungen sind  Microsoft 365  und Google G-Suite. Diese Software Lösungen integrieren alle grundlegenden Werkzeuge, damit die Zusammenarbeit im Homeoffice gelingt. Dies beinhaltet Projektaustausch- und Kommunikation, Datenverwaltung und Freigabe, Aufgabenverwaltung, Terminplanung und mögliche Erweiterungen. Eine weiteres gebündelte Kollaborationstool ist Nextcloud Hub. Es ermöglicht neben dem Filehosting- und sharing die Verwaltung von Office Dokumenten, Tabellen und Präsentationen mit Online Office Suite und die Teamkommunikation durch E-Mail Verwaltung, Chat und Videokonferenzen. Der Fokus des Software Anbieters liegt auf Sicherheit und Datenschutz. Dies wird durch die Steuerung und Überwachung des Datenaustauschs, der Datenkommunikation sowie durch Dateizugriffskontrollen sichergestellt.

Auf dem Vormarsch sind außerdem Technologien zur effizienteren produktiveren Zusammenarbeit und Kommunikation sowie der Erstellung und Optimierung von Dokumenten. Das Credo dabei: bessere Möglichkeiten bei der Dokumenterstellung mit weniger Softwareanwendungen und Prozessbrüchen. So werden die komplexen Workflows unserer Arbeitswelt enger vernetzt und aufeinander abgestimmt, ohne dabei die Mitarbeiter mit Massen an digitalen Tools zu überfluten. Denn die Anzahl von Business-Dokumenten, wie Präsentationen und E-Mails, nimmt stetig zu. Mit Templafy wird das Chaos der verstreuten und zusammenhanglosen Inhalte behoben. Dank des cloud-basierten und anwendungs-agnostischen Ansatzes von Templafy erhält jeder Mitarbeiter genau die Inhalte und Informationen, die er benötigt, um Dokumente effizient zu erstellen, zu teilen und zu optimieren – von überall abrufbar und innerhalb der vorhandenen Workflows. Mit in Echtzeit verwalteten und integrierten Elementen ermöglicht Templafy über alle Geschäftsfelder hinweg die effiziente Erstellung von hochwertigen Business Dokumenten, entsprechend der aktuellsten Branding und Compliance Richtlinien.

 

 

Projektmanagement – den Überblick behalten

Die Asana-Studie zeigt darüber hinaus, dass ein Viertel (26 Prozent) aller Fristen jede Woche von Mitarbeitern nicht eingehalten werden können. Eine der häufigsten Ursachen: fehlende Klarheit wegen unübersichtlicher Prozesse (27 Prozent). Durch digitale Projektplanung, Aufgabenverteilung und Informationen über Zuständigkeiten und Deadlines, lässt sich der Arbeitsalltag jedoch gut strukturieren. Es gibt eine große Auswahl an Tools inklusive verschiedener App-Integrationen, zum Beispiel in Microsoft Teams, Microsoft 365 und Google Kalender, die eine gute Übersicht und eine einfache Nutzung bieten. 

Zwei Vorreiter auf diesem Gebiet sind Asana und Trello. Beide Tools sind sehr intuitiv aufgebaut und erfordern kaum Einarbeitungszeit vor dem Erstgebrauch. Durch ein Dashboard werden die Aufgaben anschaulich dargestellt und in verschiedene Phasen unterteilt. So bekommen die Mitarbeiter einen Überblick und können simultan und in Echtzeit To-dos mühelos per Drag and Drop der jeweiligen Phase zuordnen. Airtable ist die richtige Wahl, wenn überwiegend mit Excel gearbeitet wird. Hier ist es möglich die Funktionen in Tabellenform zu nutzen und diese auch untereinander zu verknüpfen. Auch Jira, eine von Atlassian entwickelte Webanwendung, gewinnt immer mehr an Beliebtheit. Die Software ermöglicht neben dem Aufgabenmanagement auch  die Leistung des Teams durch verschiedene Reports und visuelle Echtzeitdaten zu veranschaulichen.

