Thought Leadership
Motivierte Mitarbeiter sind für ein Unternehmen nicht mit Gold aufzuwiegen. Sie identifizieren sich mit ihrer Firma und engagieren sich für ihren Erfolg, kooperieren gerne mit Kollegen und Vorgesetzten, zeigen Eigeninitiative und übernehmen Verantwortung.
Die Praxis bietet allerdings häufig ein Bild, das von diesem Idealzustand abweicht. In einem modernen, sich stetig und schnell verändernden komplexen Arbeitsumfeld sehen sich Mitarbeiter mit zeitraubenden Organisation- und Verwaltungsarbeiten konfrontiert, die nichts mit ihren eigentlichen Aufgaben zu tun haben. So verzeichnen deutsche Unternehmen Opportunitätskosten in einer Größenordnung von knapp 100 Milliarden Euro jährlich -, allein weil vorhandene Ressourcen nicht sinnvoll genutzt werden.
Laut einer Studie von The Workforce Institute at Kronos werden Arbeitnehmer pro Woche 3,3 Stunden durch Tätigkeiten in Beschlag genommen, die nichts mit ihren eigentlichen Kernaufgaben zu tun haben. In der Summe kostet dies die deutschen Unternehmen im Jahr 2.285 Euro pro Mitarbeiter für nicht notwendige Verwaltungstätigkeiten. Dies summiert sich gesamtwirtschaftlich auf rund 99 Milliarden Euro jährlich. Und der Verwaltungsaufwand wirkt sich nicht nur finanziell, sondern auch negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus.
Mitarbeiter binden und finden
Zufriedene Mitarbeiter haben nicht nur eine längere Verweildauer im eigenen Betrieb, weil sie die Wertschätzung ihrer Leistung und damit ihrer Person erfahren. Sie fungieren für ihren Arbeitgeber auch als omnipräsente Visitenkarte nach außen und vermitteln Interessierten ein positives Bild ‘ihres’ Unternehmens.
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist diese Betriebstreue qualifizierter Mitarbeiter, verbunden mit der ausgeprägten Bereitschaft, den eigenen Arbeitgeber weiterzuempfehlen, äußerst wertvoll. Laut des “Engagement Index Deutschland” der Unternehmensberatung Gallup planen 84 Prozent der hoch gebundenen, aber nur 31 Prozent der nicht gebundenen Mitarbeiter, in drei Jahren noch bei ihrer jetzigen Firma zu sein – jeder Dritte „Abwanderungsbereite“ ist bereits aktiv auf Jobsuche. Ähnlich sieht es bei der Darstellung des eigenen Unternehmens gegenüber potenziellen neuen Mitarbeitern aus: Hier empfehlen knapp 70 Prozent der motivierten Angestellten ihren derzeitigen Arbeitgeber weiter, während dies nur vier Prozent der innerlich Gekündigten tun.
Motivation schafft Produktivität
Die Verfügbarkeit von neuen digitalen Technologien wie Clouds, mobilen Endgeräten, Collaboration-Plattformen oder hohen Netzwerkkapazitäten für remote verbundene Arbeitsplätze schafft die Voraussetzungen für flexibleres Arbeiten, in der stationäre Arbeitsplätze, feste Zeiteinteilung und starre Teams der Vergangenheit angehören. Flexibilität ist das Ziel, nicht nur von denen, die schon fürs Unternehmen arbeiten, sondern wird gerade auch von denen gefordert, die die Firmen gerne für sich gewinnen möchten.
Allerdings sehen sich Mitarbeiter oftmals mit unzureichender IT, schlecht miteinander verzahnten Einzelanwendungen und einer fehlenden Automatisierung wiederkehrender Prozesse konfrontiert – was enorm frustriert, weil sich die Mitarbeiter nicht auf die eigentlichen Aufgaben fokussieren können, um sowohl der Erwartungshaltung von Management und Kunde zu entsprechen. In der Folge sinken Motivation und damit auch die Produktivität.
Technologie als Wegbereiter
Technologien für das Workforce Management haben sich als praxisbewährte Tools etabliert, um die Motivation der Mitarbeiter und damit auch die Produktivität zu erhöhen. Voraussetzung ist freilich, dass diese Lösungen zu den betrieblichen Prozessen passen, also entsprechend flexibel konfigurierbar sind, und von den Mitarbeitern aufgrund ihrer anwenderorientierten Funktionalität und leichten Bedienbarkeit auch angenommen werden. Dann stellen diese Technologien für das jeweilige Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil dar, denn es entsteht eine Win-Win-Situation für Mitarbeiter und Unternehmen.
