Projektmanagement in Unternehmen häufig ineffizient

Egal ob „Projektmanagement“ in ihrer Jobbeschreibung erwähnt ist oder nicht: Viele Mitarbeiter stehen in ihrem Arbeitsalltag vor der Herausforderung, Projekte möglichst erfolgreich zu steuern – und zwar unabhängig davon, ob sie über eine Ausbildung oder ausreichend Berufserfahrung im Bereich Projektmanagement verfügen. 

Ein unterschiedliches Level an Vorwissen, die jeweiligen Präferenzen in der Arbeitsweise und der individuelle Qualitätsanspruch führen schnell dazu, dass an jedem Arbeitsplatz ein eigenes kleines Projektmanagement-Universum entsteht. Die daraus resultierende geringere Effizienz beeinflusst nicht nur den Unternehmenserfolg, sondern auch die Zufriedenheit des verantwortlichen Mitarbeiters. Dennoch statten nur knapp die Hälfte der Unternehmen, ihre Mitarbeiter mit professionellen Projektmanagement-Werkzeug aus. Dies zeigt eine Studie des Arbeitsmanagement-Spezialisten Wrike.

Jeder ist Projektmanager – und jeder macht es anders

Demnach verwenden 51 Prozent der Arbeitgeber keinen unternehmensweit standardisierten Projektmanagementansatz, obwohl 94 Prozent ihrer Mitarbeiter häufig oder gelegentlich Projekte managen. Wo keine Standards vorgegeben sind, stellen sich die Mitarbeiter die Lösungen zusammen, die ihnen bekannt sind und praktikabel erscheinen. So werden beispielsweise die Informationen zu einem Projekt von jedem woanders abgelegt: von 59 Prozent der Befragten in einer oder mehreren E-Mails, von 31 Prozent in persönlichen Notizen, von 13 Prozent in einem Instant-Messaging- Thread ab und 8 Prozent dokumentieren den Projektstand überhaupt nicht. Die Folge der uneinheitlichen Projektmanagement-Techniken: Verzögerungen in der Abstimmung mit Kollegen oder Abteilungen, Informationsverluste zwischen den Projektpartnern und geringe Nachvollziehbarkeit des Projektstands für Außenstehende.

Bild: Projekte und Mitarbeiter leiden darunter, wenn sich jeder nach seinen eigenen Vorlieben organisiert.

Unübersichtliche Projektstrukturen führen zu Stress

Sobald der Überblick über den Projektstand und die Kontrolle über die einzelnen Aufgabenpakete verloren geht, leidet nachweislich die Effizienz: 56 Prozent der Mitarbeiter, die ihre Projektdaten nicht an einem zentralen Ort speichern, müssen Fälligkeitstermine „in den meisten Fällen“ nach hinten verschieben. Gleichzeitig stuften die Teilnehmer der Studie „fehlende Informationen“ als größten Stressfaktor ihres Arbeitsalltags ein, unmittelbar gefolgt von „Problemen bei der Priorisierung von Aufgaben“.

„Die meisten Mitarbeiter möchten möglichst produktiv und effizient arbeiten“, sagt Andrew Filev, Gründer und Geschäftsführer von Wrike. „Die Informations- und Zeitverluste durch fehlende Standards im Arbeitsmanagement führen zu Unzufriedenheit und geringerer Motivation. Unternehmen tun sich selbst daher etwas Gutes, wenn sie in entsprechende Tools investieren, um die nächsten Jahre davon zu profitieren.“