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RPA

RPA erlebt in der letzten Zeit einen starken Hype. Allerdings können Unternehmen damit Prozesse nur punktuell verbessern. Der nächste Schritt sollte deshalb ein um KI-Technologien erweiterter RPA-Ansatz sein. Er ist die Basis einer Intelligent Automation, die auch komplexe Entscheidungen, Prozesse und Interaktionen automatisiert.

RPA (Robotic Process Automation)-Anwendungen sind einfach zu implementieren, mit einem geringen Risiko verbunden und bieten einen schnellen Return on Investment. Auch ohne eine strategische, umfangreiche RPA-Implementierung kann ein Unternehmen einen Softwareroboter schnell produktiv betreiben – in vielen Fällen sogar innerhalb weniger Tage. Prinzipiell dient RPA der Automatisierung manueller oder digitalisierter, standardisierter Prozesse. Das heißt, ein Bot übernimmt und automatisiert wiederkehrende, regelbasierte Tätigkeiten. Schon ein kleiner Bot eignet sich für unterschiedlichste Anwendungsfälle. Ein Unternehmen kann ihn beispielsweise in der Kunden- und Partnerbetreuung produktiv einsetzen: beginnend mit der Aktualisierung von Kunden- und Lieferantendaten und der Bearbeitung von Bestellungen über den automatisierten Versand von Unterlagen an Kunden und Geschäftspartner bis hin zur Erstellung von Rechnungen, Statistiken oder Auswertungen. RPA zielt damit primär auf punktuelle Prozessverbesserungen ab.

Allerdings kann RPA nur ein Einstieg in die Intelligent Automation sein, mit der Unternehmen die gesamten Geschäftsprozesse unter KI-Einsatz grundlegend optimieren und neu gestalten können. RPA kann somit als Brückentechnologie und Startpunkt einer weitergehenden, langfristigen Intelligent-Automation-Strategie fungieren. Dabei geht es um Prozesse, Technologien und das Unternehmen als Ganzes – unter Berücksichtigung des Faktors Mensch. Ziel der Intelligent Automation ist, auch komplexe Entscheidungen, Prozesse und Interaktionen zu automatisieren und eine Basis für neue digitale Betriebsmodelle zu schaffen.

Intelligent Automation automatisiert komplexe Prozesse

Die Intelligent Automation basiert auf der Kombination fortschrittlicher Technologien wie RPA, Advanced und Predictive Analytics, künstlicher Intelligenz, Maschinellem Lernen oder Deep Learning. Mittels dieser "intelligenten" Technologien können auch komplexe Prozesse automatisiert werden. Intelligente Komponenten sind dabei eine Grundvoraussetzung, damit Roboter auch schwierigere Entscheidungen treffen können. So ist es zum Beispiel möglich, mit KI-Methoden wie Bild- und Spracherkennung Roboter intelligenter zu machen.

Bild 2: Die Prozessautomatisierung, RPA und KI sowie die System- und Datenintegration sind wesentliche Bestandteile einer Intelligent Automation (Quelle: CGI)

Die Intelligent Automation kann mit KI, Maschinellem Lernen und Algorithmen Zusammenhänge in Daten identifizieren und aus ihnen lernen. Dabei wird der Algorithmus zunächst durch Trainingsdaten angelernt, um dann ein Modell für die Nutzung solcher Daten zu generieren. Die algorithmische Automation erarbeitet mathematisch optimierte Entscheidungen und führt sie dann auch direkt aus. Mit diesem Verfahren treibt ein Unternehmen die Prozessautomatisierung konsequent voran. Eine intelligente Automatisierung ist damit auch die Basis für eine agilere Unternehmenssteuerung, da die Daten und Erkenntnisse nahezu in Echtzeit zur Verfügung stehen und somit für schnellere und präzise Entscheidungen genutzt werden können.

Doch wie sollte ein Unternehmen die Intelligent Automation umsetzen? Als Best Practice hat sich eine schrittweises Vorgehen bewährt. Ausgehend von der Automatisierung eines Teilbereiches mittels RPA können in einem nächsten Schritt der gesamte Prozess, die angeschlossenen Systeme und relevanten Einflussfaktoren ins Blickfeld rücken. Eine technische Unterstützung bieten hierbei sogenannte Workflow-Managementsysteme, die als Schnittstelle zwischen Datenhaltung und Interaktion des Menschen einen Prozess abbilden können. Unternehmen erhalten so eine detaillierte Übersicht, an welcher Stelle und zu welcher Zeit etwas passiert, und an welchem Punkt mögliche Potenziale für Automatisierungen liegen.