Unternehmensübergreifend eingesetzte Workforce Management-Lösungen binden Mitarbeiter direkt ein, können die Komplexität des Arbeitsalltags mindern, wertvolle Arbeitszeit sparen, die Work-Life-Balance der Mitarbeiter verbessern und damit nachhaltig die Motivation und Produktivität erhöhen. Auf der anderen Seite profitieren Unternehmen nicht nur von der höheren Produktivität, sondern verfügen über die Analyse ermittelter Personaldaten über die Informationen, die notwendig sind, um langfristig passendere Personalentscheidungen treffen zu können.
Kronos Workforce Central
Eine branchenunabhängige Lösung für das Workforce Management bietet Marktführer Kronos mit Ihrer Workforce Central-Suite. Als Cloud-Lösung ist sie ortsunabhängig verfügbar und damit also auch für Unternehmen mit weit verzweigten Standorten und mobilen Arbeitsplätzen optimal bereitstellbar – für eine Belegschaft, die viel unterwegs und international tätig ist. Für Unternehmen, die den Weg in die Cloud scheuen, etwa weil sie Bedenken in Punkten Datensicherheit oder Verfügbarkeit haben, steht Kronos Workforce Central auch als vor Ort installierbare Lösung bereit, was in Kombination mit den Cloud-Services den Einsatz individuell gestalteter und flexibler Hybrid-Cloud-Lösungen erlaubt.
Workforce Central übernimmt Zeiterfassung, Fehlzeitenmanagement sowie Personaleinsatzplanung. Dabei stehen per Self-Service-Funktionen entsprechende Informationen in Echtzeit nicht nur dem Management, sondern über eine ergonomische Nutzeroberfläche auch allen betroffenen Mitarbeitern zur Verfügung. Viele der langwierigen manuellen Verwaltungs- und Organisationsprozesse entfallen, da sie automatisiert ablaufen. So werden Mitarbeiter nicht nur von Arbeitsvorgängen entlastet, die ihre Motivation senken, es wird auch die Fehlerhäufigkeit gesenkt, was dem Unternehmen zuverlässig belastbare Informationen zur Produktivität der Belegschaft bereitstellt.
Anhand der Berichts- und Analysefunktionen können Manager und Führungskräfte standardisierte und genaue Daten, Alarme und Dashboards sowie umfassende Analysen des Tagesgeschäfts abrufen. Der zeit- und ortsunabhängige Zugriff über PC oder mobile Geräte auf Echtzeitinformationen und individuelle Daten erlaubt es Managern und Mitarbeitern, sofort fundierte Entscheidungen mit besseren Ergebnissen zu treffen.
Um vorhandene Informationen möglichst effizient zu nutzen, lassen sich bestimmte Daten aus anderen Geschäftsanwendungen über APIs, Tools und Services in die Lösung integrieren. So ist der Weg frei, digital bereits erfasste Werte aus HR-, Lohnabrechnungs-, ERP- oder anderen Verwaltungsanwendungen etwa von Oracle oder SAP in Auswertungen mit einzubeziehen. In die andere Richtung können Daten aus der Workforce Management-Lösung für andere Anwendungen zugänglich gemacht werden.
Ein kurzes Fazit
Für Unternehmen sind Mitarbeiter die wertvollste Ressource. Für deren Motivation und damit parallel für deren Produktivität zu sorgen, ist die Aufgabe der verantwortlichen Manager.
Diese wiederum können nur zielgerichtet entscheiden, wenn sie die Arbeitsabläufe exakt beobachten, um Optimierungspotenziale zu erkennen. Hierfür müssen Führungskräfte in der Lage sein, die unterschiedlichen Aspekte von Mitarbeiterproduktivität und -motivation folgerichtig zu bewerten. Nur dann lassen sich Defizite minimieren und Prozesse einfacher und intuitiver gestalten.
Der Einsatz moderner und geeigneter Workforce Management-Technologien kann bei dieser Aufgabe ein gewaltiger Vorteil sein. Denn sie können die Komplexität des Arbeitsalltags mindern, die effektivere Nutzung wertvoller Arbeitszeit fördern, den Wohlfühlfaktor der Mitarbeiter steigern und damit nachhaltig die Motivation der Belegschaft erhöhen. Und durch die gesteigerte Produktivität zahlt sich das letztlich auch auf den Geschäftserfolg aus.
Ralf Lommel, General Manager Continental Europe Kronos