Interaktive Formate anbieten

Einen regen digitalen Informationsfluss zu etablieren ist das A und O um die Herausforderungen im Homeoffice zu meistern. Auch der alltägliche Smalltalk im Kollegium sollte nicht zu kurz kommen. Denn: eine gesunde Unternehmenskultur basiert auf Zusammenhalt und einer klaren Kommunikation. Dies macht eine aktuelle Bitkom Studie deutlich. Jeder zweite Befragte vermisst im Homeoffice den Kontakt zu den Kollegen und jedem Fünften fehlt der Austausch mit den Vorgesetzten. Gab der Büroalltag noch ein Gefühl der Zugehörigkeit zu einer starken Unternehmenskultur, ist dieses während der Remote-Arbeit zunehmend verloren gegangen. Auch die Initiative Chefsache bestätigt: Zwei Drittel der Deutschen fühlen sich im „New Normal” nicht genügend vom Arbeitgeber unterstützt. Um in diesen unsicheren Zeiten eine starke Kultur aufrechtzuerhalten, ist ein gut funktionierendes internes Kommunikationssystem gefragt. Videokonferenzen sind seit Beginn der Pandemie heiß begehrt. Inzwischen gibt es zahlreiche innovative Formate, die über die Standard-Videotelefonie hinausgehen, um die Batterien der Mitarbeiter wieder aufzuladen. Die kostenlose Software TeamSpeak beispielsweise ermöglicht Nutzern neben der Erstellung von Chaträumen auch Sprachkonferenzen durchzuführen. Die Gründer des Berliner Startups Wonder haben ein einfaches Tool entwickelt, das der Zoom Fatigue ein Ende bereiten soll. Durch separate Gruppenräume können die Teilnehmer in Teams aufgeteilt werden und sich dadurch effektiver und dynamischer austauschen. Besonders für virtuelle Konferenzen, Networking und Gruppenarbeiten ist die Remote-Anwendung interessant.

Digitale Tools für Mitarbeiter-Feedback und Ideenaustausch sind eine weitere innovative  Möglichkeit, auf die Herausforderungen und Erwartungen der Mitarbeiter einzugehen und sie in Unternehmensfragen zunehmend einzubeziehen. Das aus Deutschland stammende Startup Companymood bietet ein tägliches Feedback-Programm und liefert Echtzeitdaten über das Stimmungsbild der Mitarbeiter. Die Umfrage kann im Browser, über die App oder auf stationären Terminals erfolgen und beschränkt sich zeitlich auf 30 Sekunden pro Mitarbeiter. Das Stimmungsbarometer lässt sich mit anderen Unternehmen vergleichen, da das Tool mit der Arbeitgeber-Bewertungsplattform Kununu verknüpft ist. Ein digitales Brainstorming mit dem gesamten Team lässt sich mithilfe von Miro sehr gut umsetzen. Auf dem ,,unendlichen” digitalen Online Whiteboard können Benutzer Ideen und Strategien visualisieren und interaktiv bearbeiten. Die Nutzer eines Boards können asynchron und in Echtzeit Inhalte hinzufügen und verändern. Das Tool ist leicht zu bedienen und bietet unterschiedliche Vorlagen für verschiedene Zwecke, wie Customer Journeys oder Product Roadmaps. Videokonferenz Tools sind ein eindeutiges Must-Have, um  virtuelle Meetings und den visuellen Austausch im Unternehmen zu ermöglichen.

Ziel der vorgestellten Anwendungen ist es schnelle, effiziente und flexible Arbeitsabläufe zu schaffen und die Zusammenarbeit im Remote-Arbeitsmodell so einfach wie möglich zu gestalten sowie Stressfaktoren möglichst gering zu halten. Durch die Automatisierung von Arbeitsprozessen und intelligente Integration spart jeder Mitarbeiter Zeit und Muße. Zeit, die für wirklich fachliche Aufgaben benutzt werden kann. 

Michael Lazik, Sales Director DACH bei Templafy, https://www.templafy.com/


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