Vorurteile auf dem Prüfstand

Hinsichtlich der Nutzung von Automatisierungslösungen existieren zum Teil Vorurteile, die aber meistens völlig unbegründet sind. So ist die Einschätzung, dass Automatisierungslösungen und gerade auch RPA-Anwendungen zur Freisetzung von Mitarbeitern führen, in der Regel unzutreffend. Das Ziel dieser Lösungen ist vielmehr, Mitarbeiter zu entlasten und ihnen Freiräume für anspruchsvollere, kreativere und somit wertschöpfende Aufgaben zu verschaffen. Darüber hinaus darf nicht vergessen werden: Eine intelligente Automatisierung erhöht auch den Bedarf an Fachkräften wie KI-Experten, Low Code Developer oder Intelligent-Automation-Analysten. Automatisierung führt somit nicht zwangsläufig zu einem niedrigeren Beschäftigungsgrad.

Auch Sicherheitsrisiken werden bei Automatisierungslösungen thematisiert. Allerdings können Unternehmen etwaige Risiken schon durch elementare Schutzmaßnahmen deutlich reduzieren. Dazu gehören etwa die Feinjustierung der Benutzerrechte oder ein kontinuierliches Monitoring. Allerdings sollte ein Unternehmen immer eine umfassende Risikoanalyse durchführen, wenn es den Weg von einem kleinen RPA-Projekt in Richtung einer KI-basierten End-to-End-Automatisierung geht. Schließlich ist eine verantwortungsvolle und transparente KI-Nutzung unverzichtbar.

Nicht zuletzt scheuen auch einige Unternehmen den Implementierungs- und Verwaltungsaufwand, der mit Automatisierungslösungen verbunden ist. Hier gibt es aber auch – gerade für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen – Intelligent-Automation- oder RPA-as-a-Service-Angebote, bei denen ein Provider sämtliche Aufgaben übernimmt – von der Lösungskonzeption über den Betrieb und die kontinuierliche Anpassung bis hin zur permanenten Überwachung.

Von der Prozessoptimierung zur Kostenreduzierung 

Eine Intelligent Automation bietet weitreichende Vorteile. So führt die Automatisierung unter Einsatz von KI zu einer kontinuierlichen Prozessverbesserung und zur Beseitigung von Prozessfragmentierungen und Medienbrüchen. Davon profitieren sowohl die Kunden als auch die eigenen Mitarbeiter: die Customer Experience wird optimiert und die Mitarbeiter werden entlastet, da sie deutlich weniger manuelle und ineffiziente Tätigkeiten durchführen müssen. Nicht zuletzt kann eine ganzheitliche Prozessautomatisierung und -optimierung auch zu einer Kostensenkung beitragen.

Den Nutzen von Intelligent Automation zeigen auch viele Projekte, die CGI begleitet hat. So hat CGI bei einem Energieversorgungsunternehmen eine Business-Case-Bewertung mit dem Ergebnis durchgeführt, dass die Automatisierung von drei zentralen Geschäftsprozessen zu einer erheblichen jährlichen Kostenminderung beitragen kann. Der Energieversorger hat daraufhin durch eine umfassende Prozessautomatisierung die Betriebskosten um rund 3 Millionen Euro pro Jahr reduziert.

Laut dem Marktforschungsunternehmen Gartner zählt die Automatisierung zu den Top-Technologie-Trends. Vor allem Robotic Process Automation ist bereits häufig zur Prozessverbesserung im Einsatz. Der Anfang ist also gemacht. Das Ziel eines Unternehmens sollte allerdings lauten, die bestehenden RPA-Projekte mit begrenztem Aufgabengebiet zu erweitern, und zwar in Richtung einer Intelligent Automation mit einer durchgängigen Automatisierung von Gesamtprozessen unter Einbindung aller Unternehmenssysteme und Mitarbeiter. Schließlich kann nur eine End-to-End-Automatisierung eine ganzheitliche Optimierung entlang der gesamten Wertschöpfungskette eines Unternehmens sicherstellen.

Niklas Bläsing, Practice Head Intelligent Automation CEE
Niklas Bläsing
Practice Head Intelligent Automation CEE, CGI in Deutschland

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