KI beschleunigt einzelne Aufgaben, doch Abstimmungen und Freigaben halten nicht automatisch Schritt. Unternehmen müssen Arbeit klar priorisieren und Entscheidungswege anpassen, damit aus mehr Aktivität messbarer Fortschritt wird.
KI in der Unternehmenssteuerung
KI-Steuerung: Vom Tempo zur Wirkung
KI übernimmt Routineaufgaben und schafft Freiräume für anspruchsvollere Tätigkeiten. Doch erledigte Aufgaben werden oft direkt durch neue ersetzt. Der Arbeitstag wird dadurch nicht unbedingt ruhiger: In derselben Zeit müssen mehr Aufgaben angestoßen, abgestimmt und abgeschlossen werden.
Deshalb reicht es Unternehmen nicht, nur einzelne Arbeitsschritte zu beschleunigen. Auch die Abläufe rund um diese Schritte müssen funktionieren. Denn selbst wenn ein Team seine Aufgabe schnell erledigt, kann ein Vorhaben an einer ausstehenden Rückmeldung oder Freigabe hängen bleiben.
So wächst die Lücke zwischen dem, was ein Unternehmen erreichen will, und dem, was es tatsächlich umsetzt. Engpässe entstehen häufig an den Schnittstellen zwischen Teams – bei Abstimmungen, Übergaben und der Frage, welche Aufgabe Vorrang hat. Informationen sind oft über verschiedene Systeme verteilt, mehrere Bereiche arbeiten an voneinander abhängigen Aufgaben und nicht immer ist klar, wer den nächsten Schritt verantwortet.
Mehr Aktivität bei gleicher Arbeitszeit
Wie stark sich die Arbeit verdichtet, zeigt eine Smartsheet-Auswertung von 1,4 Millionen aktiven Unternehmensprojekten: Die Automatisierungsintensität je Unternehmensaccount stieg im Vergleich zum Vorjahr um 55 Prozent, die Gesamtaktivität um 46 Prozent. Die Arbeitszeit blieb im Wesentlichen gleich.
Mehr Automatisierung bedeutet also nicht automatisch weniger Arbeit. Sie kann zusätzliche Kapazität schaffen – gleichzeitig werden aber mehr Aufgaben begonnen und weitere Übergaben oder Entscheidungen erforderlich. Damit die Beschleunigung einzelner Arbeitsschritte auch das gesamte Vorhaben voranbringt, müssen die Abläufe dazwischen ebenfalls ineinandergreifen.
Routinemäßige Aktualisierungen, Nachverfolgungen und Übergaben lassen sich automatisieren. Für eine reibungslose Zusammenarbeit über Teamgrenzen hinweg braucht es jedoch weiterhin Abstimmung. Aufgaben werden schneller gestartet, aber nicht im gleichen Tempo abgeschlossen. KI beschleunigt einzelne Abläufe, entscheidet aber nicht automatisch, was Vorrang hat oder wer den nächsten Schritt freigeben muss.
Auch bei der Erstellung von Inhalten bleibt menschliche Arbeit gefragt: Die KI-gestützte Erstellung von Dokumenten und Inhalten hat seit 2023 um 230 Prozent zugenommen. In 80 Prozent der Fälle werden die Ergebnisse anschließend noch von Menschen überarbeitet. Das verdeutlicht, wie wichtig eine klare Arbeitsteilung ist: KI kann Inhalte schneller erstellen, während Menschen sie prüfen, in den jeweiligen Kontext einordnen und bei Bedarf überarbeiten.
Produktivität braucht passende Abläufe
KI kann die Produktivität Einzelner steigern. Doch damit daraus auch ein Fortschritt für das Unternehmen entsteht, müssen Aufgaben und Entscheidungen über Teams hinweg koordiniert werden. Aktuelle Gallup-Daten weisen in eine ähnliche Richtung: Die individuelle Produktivität nimmt zu, grundlegend verändert hat KI die unternehmensweiten Arbeitsabläufe bislang jedoch nicht.
Die entscheidende Frage ist daher nicht allein, ob Teams Zugang zu KI haben, sondern ob sich die Technologie in die tatsächlichen Entscheidungsabläufe des Unternehmens einfügt. Passt sie zu den bestehenden Arbeitsweisen, kann sie ihre Wirkung besser entfalten. Passt sie nicht, kann das durch KI erzeugte Arbeitsvolumen schneller wachsen, als Verantwortliche es prüfen und freigeben können. Dann wird es schwieriger, die geplanten Ziele tatsächlich zu erreichen.
Unternehmen sollten sich deshalb fragen: Welche Prioritäten werden tatsächlich durchgesetzt? Wer trägt an welcher Stelle die Verantwortung? Und wo bleibt die Arbeit zwischen Planung und Ergebnis hängen? Antworten auf diese Fragen müssen nicht zu zusätzlichen Berichtsschleifen führen. Oft hilft es bereits, Fortschritt, offene Entscheidungen und nächste Schritte gemeinsam nachvollziehbar zu machen. So erkennen Teams leichter, welche Aufgaben erledigt sind, wo noch eine Rückmeldung fehlt und welche Abhängigkeiten den Zeitplan beeinflussen.
Aus Tempo wird Fortschritt
Klare Prioritäten, abgestimmte Entscheidungswege und transparente Abhängigkeiten helfen, Verzögerungen früh zu erkennen. Dabei zählt nicht nur, wann eine Aufgabe beginnt, sondern auch, ob sie abgeschlossen werden kann und den nächsten Schritt ermöglicht. Werden Hindernisse rechtzeitig sichtbar, können Verantwortliche reagieren, bevor sich Verzögerungen auf weitere Aufgaben oder Teams auswirken. So wird gemeinsame Arbeit besser planbar.
Smartsheet hilft Unternehmen, die Lücke zwischen dem, was sie erreichen wollen, und dem, was sie tatsächlich umsetzen, zu schließen – indem komplexe Arbeit teamübergreifend sichtbar gemacht und Workflows gezielter gesteuert werden.
Denn mehr Aktivität bedeutet nicht automatisch mehr Fortschritt. Erst wenn Aufgaben, Entscheidungen und Abstimmungen zusammenspielen, wird aus höherem Tempo ein konkreter Beitrag zu den Unternehmenszielen.
(Smartsheet)
